Secrétaire de direction / Adjoint.e à la direction

Devenez la personne clé de notre gouvernance et du bon fonctionnement organisationnel ! Vous possédez une solide expertise administrative, un sens aigu de la confidentialité et une maîtrise du secrétariat de direction ? Innoviste recherche une personne d’expérience pour assumer le rôle stratégique de Secrétaire de direction auprès de la direction. Champs d'intervention et responsabilités : 1. Gouvernance et soutien à la direction Organiser les réunions de gouvernance (ordres du jour, convocations) et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus. Soutenir la mise en page et la révision de documents stratégiques, rapports, présentations et communications. Assurer le suivi administratif des exigences des bailleurs de fonds et partenaires selon les politiques et normes d’Innoviste. 2. Opérations courantes et comptabilité Gérer les communications officielles (courriels, appels, courrier) et l'accueil des visiteurs. Enregistrer, avec rigueur et diligence, la facturation et les paiements des opérations courantes de l’organisation dans les systèmes Sage et Desjardins. Gérer les locaux, la téléphonie, les assurances, le matériel de bureau et la logistique d'événements. 3. Soutien ressources humaines et dossiers administratifs Collaborer aux processus d'accueil et d'intégration des nouveaux employés et de départ. Maintenir et archiver les dossiers du personnel (EmployeurD, fiches d'employés, assurances) en toute confidentialité. Profil recherché : Scolarité : Diplôme en secrétariat/bureautique (DEP/DEC) Expérience : Minimum 10 ans d’expérience pertinente Français : Excellence écrite et orale (obligatoire) Anglais : Niveau avancé à l’oral et à l’écrit (un atout majeur) Savoir-faire : Office 365 niveau intermédiaire-avancé (un atout majeur), SAGE, Desjardins, EmployeurD et fonctionnalités d’un CRM Ce que nous offrons : Échelle salariale d'entrée : 58 293$ à 64 345$ Possibilité de télétravail ponctuellement selon entente avec la direction après la période de probation Horaire d’été de 32 heures semaine, payé 35 heures Assurances collectives Régime d’épargne retraite volontaire (RVER) Flexibilité et conciliation travail-vie personnelle Congés flexibles (maladie ou personnels) 3 semaines de vacances annuelles Congés payés des Fêtes Cellulaire de fonction fourni Prêt à apporter votre expertise à notre équipe ? Transmettez votre CV et la lettre de présentation à notre équipe d'attraction des talents au plus tard le 4 septembre 2026 à 16h : [email protected] REF : SD-2026-DEV

The role involves managing governance meetings, drafting official reports, and providing strategic administrative support to management. Additionally, the position handles daily operations, basic accounting, and human resources administrative tasks.

Candidates must have a diploma in secretarial or office studies and at least 10 years of relevant experience. Proficiency in French is mandatory, with advanced English and mastery of Office 365 and accounting software being strong assets.

• Group Insurance • Voluntary Retirement Savings Plan (VRSP) • Work-life balance flexibility • Flexible leave (sick or personal) • 3 weeks of annual vacation • Paid holiday leave • Company cell phone

• AccountingPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive Secretarial Skills
• Governance Support
• Minute Taking
• Office 365
• Sage
• Desjardins
• EmployeurD
• CRM
• Accounting
• Human Resources Administration
• French Fluency
• English Proficiency
• Document Formatting
• Confidentiality
• Event Logistics
• Administrative Management

• Administrative
• Management & Leadership
• Finance & Accounting
• Human Resources
• Government & Public Sector

Minimum education

Professional degree

Minimum experience

10+ years

Apply by

Sep 9, 2026

Posting language

French

Working hours

35 hours per week

Seniority

Mid-Senior level

Application method

Direct apply is available