Program Coordinator, Health Policy & Programs / Coordonnateur ou coordonnatrice de programme, Politiques de santé et programmes

At Healthcare Excellence Canada (HEC), we believe great things happen when purpose meets passion. Our bright, determined, and enthusiastic team is on a mission to shape a future where everyone in Canada has safe and high-quality healthcare. We balance high performance with joy at work. We show up as our best selves because we know that’s how we make a real difference. When you join HEC, you’re joining a team that collaborates with patients, caregivers, and healthcare professionals across the country to turn proven innovations into lasting improvements in care. Together, we spread and scale quality and safety improvements, strengthen capacity and collective leadership, and catalyze policy and practice change to make healthcare better for all Canadians. If you’re inspired by impact, energized by teamwork, and ready to help transform Canada’s healthcare system, apply to the position below and join HEC! Term: Temporary, Full-time (13 months) Reports to: Director, Health Policy & Programs Typical Hiring Range: $53,066 - $63,066 Vacancies: 1 Location: We are a pan-Canadian healthcare organization and welcome candidates from across Canada. Our head office is located in Ottawa, Ontario and we welcome flexible work options such as permanent/fully remote, hybrid, flexible work hours, and compressed work weeks. Deadline to apply: September 8, 2026, at 8:30am ET How to apply: https://hecesc.bamboohr.com/careers This portfolio catalyzes policy and practice change in health systems by supporting health leaders and policy makers to navigate through complex problems using a variety of methods. The Health Policy and Programs team works with HEC programs and collaboratives to develop internal capacity and knowledge about applying a policy lens to program work, in order to identify policy enablers and barriers, as well as potential opportunities to support policy change. As a policy support program internally and to governments and other health systems interest holders, the Health Policy and Programs team supports policy intervention processes on identified issues, by using products like: policy briefings, evidence and environmental scans, policy labs, and policy roundtable dialogues on priority policy topics that support HEC’s operational plan and/or have been identified through policy consultations with interest holders. The Program Coordinator Holds Three Main Areas Of Responsibility Provides a high level of administrative support to the Director/Senior Program Lead as well as to their respective team; Manages and coordinates events and projects in the program area, including online programming and meetings that facilitate evidence-informed innovation in healthcare organizations and that link healthcare leaders who are central to HEC’s strategic priorities; and Provides general program support and coordination to the team including preparation of briefing materials to support planning and program development. Your Core Responsibilities Include Maintains Director/Senior Program Lead meeting schedules, project deadlines, etc. Reconciles all travel authorization forms, expense claims and credit card payments regularly and keep a continuously updated expense report as required. Coordinates internal and external meetings, speaking engagements and conference attendance, and travel arrangements, prepare presentations and speeches and screen incoming calls, emails and correspondence and respond independently when possible. Schedules and attends virtual meetings via Microsoft Teams or Zoom. Provides basic support and troubleshooting to invitees/ participants such as challenges accessing virtual meetings, resolving audio/ video difficulties, sharing screens, and managing meeting roles and permissions. Coordinates projects and tasks related to program development, program evaluation, committees, and similar initiatives, including identify upcoming project milestones and ensuring deadlines are met. Provides information to inform and support project and event budget developments, tracks project budgets, and ensures budget reconciliation. Education And Experience You Will Need To Have College diploma in office administration, business administration, or a related field; or equivalent education and/or work experience is required. Minimum of two (2) years progressive experience in a fast-paced environment is required, preferably in healthcare or a not-for-profit organization. Bilingual in French and English is preferred (English communication skills at Advanced “C” level required). Advanced computer software skills in Microsoft Office suite and virtual environment are required. Demonstrated ability working in health and healthcare, particularly quality improvement, or patient safety is preferred. You will be a great fit for this role if you have: Highly developed interpersonal and problem-solving skills. Excellent project management skills including the ability to plan and the ability to collaborate with other teams and across the organization. Excellent oral and written communication skills. Demonstrated time management skills. Well organized and attentive to detail. Professional tact and diplomacy and confidentiality required. Ability to work well in a dynamic and highly motivated team. What HEC Can Offer You Competitive salary with a bilingual bonus (if applicable) Full access to our comprehensive benefits package on the 1st day of employment Flexible work options including onsite, hybrid, or fully remote and flexible hours of work