Coordonnateur·trice administratif·ve et logistique - Formation

Job summary

Coordinate the logistics and administration of public and private training programs, including registrations, participant communications, materials, venue arrangements, and invoicing. Support the delivery of virtual and in-person sessions, provide professional customer service, and contribute to improving operational processes.

Job details

Veuillez postuler sur Isarta : https://isarta.com/emplois/?job=122071 Entreprise Institut de leadership ENTREPRISE SPÉCIALISÉE EN FORMATION Rejoignez une équipe qui place l'humain, la collaboration et l'excellence au cœur de ses actions. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à coordonner plusieurs dossiers simultanément? Vous aimez travailler en équipe, offrir un excellent service et veiller au bon déroulement des activités dans les moindres détails? L'Institut de leadership est à la recherche d'un(e) coordonnateur·trice administratif·ve et logistique – formation qui jouera un rôle essentiel dans la préparation, la coordination et le succès de ses activités de formation. Depuis plus de 13 ans, l'Institut de leadership accompagne les gestionnaires, cadres et dirigeants dans le développement de leurs compétences grâce à des formations pratiques, dynamiques et animées par des experts reconnus. En vous joignant à notre équipe, vous contribuerez directement à offrir une expérience exceptionnelle à nos participants, formateurs et partenaires. TITRE DE L’EMPLOI: Coordonnateur·trice administratif·ve et logistique – Formation RÔLE ET RESPONSABILITÉS Vous assurerez la coordination logistique de nos formations publiques et de nos projets privés, tout en veillant à offrir une expérience client professionnelle, chaleureuse et efficace. DE FAÇON PLUS SPÉCIFIQUE, VOS TÂCHES CONSISTERONT À Assurer la coordination logistique des formations virtuelles et présentielles; Préparer les cartables de formation virtuels destinés aux participants (collecte du contenu, mise en page et organisation des documents); Effectuer les réservations de salles et coordonner les différents besoins logistiques liés aux formations et aux événements; Préparer le matériel de formation et assurer la gestion des documents destinés aux participants et aux formateurs; Gérer les inscriptions, confirmations, reports et annulations des participants; Effectuer les suivis nécessaires auprès des participants, formateurs, partenaires et fournisseurs; Participer, lorsque requis, à l'accueil et au bon déroulement des formations en présentiel; Répondre aux demandes d'information et assurer les suivis requis dans les délais appropriés; Assurer une communication fluide et professionnelle par téléphone, courriel et visioconférence; Gérer la boîte courriel générale et la correspondance quotidienne; Effectuer la facturation et assurer les suivis administratifs auprès des clients; Réaliser diverses tâches administratives contribuant au bon fonctionnement des opérations; Participer à l'amélioration continue des processus, des outils et des méthodes de travail; Contribuer à offrir une expérience client exceptionnelle à chacune des interactions. PROFIL RECHERCHÉ Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit; Bonne connaissance de l'anglais (un atout); Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément; Souci du détail, rigueur et sens des priorités; Excellentes habiletés relationnelles et orientation marquée vers le service à la clientèle; Capacité à travailler efficacement en équipe et à développer des relations de confiance; Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office; Expérience avec un logiciel CRM (un atout). CE QUE NOUS VOUS OFFRONS Un poste permanent à temps plein; Salaire annuel entre 50 000 $ et 65 000 $, selon le profil et l'expérience; Un mode de travail hybride offrant flexibilité et autonomie; Un environnement de travail humain, collaboratif et stimulant; Une équipe engagée, passionnée et bienveillante; Un programme de bien-être pour les employés; La fermeture des bureaux entre Noël et le jour de l'An; Une rémunération concurrentielle établie selon votre expérience et votre profil. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Si ce défi vous intéresse et que vous souhaitez vous joindre à notre équipe, faites parvenir votre curriculum vitae dès que possible via Isarta

What you’ll do

Coordinate the logistics and administration of public and private training programs, including registrations, participant communications, materials, venue arrangements, and invoicing. Support the delivery of virtual and in-person sessions, provide professional customer service, and contribute to improving operational processes.

Requirements

The role calls for excellent organizational skills, attention to detail, the ability to manage multiple files, and strong customer-service and teamwork abilities. Excellent spoken and written French and proficiency with Microsoft Office are required; English and CRM experience are assets.

Benefits

• Hybrid Work Arrangement
• Employee Wellness Program
• Office Closure Between Christmas and New Year's Day
• Competitive Compensation

Listed skills

• Customer service · Preferred
• invoicing · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Process Improvement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Training Logistics Coordination
• Virtual and In-Person Event Coordination
• Participant Registration Management
• Customer Service
• Administrative Coordination
• Document Preparation and Management
• Scheduling and Reservations
• Invoicing
• Microsoft Office
• CRM Software
• Written and Verbal Communication
• Organization
• Attention to Detail
• Prioritization
• Teamwork
• Process Improvement

Job areas

• Administrative
• Education
• Logistics
• Customer Service & Support

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