Adjoint administratif/Adjointe administratif

Job summary

Provide day-to-day administrative support, manage a busy and changing calendar, coordinate meetings and conference calls, and handle incoming and outgoing communications. Arrange local and international travel, assist with corporate credit card expenses and invoice approvals, and prepare and track team expense reports.

Job details

Notre mission chez KLB ? Concrétiser les projets de chacun. Cabinet de conseil spécialiste de la performance opérationnelle depuis plus de 30 ans à l’international et plus de 20 ans au Canada,, nous sommes un partenaire spécialiste des fonctions support (Achats, Finances, RH, IT, Opérations…). Grâce à notre expertise reconnue, notre mix de compétences – expertise, réactivité, agilité – et nos relations durables avec de grands groupes, nous offrons des solutions variées allant du conseil au renfort opérationnel. Notre valeur ajoutée : la convivialité et la proximité qui font partie intégrante de notre ADN. Ces deux ingrédients sont indispensables et moteurs de notre esprit d’entreprendre ! Le projet : Rattaché(e) à la Direction Marketing et Communication, vous intervenez chez l’un de nos clients dans le domaine du retail et de l'habillement. Responsabilités principales : Assurer un soutien administratif au quotidien. Gérer un calendrier chargé et en constante évolution, avec des communications et des suivis assidus. Planifier et coordonner les réunions et les conférences téléphoniques. Gérer les communications entrantes et sortantes (courriels et appels téléphoniques) et veiller à la circulation rapide et fluide de l'information. Organiser les déplacements locaux et internationaux (réservations, logistique, préparation des itinéraires détaillés et des horaires). Participer à la gestion des dépenses par carte de crédit d’entreprise et au processus d'approbation de la facturation. Préparer les comptes de dépenses de l’équipe et en assurer le suivi. Exigences du poste : Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec un grand souci du détail. Maîtrise des applications de la suite Microsoft Office (notamment Excel, Word et Outlook). Ce poste nécessite la maîtrise de l'anglais et du français afin d’apporter un soutien aux clients, aux employés ou aux marchés situés à l’extérieur de la province de Québec. Ce que nous t'offrons : Assurance collective (dentaire, invalidité, maladie, services de télémédecine) Flexibilité horaire/ télétravail (hybride) Évènements sportifs et corporatifs mensuels 5@7 pour favoriser le réseautage et l’esprit d’équipe Primes de référencement attractives pour toi et le futur collaborateur Prise en charge de ton transport lors de déplacements professionnels hebdomadaires Le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

What you’ll do

Provide day-to-day administrative support, manage a busy and changing calendar, coordinate meetings and conference calls, and handle incoming and outgoing communications. Arrange local and international travel, assist with corporate credit card expenses and invoice approvals, and prepare and track team expense reports.

Requirements

The role requires strong organizational and time-management skills, close attention to detail, and proficiency with Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook. Fluency in both English and French is required to support clients, employees, or markets outside Quebec.

Benefits

• Group Insurance
• Dental Insurance
• Disability Insurance
• Health Insurance
• Telemedicine Services
• Flexible Schedule
• Hybrid Work
• Monthly Sports and Corporate Events
• Networking Events
• Referral Bonuses
• Transportation Coverage for Weekly Business Travel

Listed skills

• Time management · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• telephone communication · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Organization
• Time Management
• Attention to Detail
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Telephone Conference Coordination
• Email Management
• Telephone Communication
• Information Flow Management
• Travel Coordination
• Expense Management
• Invoice Approval
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook

Job areas

• Administrative
• Consulting
• Retail
• Marketing

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