Holiday break closure in December between Christmas Day and New Year’s Day Generous vacation and personal leave plans A defined benefit pension plan with the CAAT Pension Plan Employee and Family Assistance Programs Fitness and Wellness Allowance Remote Work/Parking Allowance Paid professional association fees Educational and development opportunities On site (Ottawa) gym and complimentary coffee/tea Social activities HEC is open to exploring the possibility of secondments and interchanges with other organizations as part of our recruitment process. Applications submitted for this posting may be retained and considered for similar opportunities for up to six months. Please note that all applications are reviewed by our human People & Culture team, who make selection decisions. Applications are received and processed through BambooHR, and we may use automated screening questions and system-based sorting tools to support the evaluation process. Any use of automated features is intended to assist, not replace, human review. Healthcare Excellence Canada (HEC) is an equal opportunity employer committed to the belief that diverse teams make better decisions and create more meaningful impact. We welcome applications from people with a wide range of lived experiences and identities including, but not limited to, First Nations, Inuit, and Métis, Black and racially marginalized communities, people with disabilities, 2S/LGBTQIA+ people, and others who have been systemically excluded from public sector and private institutions. This commitment is grounded in our Truth and Reconciliation Action Plan, our People Strategy, and HEC's Health Equity Framework — which together reflect our accountability to building an equitable, inclusive, and culturally safe organization. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted. Accommodations are available on request throughout all stages of the selection process. Chez Excellence en santé Canada (ESC), nous croyons que l’impact naît de la rencontre entre sens et passion. Notre équipe brillante, déterminée et passionnée contribue à façonner un avenir où chaque personne au Canada reçoit des soins et services de santé sûrs et de qualité. Nous visons l’équilibre entre performances élevées et épanouissement professionnel. Nous donnons le meilleur de nous-mêmes, car nous savons que c’est ainsi que nous faisons bouger les choses. ESC vous invite à faire partie d’une équipe qui collabore avec des patients et des patientes, des personnes proches aidantes et des prestataires de soins de santé de partout au pays afin d’améliorer durablement les soins au moyen d’innovations éprouvées. Ensemble, nous diffusons et mettons à l’échelle les améliorations en matière de qualité et de sécurité, nous renforçons les capacités et le leadership collectif et nous catalysons le changement dans les politiques et les pratiques pour améliorer les soins et services de santé pour toutes les personnes vivant au Canada. Si vous souhaitez contribuer à la transformation du système de santé canadien et que le travail d’équipe vous motive, joignez-vous à ESC en posant votre candidature pour le poste ci-dessous! Type de poste : Temporaire à temps plein (contrat de 13 mois) Sous la responsabilité de : Directrice, Politiques de santé et programmes Fourchette typique à l’embauche : $53,066 - $63,066 Nombre de postes vacants : 1 Lieu de travail : Nous sommes un organisme de santé pancanadien et acceptons les candidatures de partout au pays. Notre siège social est situé à Ottawa, en Ontario, et nous acceptons les options de travail flexibles (télétravail, travail hybride, horaires flexibles et semaines de travail comprimées). Date limite de candidature : 8 septembre 2026, 8 h 30 (HE) Pour postuler : https://hecesc.bamboohr.com/careers Ce portefeuille catalyse le changement dans les politiques et les pratiques des systèmes de santé en aidant les dirigeants et dirigeantes et les responsables des politiques de santé à faire face à des problèmes complexes à l’aide de méthodes variées. L’équipe Politiques de santé et programmes travaille avec les équipes des programmes et projets collaboratifs d’ESC pour développer les capacités et les connaissances internes relatives à l’application d’un éclairage politique aux activités menées, afin de repérer les leviers et les obstacles stratégiques, ainsi que les possibilités d’appuyer le changement dans les politiques. En tant que programme de soutien aux politiques, aussi bien à l’interne qu’auprès des gouvernements et d’autres parties prenantes du réseau de la santé, l’équipe appuie les processus d’intervention en matière de politiques sur des enjeux déterminés, en utilisant un large éventail de produits : des notes d’information, des données probantes, des analyses contextuelles, des laboratoires des politiques et des tables rondes sur les thèmes stratégiques prioritaires qui cadrent avec le plan opérationnel d’ESC, ou qui ont été cernés dans le cadre de consultations sur les politiques avec les parties prenantes. Le coordonnateur ou la coordonnatrice de programme assume des responsabilités dans trois domaines principaux : Fournir un soutien administratif important à la directrice, au responsable principal ou à la responsable principale de programme ainsi qu’à son équipe ; Gérer et coordonner les événements et les projets du domaine de programme, y compris les programmes en ligne et les réunions visant à favoriser l’innovation éclairée par des données probantes au sein des organismes de santé et à nouer des liens avec les dirigeants et dirigeantes des services de santé dont la collaboration est