Human Resources Specialist

Job summary

Responsible for the operational and administrative management of HR activities, including contract preparation, onboarding, and offboarding for employees and consultants. The role also involves managing time sheets, payroll support, benefits administration, and coordinating performance evaluations and training plans.

Job details

Fondée à Montréal en 2016, Intelli5 célèbre cette année ses 10 ans. Une décennie à accompagner les grandes entreprises canadiennes avec des services professionnels en TI, portée par la même approche : la proximité, l’agilité et une exécution rigoureuse. Aujourd’hui, ce sont plus de 170 consultants qui livrent chaque jour pour nos clients. Nous accordons autant d’importance à la qualité de nos livraisons qu’à l’expérience de nos consultants et employés, parce que l’une ne va pas sans l’autre. Nature du rôle Le titulaire du poste est responsable de la gestion opérationnelle et administrative des activités liées aux ressources humaines, aux employés et aux consultants. Ce rôle est axé sur l’exécution, la rigueur et la fluidité des opérations. Il n’implique aucune responsabilité décisionnelle en matière de relations de travail ni d’interprétation légale, ces responsabilités relevant de la direction ou de partenaires externes. Responsabilités principales Gestion contractuelle et intégration Préparer, coordonner et envoyer les contrats (employés et consultants pigistes) Assurer le suivi des signatures et de la conformité documentaire Gérer les processus d’intégration et de départ Soutien aux opérations et aux consultants Coordonner les démarrages de mandats avec les autres équipes Gérer les renouvellements, extensions et modifications contractuelles Assurer le suivi administratif des ressources actives Assurer le suivi des feuilles de temps des employés et des consultants, en valider la conformité et effectuer les relances nécessaires Assister au processus d’approbation des feuilles de temps et, au besoin, au traitement de la paie, en soutien à l’équipe des finances Gestion administrative et conformité Maintenir à jour les dossiers employés et consultants, incluant la gestion des banques de congés et autres données RH Assurer la complétion et la conformité des documents RH requis (contrats, formulaires gouvernementaux, dossiers d’embauche, etc.) Contribuer à la gestion des programmes d’avantages sociaux (assurance collective, régime de retraite) et assurer la conformité aux politiques internes Coordonner le processus d’évaluation de la performance et accompagner les gestionnaires dans son déploiement Gérer le processus de formation, de l’identification des besoins à travers un comité dédié jusqu’à la mise en œuvre et au suivi du plan de formation Soutien logistique et matériel Coordonner l’achat et la gestion du matériel (ordinateurs, accès, etc.) Assurer que chaque ressource est opérationnelle dès le premier jour Coordination interne Agir comme point de liaison entre le recrutement, les ventes et les finances Assurer le respect des processus internes et effectuer les suivis nécessaires Profil recherché Présentiel 2 jours sur site : Centre-ville de Montréal Baccalauréat en ressources humaines, en administration ou dans un domaine connexe 3 à 5 ans d’expérience en coordination administrative, opérations RH ou gestion de consultants Expérience en firme de consultation (fort atout) Connaissance des normes du travail québécoises (atout) Connaissance des processus de paie et de gestion du temps (atout) Maîtrise de la Suite Microsoft 365 et à l’aise avec les outils technologiques RH (ATS : BullHorn ou équivalent) et les outils d’intelligence artificielle (Claude, ChatGPT, ou autre) Français courant et anglais intermédiaire, à l’oral comme à l’écrit Très structuré(e), rigoureux(se) et orienté(e) exécution Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Proactif(ve), autonome et orienté(e) solution À l’aise pour effectuer des suivis et des relances

What you’ll do

Responsible for the operational and administrative management of HR activities, including contract preparation, onboarding, and offboarding for employees and consultants. The role also involves managing time sheets, payroll support, benefits administration, and coordinating performance evaluations and training plans.

Requirements

Requires a bachelor's degree in HR, administration, or a related field with 3 to 5 years of experience in HR operations or administrative coordination. Proficiency in Microsoft 365, HR tools like BullHorn, and fluency in French with intermediate English are essential.

Benefits

• Group Insurance
• Retirement Plan

Listed skills

• Microsoft 365 · Preferred
• Compliance · Preferred
• Onboarding · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Contract Management
• Onboarding
• HR Administration
• Payroll Support
• Performance Evaluation
• Training Management
• Microsoft 365
• ATS BullHorn
• Artificial Intelligence Tools
• French Fluency
• Intermediate English
• Time Tracking
• Compliance
• Logistics Coordination
• Consultant Management

Job areas

• Human Resources
• Administrative
• Consulting
• Management & Leadership