Adjoint exécutif ou adjointe exécutive

Statut d’emploi : Permanent, temps plein (35 h/semaine), en présentiel; de 8 h 30 à 16 h 30; Mode hybride (4 jours au bureau)

La personne retenue relève directement de la présidente-directrice générale. Elle offrira un soutien administratif de haut niveau à la présidente-directrice générale et au chef des opérations. Elle assurera également le bon fonctionnement quotidien du bureau de la Fondation.

La personne recherchée doit maîtriser parfaitement le français et l’anglais, être très organisée et doter d’excellentes compétences relationnelles et de communication. Elle s’épanouit dans un environnement dynamique exigeant une grande capacité à mener plusieurs projets de front et un grand souci du détail.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gérer l’agenda de la présidente-directrice générale

Gérer les demandes de rencontre destinées à la présidente-directrice générale Communiquer avec les membres du conseil d’administration, l’administration de l’hôpital, la direction de l’hôpital et les partenaires de la communauté Déposer les documents du conseil d’administration sur un portail et veiller à leur bonne organisation; Rédiger les ordres du jour et mettre à jour les documents pour les réunions de comités Participer à la création de présentations PowerPoint Rédiger des courriels au nom de la présidente-directrice générale à l’intention de différentes parties prenantes Superviser la logistique associée aux réunions Gérer la soumission des notes de frais de la présidente-directrice générale Assister la présidente-directrice générale dans l’organisation de ses courriels Effectuer toute autre tâche administrative requise

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

Minimum de deux ans d’expérience pertinente en administration

Diplôme d’études post secondaires ou équivalent Capacité à travailler en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit Grand souci du détail, capacité à mener plusieurs tâches de front et à travailler sous pression dans un environnement dynamique, tout en respectant des délais stricts Grande capacité à hiérarchiser de multiples demandes et à travailler de manière autonome Capacité à faire preuve de diplomatie, d’esprit critique et de jugement dans les communications avec des membres de la haute direction, à l’interne et à l’externe Capacité à travailler dans un environnement respectueux et collaboratif, et à en faire la promotion Discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels Capacité à faire preuve de jugement dans le traitement de dossiers sensibles Aisance avec les plateformes en ligne Excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et en communication Excellente maîtrise de Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint

PROCESSUS DE CANDIDATURE

Nous vous remercions de votre intérêt pour la Fondation du CUSM. Toutes les candidatures seront examinées; seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Pour postuler, veuillez faire parvenir votre CV et une lettre de motivation par courriel à : info@muhcfoundation.com

Avantages sociaux

Activités d’entreprise Assurance dentaire Assurance invalidité Assurance maladie complémentaire Congés payés Cotisation équivalente au REER Assurance soins de la vue Programme de mieux-être

Executive Assistant

Employment status: Permanent Full Time (35 hours per week), in person; 8:30 a.m. to 4:30 p.m. Hybrid (4 days in office)

Reporting directly to the President and CEO, the successful candidate will provide high-level administrative support to both the President and CEO, and the Chief Operating Officer, while helping to ensure the efficient day-to-day operation of the Foundation’s office.

The ideal candidate is fully bilingual, highly organized, possesses exceptional interpersonal and communication skills, and thrives in a fast-paced environment that requires strong multitasking abilities and attention to detail.

KEY AREAS OF RESPONSIBILITY

Manage the schedule of the President

Manage meeting requests for the President Communicate with Board members, hospital administration, hospital leadership and community stakeholders Upload Board documents on a portal and keep documents organized Draft agendas and update documents for committee meetings Assist in the creation of PowerPoint presentations Draft emails on behalf of the President to different parties Oversee logistics related to meetings Manage submissions of expense reports of the President Assist the President with the organization of email items Other administrative tasks as may be required

EXPERIENCE

Minimum of 2 years of relevant experience in administration

Post-secondary education or equivalent Ability to work in French and English, both spoken and written Impeccable attention to detail, able to multitask and work under pressure in a fast-paced environment and respect strict deadlines Strong ability to prioritize multiple requests and work independently Ability to demonstrate diplomacy, critical thinking and thoughtfulness when communicating with senior level leadership inside and outside of the organization Ability to work within and promote a respectful and collaborative work environment Discretion when dealing with confidential information Demonstration of critical thinking when handling sensitive matters Comfortable with online platforms Excellent organizational, communication and interpersonal skills Excellent knowledge of Microsoft Outlook, Word, Excel and PowerPoint

APPLICATION PROCESS

We appreciate your interest in the MUHC Foundation. All applications will be reviewed, and only those selected for an interview will be contacted. To apply, please send your CV and cover letter via email to: info@muhcfoundation.com

Benefits

Company events Dental care Disability insurance Extended health care Paid time off RRSP match Vision care Wellness program