La personne titulaire du poste assure un soutien transversal à l’équipe de la Fondation En Coeur, en coordonnant les volets administratifs, logistiques et relationnels liés aux événements, aux services aux membres et à la gestion des données.

Relevant de la direction générale et en étroite collaboration avec la direction adjointe, cette personne joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de la Fondation.

Tâches :

 Soutien à la coordination des événements (50 %)

-       Participer à l’organisation logistique des événements signature (6H En Coeur, Sutton En Coeur, Soirée En Coeur, etc.).

-       Soutien aux événements par les tiers.

-       Gérer les inscriptions, suivis et outils logistiques (listes, courriels, formulaires en ligne).

-       Assurer les communications avec les fournisseurs, bénévoles, partenaires et participants.

-       Être présent·e lors des événements et appuyer la coordination terrain.

-       Collaborer à la collecte de données et à la production de bilans post-événement.

Administration et soutien interne (15 %)

-       Appuyer la direction générale et la direction adjointe dans la coordination des activités internes.

-       Assurer la logistique des rencontres (ordre du jour, envois, procès-verbaux, prise de notes).

-       Réaliser diverses tâches administratives : gestion documentaire, envois, approvisionnement.

-       Contribuer à la révision de documents et à la mise à jour des outils internes.

-       Suivi du dossier de la loi 25.

Services aux membres et soutien aux Services aux membres et soutien aux familles (10 % pour le moment mais cela va augmenter avec le temps)

-       Répondre aux demandes d'information des familles par téléphone ou courriel.

-       Maintenir le lien avec les travailleuses et travailleurs sociaux des centres hospitaliers.

-       Assurer les suivis logistiques et administratifs pour les demandes d’achats de petits appareils médicaux, aide ponctuelle, soutien aux parents.

-       Maintenir à jour les dossiers liés aux services aux membres dans la base de données.

Gestion quotidienne de la base de données (ProDon) (25 %)

-       Saisir et maintenir à jour les dons, inscriptions, fiches donateurs et familles.

-       Générer des rapports, listes et extractions selon les besoins des équipes.

-       Soutenir les envois (reçus fiscaux, infolettres, invitations).

-       Capacité à automatiser le traitement des données, à gérer les envois automatisés et à segmenter des listes ciblées afin de mieux rejoindre les donateurs.

-       Assurer la qualité et l’intégrité des données, en collaboration avec la direction adjointe.

Si vous êtes prêt.e à relever de nouveaux défis, nous voulons vous rencontrer!

Exigences :

-       Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, gestion d’événements ou domaine connexe.

-       Minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans un poste administratif ou événementiel.

-       Connaissance essentielle de la base de données ProDon (ou équivalent dans le milieu philanthropique).

-       Excellente maîtrise du français parlé et écrit, avec un grand souci de la qualité linguistique.

-       Grande rigueur, autonomie, polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

-       Grande capacité d’adaptation, bonne résistance au stress et aisance à gérer les demandes de dernière minute.

-       Aisance avec les outils numériques (Suite Microsoft, plateformes d’inscription, outils collaboratifs).

Salaire : 50 000$ à 54 000$ par année selon l’expérience

Horaire : 3 jours en présentiel + télétravail (2 jours, flexible) + présence lors d’événements (soir et FDS)

Statut : Permanent