Adjoint(e) administratif(ve)

Original job posting

Provide comprehensive administrative support to lawyers and paralegals, including managing agendas, preparing legal documents, and coordinating business development activities. Handle client file management, billing, expense reports, and the onboarding/offboarding process for employees.

Job details

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) 2 ans et plus d’expérience Ottawa Faites évoluer votre carrière chez KRB Vous souhaitez vous joindre à un cabinet audacieux, performant et en pleine croissance, où votre expertise est reconnue et votre contribution fait une réelle différence? Chez KRB Avocats, nous sommes convaincus que notre réussite repose sur le talent et l’engagement de nos équipes. Regroupant plus de 100 professionnels, notre cabinet se distingue par une culture fondée sur la collaboration, le développement professionnel et l’excellence du service à la clientèle. Joindre KRB, c’est intégrer un environnement stimulant où vous pourrez faire progresser votre carrière, relever des défis motivants et collaborer avec des collègues passionnés et engagés. Votre futur rôle Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à notre équipe d’Ottawa. La personne recherchée se démarque par son sens de l’organisation, sa rigueur et sa capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Elle assurera un soutien administratif complet aux avocats du bureau, notamment en matière de gestion des dossiers, de préparation de documents juridiques, de coordination des agendas et de suivi des activités administratives et de développement des affaires. Vos principales responsabilités Fournir un soutien administratif quotidien aux avocats et aux parajuristes. Gérer les agendas, les réunions, les communications, les rendez-vous et les suivis auprès des clients, des clients potentiels et des intervenants internes. Coordonner la participation des avocats aux activités de développement des affaires. Préparer, réviser et mettre en forme la correspondance, les contrats, les documents juridiques ainsi que les cartables de clôture. Procéder à l’ouverture, à la gestion, à la mise à jour et à la conformité des dossiers clients. Numériser, classer, archiver et organiser les documents juridiques, les livres de procès-verbaux et autres documents, tant en format électronique que physique. Maintenir à jour les bases de données, les listes de clients et les systèmes de gestion documentaire. Effectuer la facturation, le traitement des comptes de dépenses, le suivi administratif des mandats ainsi que le suivi des budgets clients. Coordonner les processus d’intégration et de départ des employés en collaboration avec l’équipe des opérations de KRB. Maintenir un espace de travail propre, organisé et efficace. Effectuer toute autre tâche administrative connexe. Qualifications et compétences recherchées DEP en secrétariat, bureautique ou dans un domaine connexe. Deux ans et plus d’expérience en soutien administratif, préférablement dans un cabinet juridique ou un environnement professionnel similaire. Excellentes aptitudes en communication, en français et en anglais*, tant à l’oral qu’à l’écrit. Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint). Solides aptitudes en organisation, gestion des priorités et multitâche. Professionnalisme, autonomie, rigueur et souci du détail. Le français est requis afin de servir les clients externes et les partenaires d’affaires, ainsi que pour préparer la documentation destinée aux clients; l'anglais demeure la principale langue de travail. Travailler chez KRB, c’est Bénéficier d’une rémunération concurrentielle et d’un programme complet d’avantages sociaux; Profiter d’occasions concrètes de développement professionnel et d’avancement de carrière; Évoluer dans un environnement dynamique où votre contribution est valorisée; Travailler dans des bureaux modernes situés au centre-ville de Montréal; Participer à des activités sociales et à des initiatives favorisant le mieux-être; Avoir accès en tout temps à un programme d’aide aux employés et à un service de télémédecine. Prêt(e) à relever le défi? Joignez-vous à une équipe ambitieuse et collaborative au sein d’un cabinet juridique qui valorise l’innovation, la performance et les relations humaines. Postulez dès aujourd’hui et contribuez au succès de KRB. Vous avez des questions au sujet du poste ou du processus de recrutement? Nous vous invitons à communiquer avec Cindy Dubé, de notre équipe Acquisition de talents à l’adresse courriel rh@krblaw.ca, qui se fera un plaisir de vous en parler davantage.

What you’ll do

Provide comprehensive administrative support to lawyers and paralegals, including managing agendas, preparing legal documents, and coordinating business development activities. Handle client file management, billing, expense reports, and the onboarding/offboarding process for employees.

Requirements

Requires a diploma in secretarial studies or office automation and at least two years of administrative experience, preferably in a legal environment. Must be proficient in Microsoft Office and possess excellent written and oral communication skills in both French and English.

Benefits

• Competitive compensation • Comprehensive benefits program • Professional development and career advancement opportunities • Social activities • Wellness initiatives • Employee assistance program • Telemedicine service

Listed skills

• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• client relations · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Billing · Preferred
• Microsoft Office Suite · Preferred
• Priority Management · Preferred
• Bilingual communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Legal Document Preparation
• Calendar Management
• Billing
• File Management
• Microsoft Office Suite
• Bilingual Communication
• Organization
• Priority Management
• Multitasking
• Attention to Detail
• Client Relations

Job areas

• Administrative
• Legal