Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

Manage phone calls, welcome clients, prepare and format legal and administrative documents, and maintain correspondence and files. Coordinate calendars, meetings, and travel, handle general administrative tasks for the legal team, and provide support to management as needed.

Job details

Description de l'entreprise Lanctot Avocats, s.a. est un cabinet d’avocats situé à Montréal qui met son expertise juridique au service des sa clientèle composée principalement d’ordres professionnels, entreprises et entrepreneurs. Fondé en 1993, le cabinet a développé une solide réputation en droit professionnel et disciplinaire tout en élargissant sa pratique pour couvrir l’ensemble des besoins juridiques de sa clientèle d’affaires. Ses principaux domaines d’intervention incluent le droit professionnel et disciplinaire, le litige civil et commercial, le droit des affaires, le droit du travail, l’insolvabilité et la restructuration ainsi que le droit des technologies et de la cybersécurité. Lanctot Avocats, s.a. offre également des formations sur mesure et accompagne les entreprises dans leurs projets internationaux au sein d’une équipe engagée et spécialisée. Description du poste Lanctot Avocats, s.a. recherche un·e adjoint·e administratif·ve à temps plein pour soutenir les activités quotidiennes du cabinet sur place à Montréal, QC. La personne en poste assurera la gestion des appels téléphoniques, l’accueil des client·e·s, la préparation et la mise en forme de documents juridiques et administratifs, ainsi que la gestion de la correspondance et des dossiers. Elle participera à l’organisation des agendas, des réunions, des déplacements et à la coordination générale des tâches administratives pour l’équipe juridique. Le rôle implique également la tenue de fichiers, la saisie de données, le classement, ainsi qu’un soutien administratif auprès de la direction lorsque nécessaire, dans un environnement professionnel exigeant et confidentiel. Qualifications Compétences en assistance administrative : maîtrise de l’assistance administrative, de la gestion de dossiers et des tâches de bureau courantes. Compétences en assistance administrative de direction : expérience en soutien aux associé·e·s ou à la direction, gestion d’agendas, coordination de réunions et préparation de documents. Compétences en communication : excellente communication orale et écrite en français, capacité à interagir avec une clientèle d’affaires et à travailler en équipe. Compétences en téléphonie et étiquette professionnelle : maîtrise de la gestion des appels, accueil téléphonique courtois et sens du service aux client·e·s. Compétences cléricales : rigueur dans la saisie de données, le classement, la mise en page de documents et la gestion de la documentation. Atouts supplémentaires : connaissance du milieu juridique, bonne maîtrise des outils informatiques (Suite Microsoft Office ou équivalent), sens aigu de l’organisation, discrétion et respect de la confidentialité, capacité à gérer plusieurs priorités simultanées.

What you’ll do

Manage phone calls, welcome clients, prepare and format legal and administrative documents, and maintain correspondence and files. Coordinate calendars, meetings, and travel, handle general administrative tasks for the legal team, and provide support to management as needed.

Requirements

Candidates should have administrative and clerical skills, including file management, data entry, document formatting, and executive support such as calendar and meeting coordination. Excellent spoken and written French, professional telephone and client-service skills, organization, discretion, and the ability to manage competing priorities are required; legal-sector experience and Microsoft Office proficiency are assets.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Data entry · Preferred
• Filing · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Organization · Preferred
• Multitasking · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Assistance
• Executive Administrative Support
• File Management
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Document Preparation and Formatting
• Correspondence Management
• Telephone Etiquette
• Customer Service
• Data Entry
• Filing
• Microsoft Office
• Organization
• Confidentiality
• Multitasking
• French Communication

Job areas

• Administrative
• Legal
• Customer Service & Support

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