Receptionniste

Job summary

The receptionist is responsible for welcoming visitors, managing phone calls, and providing administrative support to the team. Key duties include processing customer orders in the ERP system, issuing invoices, and maintaining the organization of common areas.

Job details

Chez H 2 O Innovation, nous simplifions le traitement de l’eau en intégrant des technologies de pointe, afin de résoudre les défis liés à l’eau, l’or bleu, pour de bon, et ce, grâce à notre équipe d’experts de confiance. Nous mettons l’accent sur la durabilité environnementale afin de bâtir un avenir viable pour tous. Être de meilleurs intendants de nos ressources en eau est au cœur de notre mission, et cette mission nous est chère. C’est pourquoi nous nous entourons de gens qui désirent nous aider à l’accomplir, afin de contribuer au progrès. Faites partie de notre bassin de talents et évoluez avec H 2 O! H 2 O Innovation est à la recherche d’un.e réceptionniste organisé.e et autonome souhaitant jouer un rôle concret dans le soutien quotidien de ses collègues. Par ton sens du service et ton approche collaborative, tu apporteras une aide précieuse à l’ensemble de l’équipe en facilitant les opérations, en répondant aux besoins et en contribuant à maintenir un environnement de travail harmonieux et efficace. Tu seras une personne de référence, tant pour l’accueil que pour le soutien administratif, en offrant un service attentionné et professionnel. Les avantages Allocation de déplacement; Minimum de trois (3) semaines de vacances par année; Cinq (5) jours de congés ''Mieux-être'' payés; Assurances collectives, incluant la télémédecine, les soins dentaires et de la vue; Programme de partage des profits; REER collectif avec contribution de l’employeur; Une multitude d’activités sociales organisées par l'entreprise tout au long de l’année; Les tâches quotidiennes Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et assurer la gestion des appels téléphoniques; Administrer les boîtes courriel générales et veiller au traitement efficace des demandes; Veiller à la propreté, à l’organisation et au bon fonctionnement des aires communes; Participer au traitement et au suivi des comptes de dépenses mensuels; Collaborer à divers projets administratifs et accomplir toute autre tâche connexe favorisant le bon déroulement des opérations. Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels des clients de façon professionnelle et courtoise. Répondre aux demandes courantes concernant les produits, les commandes, les prix, les disponibilités et les délais. Prendre en charge les problèmes simples et assurer leur résolution dans les meilleurs délais. Saisir et traiter les commandes clients dans le système ERP. Vérifier l’exactitude des informations liées aux commandes : produits, quantités, prix, adresses, conditions de vente, etc. Préparer et émettre les factures clients. Vérifier l’exactitude des informations de facturation et apporter les corrections nécessaires. Effectuer diverses tâches administratives liées aux ventes et au service à la clientèle. Assurer la mise à jour des dossiers clients et des informations dans le système. Préparer différents rapports ou documents administratifs au besoin. Effectuer le classement et l’organisation des documents liés aux commandes et aux clients. Identifier les problèmes récurrents et communiquer les opportunités d’amélioration à son supérieur. Les compétences que nous recherchons Expérience en administration, service à la clientèle ou dans un environnement similaire. Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit. Sens de l’organisation et souci du détail. Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à établir les priorités. Autonomie, débrouillardise et attitude orientée vers la recherche de solutions. Bonne capacité à travailler en équipe. Maîtrise des outils informatiques et facilité à apprendre de nouveaux systèmes ERP. Bilinguisme français/anglais, à l’oral et à l’écrit, un atout important. #MAPLE

What you’ll do

The receptionist is responsible for welcoming visitors, managing phone calls, and providing administrative support to the team. Key duties include processing customer orders in the ERP system, issuing invoices, and maintaining the organization of common areas.

Requirements

Candidates should have experience in administration or customer service with strong organizational and communication skills. Proficiency in computer tools and bilingualism in French and English are highly valued.

Benefits

• Travel allowance • Minimum of three weeks of vacation per year • Five paid wellness days • Group insurance including telemedicine, dental and vision care • Profit sharing program • Group RRSP with employer contribution • Company organized social activities

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• ERP systems · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• invoicing · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer Service
• Administrative Support
• ERP Systems
• Bilingualism (French/English)
• Organization
• Communication
• Time Management
• Problem Solving
• Invoicing
• Data Entry
• Order Processing
• Office Management

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Environmental & Sustainability