Département : Ventes

Statut: Temps plein Sous la responsabilité de : Directeur régional de service – Est du Canada Fréquence des déplacements: 5% (formation) Horaire: du lundi au vendredi; 37,5 heures par semaine; horaire variable pour répondre aux exigences du poste et tenir compte des circonstances personnelles.

Sommaire du Poste

Le coordonnateur des réparations soutient à la fois les clients et les équipes internes en traitant les demandes de réparation, en coordonnant les travaux des techniciens en atelier et sur le terrain, en préparant et suivant les devis de réparation, ainsi que les commandes de pièces et les retours. Il assure le bon déroulement des opérations de réparation et contribue directement à la satisfaction client en fournissant des mises à jour claires et en temps opportun, tout en soutenant les besoins techniques du département de réparations.

Tâches et Responsabilités Essentielles

• Répondre aux demandes des clients concernant les réparations en atelier et sur le terrain, en assurant une communication claire et rapide.
• Coordonner et planifier les travaux de réparation des techniciens, en optimisant les ressources et les priorités selon l’urgence et la disponibilité des pièces.
• Créer, traiter et suivre les devis de réparation, les commandes de pièces et les retours dans le système ERP de l’entreprise.
• Fournir des mises à jour proactives aux clients concernant l’avancement des réparations, la disponibilité des pièces et les délais.
• Soutenir les équipes techniques avec des informations liées aux diagnostics, aux pièces et aux demandes de réparation.
• Assurer une saisie de données précise et une tenue de dossiers dans Salesforce et Business Central.
• Examiner et soumettre les devis de réparation et les dossiers de commande au responsable du service des réparations pour approbation.
• Communiquer avec les départements internes (atelier, pièces, logistique) afin d’assurer le bon déroulement des réparations.
• Participer aux initiatives de réparation et d’amélioration des processus liés aux réparations et à la maintenance.

Qualifications - Éducation & Expérience

Cinq ans d'expérience dans un rôle de support client ou de coordination, de préférence dans un environnement technique, mécanique ou de réparation.

• Une expérience en coordination de réparations, d’atelier ou de service technique est un atout important.

Compétences Techniques

• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes ERP d'entreprise.
• Maîtrise des outils CRM (par exemple, Salesforce).
• Expérience avec les systèmes de gestion des commandes et des stocks.
• Compétences organisationnelles solides avec une attention aux détails.

Compétences Clés

• Esprit axé sur le client avec d'excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Capacité à gérer plusieurs tâches, à prioriser et à travailler efficacement dans un environnement dynamique.
• Esprit d'équipe avec une approche proactive de la résolution de problèmes.

Compétences Linguistiques

• Une maîtrise professionnelle de l'anglais (écrit et parlé) est requise. La maîtrise professionnelle du français (écrit et parlé) est également requise uniquement pour les postes situés dans l'Est du Canada. Cela inclut la capacité de communiquer efficacement dans des contextes d'affaires et techniques.

Department: Sales

Job Status: Full-Time Reporting to: Regional Service Manager Travel Frequency: 5% (training) Schedule: Monday to Friday; 37.5 hours per week; variable schedule to meet the demands of the role and accommodate personal circumstances.

Position Summary

The Repair Coordinator supports both customers and internal teams by handling repair requests, coordinating technicians’ work in the workshop and in the field, and preparing and tracking repair quotes, as well as parts orders and returns. They ensure the smooth execution of repair operations and directly contribute to customer satisfaction by providing clear and timely updates, while also supporting the technical needs of the repair department.

Essential Duties & Responsibilities

• Respond to customer inquiries regarding workshop and field repairs, ensuring clear and prompt communication.
• Coordinate and schedule technicians’ repair work, optimizing resources and priorities based on urgency and parts availability.
• Create, process, and track repair quotes, parts orders, and returns in the company’s ERP system.
• Provide proactive updates to customers regarding repair progress, parts availability, and timelines.
• Support technical teams with information related to diagnostics, parts, and repair requests.
• Ensure accurate data entry and record keeping in Salesforce and Business Central.
• Review and submit repair quotes and order files to the Repairs Manager for approval.
• Communicate with internal departments (shop, parts, logistics) to ensure smooth execution of repairs.
• Participate in repair initiatives and process improvement related to repairs and maintenance.

Qualifications - Education & Experience

• Five years of experience in a customer support or coordination role, preferably in a technical, mechanical, or repair environment.
• Experience in repair coordination, workshop operations, or technical service is a strong asset.

Technical Skills

• Proficiency in Microsoft Office Suite and enterprise ERP systems.
• Proficiency in CRM tools (e.g., Salesforce).
• Experience with order and inventory management systems.
• Strong organizational skills with attention to detail.

Core Competencies

• Customer-focused mindset with excellent communication and interpersonal skills.
• Ability to multitask, prioritize, and work effectively in a fast-paced environment.
• Team player with a proactive approach to problem-solving.

Language Proficiency

• Professional proficiency in English (written and spoken) is required. Professional proficiency in French (written and spoken) is additionally required only for roles located in Eastern Canada. This includes the ability to communicate effectively in business and technical contexts