Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

The administrative assistant will act as a right-hand partner to an associate and a senior director, managing their agendas, communications, and logistics. The role also involves coordinating client files, supporting business development activities, and ensuring the smooth daily operation of their professional tasks.

Job details

Chez Latitude, nous croyons qu’un milieu de travail sain, respectueux et inclusif n’est pas une destination, mais un engagement qui se construit chaque jour. Depuis près de huit ans, notre équipe de près de 65 professionnels accompagne des organisations de tous horizons dans la prévention et la gestion du harcèlement, de la violence et de la discrimination en milieu de travail. Notre travail contribue concrètement à créer des environnements où les personnes peuvent travailler dans un climat de confiance, de respect et de sécurité. Chaque mandat est une occasion de faire évoluer les pratiques, de soutenir les organisations dans des situations complexes et, ultimement, de contribuer à des milieux de travail plus humains. En vous joignant à nous, vous ferez partie d’une équipe engagée, collaborative et profondément humaine, où l'expertise va de pair avec l’impact que nous avons auprès de nos clients et de leurs équipes! LE RÔLE Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) qui sera jumelé(e) à deux professionnelles aux styles et aux besoins complémentaires : une associée qui recherche un véritable bras droit, capable de prendre en charge ses priorités et d’anticiper ses besoins, et une directrice principale qui souhaite pouvoir compter sur un soutien administratif dans la gestion de son quotidien. Ce double jumelage offre un rôle varié et stimulant, où vous pourrez mettre à profit votre sens de l’organisation, votre autonomie et votre esprit d’initiative, tout en développant une relation de confiance avec deux collègues. POURQUOI SE JOINDRE À LATITUDE? Nous croyons qu'il est possible d'avoir une carrière stimulante sans compromettre son équilibre de vie. Voici ce qui distingue l'expérience Latitude : Une mission porteuse de sens : chaque jour, vous contribuerez au succès d'une organisation en croissance qui aide à créer des milieux de travail plus respectueux, sécuritaires et inclusifs. Une culture humaine, où votre voix compte : vous évoluerez au sein d'une équipe chaleureuse où l'entraide, le respect et la confiance font partie du quotidien. Nous favorisons un dialogue ouvert, sommes réceptifs aux nouvelles idées et cherchons continuellement à améliorer nos pratiques. Vous pourrez également vous impliquer dans nos différents comités selon vos intérêts (ESG, ÉDIA, SST ou social). Un véritable équilibre travail-vie personnelle : formule hybride (2 journées de présence par semaine requises), journées personnelles, fermeture du cabinet durant quelques jours pendant le temps des Fêtes, vacances concurrentielles et programme "Summer Fridays", qui permet de terminer à midi tous les vendredis entre la Saint-Jean et la fête du Travail, sans reprise de temps. Des avantages pensés pour votre bien-être : assurances collectives, REER collectif, programme d'aide aux employés, télémédecine, remboursement du cellulaire, vacances concurrentielles, accès à un gym dans l'immeuble, séance privée avec un entraîneur et remboursement de l'abonnement saisonnier à BIXI. Un environnement de travail distinctif : bureaux lumineux et modernes, terrasse extérieure, emplacement directement relié au REM et au métro McGill, ainsi qu'une vie d'équipe dynamique enrichie par des activités sociales tout au long de l'année. LES RESPONSABILITÉS Premier jumelage - Associée Être un véritable bras droit : assurer une gestion proactive des priorités, des courriels et des suivis. Prendre en charge l’agenda de A à Z : planifier les rencontres, gérer les priorités et anticiper les conflits ou besoins à venir. Gérer les déplacements et la logistique : organiser les voyages, réservations et autres besoins logistiques. Soutenir les communications : rédiger des projets de courriels en français et en anglais, ainsi que des mémos et autres documents. Faire avancer les dossiers : assurer les suivis auprès des clients, collègues et autres intervenants. Jouer un rôle clé auprès d’un client important du cabinet : coordonner les demandes, échéances, livrables et suivis avec les différentes parties prenantes. Assurer la coordination de certains événements en lien avec le développement d'affaires (envoi d'invitations, suivis internes et externes, support pour la préparation d'offres de service, etc.). Anticiper et simplifier le quotidien : prendre en charge les responsabilités et proposer des idées pour la gestion du quotidien. Deuxième jumelage - Directrice principale Être un(e) partenaire au quotidien : offrir