Administrative and Operations Monitoring Officer

COMPANY OVERVIEW: At ICS Courier, we are a leader in the courier and logistics industry, providing reliable, fast, and cost-effective delivery solutions for businesses across Canada. We are a subsidiary of TFI International. Founded in 1978, specializing in small parcel delivery with over 1,200 employees and 35 terminals Canada wide. If you are passionate about logistics and enjoy solving customer challenges with innovative solutions, this is the perfect role for you. POSITION SUMMARY: Join ICS Courier as an Administrative & Operations Monitoring Officer based in Laval, Quebec. Reporting to the Regional Director of Operations, this role is responsible for supporting daily administrative processes and operational performance monitoring across the branch. The successful candidate will oversee operational reporting, analyze daily performance variances, maintain data accuracy, and provide administrative support to operations leadership. This position is ideal for a detail-oriented professional with strong organizational, analytical, and Excel skills who thrives in a fast-paced operations environment and enjoys supporting data-driven decision-making. ROLES & RESPONSIBILITIES Administrative Control Follow up on purchase orders and supervisors’ purchase requests Perform initial validation of vendor invoices and report discrepancies Monitor drivers and employees’ working hours, including overtime (OT) Operational Monitoring & Daily Variance Reporting: Collect and consolidate daily operational data Produce daily variance reports covering: Sorting performance (volume, productivity, deviations vs targets) Drivers’ performance (stops, kilometers, pickups) Brokers’ performance Agents’ performance Identify, document, and communicate performance variances to supervisors Maintain and update tracking tools and company dashboards Reporting & Operational Support Prepare daily, weekly, and monthly operational reports Escalate operational or administrative anomalies to management Provide administrative and reporting support to operations leadership Ensure accuracy, consistency, and traceability of operational data QUALIFICATIONS: 1 to 3 years of experience in an administrative or operational support role Intermediate proficiency in Excel (tables, filters, basic formulas) Working knowledge of MS Office Relevant post-secondary education and/or equivalent experience Ability to work independently Strong attention to detail and organizational skills LANGUAGES: French: required English: functional TO APPLY: Interested applicants who meet the above criteria should send their resume to M’hammed Alouani: via email at: malouani@icscourier.ca We would like to thank all applicants in advance for their interest, however only those who meet the above qualifications will be contacted. ICS is committed to Employment Equity and encourages applications from all qualified women and men, including aboriginal peoples, persons with disabilities and visible minorities. ____________________________________________________________________________________________________ PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE Chez ICS Courier, nous sommes un chef de file de l’industrie du transport et de la logistique, offrant aux entreprises partout au Canada des solutions de livraison fiables, rapides et économiques. Filiale de TFI International, ICS Courier a été fondée en 1978 et se spécialise dans la livraison de petits colis. Avec plus de 1 200 employés et 35 terminaux à travers le pays, nous misons sur l’excellence opérationnelle, l’innovation et le service à la clientèle. Si vous êtes passionné(e) par la logistique et motivé(e) par les environnements dynamiques, nous aimerions vous rencontrer. RÉSUMÉ DU POSTE ICS Courier est à la recherche d’un(e) Agent(e) administratif(ve) et suivi des opérations pour son terminal de Laval. Relevant du Directeur régional des opérations, la personne titulaire du poste jouera un rôle clé dans le soutien administratif quotidien ainsi que dans le suivi de la performance opérationnelle de la succursale. Le ou la candidat(e) retenu(e) sera responsable de la production de rapports, de l’analyse des écarts de performance, de la validation des données et du soutien administratif à l’équipe de direction. Ce poste convient à une personne rigoureuse, analytique, organisée et à l’aise avec les outils informatiques, particulièrement Excel, qui souhaite évoluer dans un environnement axé sur la performance et l’amélioration continue. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Contrôle administratif Assurer le suivi des bons de commande et des demandes d’achats soumises par les superviseurs Effectuer une première vérification des factures fournisseurs et signaler toute anomalie Faire le suivi des heures travaillées des chauffeurs et employés, incluant les heures supplémentaires Suivi opérationnel et analyse des écarts Recueillir, consolider et analyser les données opérationnelles quotidiennes Produire des rapports quotidiens sur les écarts de performance, incluant : Performance du tri (volume, productivité, écarts versus objectifs) Performance des chauffeurs (arrêts, kilométrage, cueillettes) Performance des courtiers Performance des agents Identifier, documenter et communiquer les écarts aux superviseurs concernés Maintenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi opérationnel Rapports et soutien à la direction Préparer les rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels Escalader toute anomalie administrative ou opérationnelle à la direction Offrir un soutien administratif et analytique à l’équipe de gestion des opérations Veiller à l’exactitude, à la cohérence et à la traçabilité des données PROFIL RECHERCHÉ 1 à 3 années d’expérience dans un poste administratif ou de soutien aux opérations Maîtrise intermédiaire d’Excel (tableaux, filtres, formules de base) Bonne connaissance de la suite Microsoft Office Formation postsecondaire pertinente ou combinaison équivalente de formation et d’expérience Capacité à travailler de façon autonome et à gérer les priorités Souci du détail et excellentes aptitudes organisationnelles EXIGENCES LINGUISTIQUES Français : requis Anglais : niveau fonctionnel POUR POSTULER Les personnes intéressées et répondant aux critères ci-dessus sont invitées à transmettre leur curriculum vitae à M’hammed Alouani par courriel à : malouani@icscourier.ca Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. ICS Courier souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées, notamment les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles.

The Administrative & Operations Monitoring Officer will support daily administrative processes and monitor operational performance across the branch. Responsibilities include overseeing operational reporting, analyzing performance variances, and providing administrative support to operations leadership.

Candidates should have 1 to 3 years of experience in an administrative or operational support role and intermediate proficiency in Excel. A relevant post-secondary education or equivalent experience is preferred, along with strong attention to detail and organizational skills.

• Data analysisPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Operational Monitoring
• Data Analysis
• Excel
• Organizational Skills
• Attention to Detail
• Reporting
• Performance Tracking

• Administrative
• Logistics
• Transportation

Minimum education

High school

Minimum experience

0+ years

Apply by

Aug 7, 2026

Posting language

English

Working hours

40 hours per week

Seniority

Associate

Application method

Direct apply is available