essentielle aux priorités stratégiques d’ESC; et Soutenir et coordonner globalement les programmes pour aider l’équipe, entre autres en préparant le matériel de breffage pour aider à la planification et à la mise en œuvre de programmes. Responsabilités Principales Tenir à jour divers calendriers pour la direction et le responsable principal ou la responsable principale de programme (réunions, échéances de projets, etc.). Rapprocher régulièrement les formulaires d’autorisation de voyage, les notes de frais et les dépenses imputées aux cartes de crédit, pour tenir à jour le registre des dépenses, selon les besoins. Coordonner des réunions internes et externes, des invitations à prononcer des allocutions et à participer à des conférences ainsi que les préparatifs de voyage; préparer des exposés et des discours; trier les appels entrants, les courriels et la correspondance et, dans la mesure du possible, y répondre de façon autonome. Planifier et assister à des réunions virtuelles sur Microsoft Teams ou Zoom. Fournir un soutien de base aux personnes participantes et invitées pour résoudre certains problèmes (problèmes d’accès aux réunions virtuelles, problèmes audio ou vidéo, partage d’écran, gestion des rôles et permissions). Coordonner des projets et des tâches liés à l’élaboration du programme, à l’évaluation du programme, aux comités et aux initiatives semblables, y compris déterminer les jalons qui approchent et veiller au respect des échéances. Fournir de l’information pour orienter et appuyer l’élaboration du budget des projets et des activités, assurer le suivi budgétaire et effectuer le rapprochement des comptes. Expérience Et Qualifications Demandées Diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans une discipline connexe; ou une combinaison équivalente de formation et/ou d’expérience professionnelle. Minimum de deux (2) années d’expérience progressive dans un milieu de travail au rythme rapide, de préférence dans un organisme de santé ou sans but lucratif. Bilinguisme anglais-français de préférence (niveau C – avancé – en communication en anglais obligatoire). Excellente connaissance de la suite et de l’environnement virtuel Microsoft Office. Atout : capacité avérée à travailler dans le domaine de la santé et des services de santé, en particulier celui de l’amélioration de la qualité ou de la sécurité des patients. Ce rôle est fait pour vous si vous présentez les caractéristiques suivantes : Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en résolution de problèmes. Excellentes compétences en gestion de projets, notamment la capacité de planifier et de collaborer avec d’autres équipes de l’organisme. Excellentes aptitudes en communication orale et écrite. Capacités avérées en gestion du temps. Bon sens de l’organisation et souci du détail. Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie et de respecter la confidentialité. Aptitude à bien fonctionner au sein d’une équipe dynamique et très motivée. Ce Qu’ESC Vous Propose Salaire compétitif avec prime au bilinguisme (s’il y a lieu) Plein accès à notre régime d’avantages sociaux complet dès le premier jour Options de travail flexibles : travail sur place, travail hybride, télétravail, et horaires flexibles Fermeture pour les vacances des Fêtes en décembre entre Noël et le jour de l’An Régimes de vacances et de congés personnels généreux Régime de retraite à prestations déterminées (régime de retraite des CAAT) Programmes d’aide aux employés et à leur famille Allocation santé et mieux-être Indemnité de travail à distance ou de stationnement Remboursement des frais d’adhésion à des associations professionnelles Possibilités de perfectionnement et de formation Centre d’entraînement ainsi que café et thé offerts sur place (Ottawa) Activités sociales Dans le cadre de ce processus de recrutement, ESC est disposé à explorer la possibilité de détachements et d’échanges avec d’autres organismes. Les candidatures reçues pour ce poste pourront être conservées jusqu’à six mois et envisagées pour des offres similaires. Veuillez noter que toutes les candidatures sont examinées et toutes les sélections sont faites par notre équipe Personnes et culture, composée de personnes bien réelles. Les candidatures sont reçues et traitées par le biais de BambooHR, et nous pouvons utiliser des questions de présélection automatisées et des outils de tri offerts par le système dans le cadre du processus d’évaluation. Tout usage de fonctionnalités automatisées a pour but d’aider, et non de remplacer, l’analyse humaine. Excellence en santé Canada (ESC) est un employeur équitable attaché au principe selon lequel la diversité au sein des équipes mène à de meilleures décisions et contribue à un impact plus significatif. Nous encourageons les personnes issues d’un vaste éventail d’identités et de vécus expérientiels à poser leur candidature, notamment les membres des Premières Nations, les Inuit et les Métis, les personnes noires ou issues de communautés racisées marginalisées, les personnes en situation de handicap, les personnes 2E/LGBTQIA+ ou les personnes ayant fait l’objet d’une exclusion systémique dans le secteur public et les institutions privées. Cet engagement est ancré dans notre Plan d’action sur la vérité et la réconciliation, notre stratégie RH et le Cadre d’action pour l’équité en santé d’ESC, trois documents qui, ensemble, reflètent notre volonté de bâtir une organisation équitable, inclusive et respectueuse des valeurs culturelles. Nous remercions toutes les personnes ayant postulé. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande tout au long du processus de sélection.