un soutien administratif dans la gestion des activités et des priorités. Assurer le suivi et l’avancement des dossiers : coordonner les interventions, effectuer les suivis auprès des clients, collègues et autres intervenants, et veiller au respect des échéances. Coordonner les rencontres et les échéances : gérer l’agenda, préparer la documentation requise et assurer les suivis nécessaires. Soutenir les communications : rédiger et réviser des courriels, lettres, documents et présentations en français et en anglais. Contribuer aux relations clients et au développement d’affaires : coordonner les suivis, les activités de développement d’affaires ainsi que la préparation et le suivi des offres de service. Assurer une gestion efficace de l’information : organiser et maintenir à jour les dossiers, documents et outils de suivi. Offrir un soutien flexible et proactif : anticiper les besoins et prendre en charge diverses demandes afin de permettre à la directrice principale de se concentrer sur ses activités juridiques et de développement d’affaires; Proposer des idées d’outils ou de bonnes pratiques, pour permettre de continuer d'améliorer nos façons de travailler et de collaborer. COMPÉTENCES Esprit d'équipe Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit Excellentes capacités d’organisation et capacité à s'adapter aux priorités changeantes Autonomie, initiative et proactivité Rigueur, jugement et souci du détail Aptitudes de communication et de rédaction Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances Discrétion et professionnalisme Notre engagement envers l'Équité, la diversité, l’inclusion et L'ACCESSIBILITÉ Nous sommes engagés à promouvoir l’équité, la diversité, l’inclusion et l’accessibilité au sein de notre équipe. Nous croyons que la richesse des perspectives, des expériences et des parcours contribue à créer un milieu de travail plus collaboratif et performant. Nous nous efforçons d’offrir un environnement accueillant, respectueux et accessible, où chaque personne bénéficie d’une égalité des chances et peut réaliser son plein potentiel. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous les horizons et mettons en place, au besoin, des mesures d’adaptation raisonnables tout au long du processus de recrutement afin de favoriser une expérience inclusive et accessible pour toutes et tous. UNE PLACE VOUS ATTEND CHEZ lATITUDE! Ce poste vous permettra d’être au cœur de l’action, aux côtés de deux collègues aux besoins complémentaires, dans un rôle où l’autonomie, l’organisation et l’initiative sont pleinement valorisées. Vous aurez l’occasion de devenir un véritable point de repère pour vos jumelages, de faire avancer leurs priorités et de contribuer concrètement à leur quotidien. Notre équipe administrative est également en pleine construction, ce qui vous offre une belle occasion de participer activement à son évolution. Nous recherchons une personne à l’aise dans un environnement dynamique et en mouvement, qui aime faire avancer les choses, partager ses idées, proposer de nouvelles façons de faire et contribuer à bâtir les meilleures pratiques pour l’équipe. Si vous aimez les journées variées, les environnements où les choses bougent et les rôles où votre contribution a un impact concret, vous serez au bon endroit. Nous avons déjà hâte de faire votre connaissance!

What you’ll do

The administrative assistant will act as a right-hand partner to an associate and a senior director, managing their agendas, communications, and logistics. The role also involves coordinating client files, supporting business development activities, and ensuring the smooth daily operation of their professional tasks.

Requirements

The candidate must be fluent in both French and English, with strong organizational and communication skills. They should demonstrate autonomy, proactivity, and the ability to manage multiple priorities in a dynamic, professional environment.

Benefits

• Collective insurance
• Collective RRSP
• Employee assistance program
• Telemedicine
• Cell phone reimbursement
• Competitive vacation
• Gym access
• Private trainer session
• Bixi subscription reimbursement
• Summer Fridays

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Communication · Preferred
• Organization · Preferred
• Time management · Preferred
• client relations · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Teamwork · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Calendar management
• Travel logistics
• Communication
• Writing
• Bilingualism
• Organization
• Proactivity
• Time management
• Client relations
• Business development support
• Event coordination
• Attention to detail
• Discretion
• Professionalism
• Teamwork

Job areas

• Administrative
• Consulting
• Human Resources

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