Réceptionniste – Terrebonne (TEMPORAIRE)

Description Sommaire L’adjoint(e), Soutien administratif fournit des services administratifs qui peuvent inclure la mise à jour, l’archivage et la protection des dossiers, la préparation de documents ainsi que les services de réception. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Accueillir les visiteurs et prendre charge des documents / colis déposés à la réception ; Répondre aux appels acheminés par le numéro général de Keolis ; Offrir un soutien administratif au comité de direction, aux directeurs et à leurs activités ; Supporter la gestion administrative des achats : réquisitions, bons de commandes, réception, enregistrement de factures (saisie dans le système comptable) ; Gérer la réception, la distribution ainsi que l’envoi du courrier ; Archiver et protéger la confidentialité des dossiers placés sous sa responsabilité ; Effectuer les commandes de fournitures de bureau ; Préparer des documents tels que des procès-verbaux, présentation PowerPoint, communiqués, etc. ; Supporter la gestion administrative de l’outil Concur/AMEX et des cartes d’affaires ; Coordonner les aspects administratifs et logistiques de divers projets ; Maintenir le registre d’accès employés des sites via le système Kanteck ; Maintenir à jour le bottin téléphonique employés / fournisseurs (attribution de poste, composition abrégée et no de cellulaires) ; Suivi et mise à jour du registre des permis d’exploitation (renouvellement, etc.) ; Toutes autres tâches connexes. EXIGENCES DU POSTE Le Ou La Titulaire Du Poste Doit Détenir un DEC en technique administrative ou AEC, DEP en secrétariat, ou tout autre diplôme d’études dans une discipline pertinente joint à une expérience professionnelle significative dans un poste semblable; Posséder au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif idéalement dans le secteur de l’immobilier ou financier; Posséder une grande autonomie, être méthodique, organisé, polyvalent, responsable, intègre et posséder un solide sens de l’initiative et de l’apprentissage; Pouvoir travailler dans un domaine où les exigences en matière de sécurité, de satisfaction du client, de performance opérationnelle et organisationnelle sont très élevées; Maîtriser parfaitement le français et avoir une solide connaissance de l’anglais; Très bonne maitrise du logiciel EXCEL, se révéler à l’aise dans l’apprentissage et l’usage de logiciels/systèmes informatiques et concepts de planification, d’organisation du travail et de gestion et suivi administratif; La connaissance de Dynamics AX est un atout; Maintenir une saine relation et collaboration avec tous les intervenants; Travail en présentiel 4 jours du lundi au jeudi et vendredi en télétravail.

The role provides comprehensive administrative support, including reception duties, visitor greeting, and call handling. Key tasks involve managing purchases, invoicing, document preparation, and coordinating logistics for various projects.

Candidates must have a diploma in administrative techniques or secretarial studies and at least 5 years of administrative experience, preferably in real estate or finance. Proficiency in French and English is required, along with strong mastery of Excel and an ability to learn new software.

• document preparationPreferred
• OrganizationPreferred
• Administrative SupportPreferred
• Microsoft ExcelPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Reception Services
• Document Preparation
• Invoice Entry
• Archiving
• Office Supply Management
• Meeting Minutes
• Logistics Coordination
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• French Fluency
• English Proficiency
• Dynamics AX
• Kanteck System
• Concur/AMEX Management
• Organization

• Administrative
• Transportation
• Customer Service & Support

Minimum education

Professional degree

Minimum experience

5+ years

Apply by

Sep 26, 2026

Posting language

French

Working hours

40 hours per week

Office presence

4 days per week

Seniority

Mid-Senior level