Provides high-level administrative support to the Director and team, including schedule and expense management. Coordinates program events, virtual meetings, and project tasks to support healthcare policy and innovation initiatives.

Requires a college diploma in office or business administration and at least two years of progressive experience, preferably in healthcare or non-profit sectors. Proficiency in Microsoft Office and advanced English communication skills are required, with French bilingualism preferred.

• Bilingual Bonus • Comprehensive Benefits Package • Flexible Work Options • Holiday Break Closure • Generous Vacation and Personal Leave • Defined Benefit Pension Plan • Employee and Family Assistance Programs • Fitness and Wellness Allowance • Remote Work/Parking Allowance • Paid Professional Association Fees • Educational and Development Opportunities • On-site Gym • Complimentary Coffee/Tea • Social Activities

• Time managementPreferred
• Problem solvingPreferred
• OrganizationPreferred
• Administrative SupportPreferred
• interpersonal skillsPreferred
• Project managementPreferred
• Microsoft Office SuitePreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Event Coordination
• Project Management
• Budget Tracking
• Microsoft Office Suite
• Virtual Meeting Management
• Interpersonal Skills
• Problem Solving
• Oral and Written Communication
• Time Management
• Organization
• Diplomacy
• Confidentiality
• Bilingualism
• Healthcare Quality Improvement
• Patient Safety

• Healthcare
• Administrative
• Government & Public Sector
• Management & Leadership

Minimum education

College diploma

Minimum experience

2+ years

Apply by

Sep 26, 2026

Posting language

English

Working hours

40 hours per week

Seniority

Entry level