Adjointe administrative

Job summary

Manage communications, prepare monthly client invoices and follow up using QuickBooks, and prepare information for payroll and consultant payments. Coordinate employee and consultant onboarding and departures, manage equipment and administrative records, and provide general administrative support.

Job details

Leloir est à la recherche d’une adjointe administrative pour se joindre à son équipe et contribuer au bon fonctionnement administratif de l’entreprise. La personne recherchée sera appelée à jouer un rôle polyvalent au quotidien, notamment en assurant la gestion des communications, la facturation, le suivi administratif des employés et consultants ainsi que la gestion des documents et du matériel. Responsabilités principales Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, puis acheminer les demandes aux personnes concernées Préparer la facturation mensuelle destinée aux clients et effectuer les suivis requis à l’aide de QuickBooks Préparer les informations nécessaires au traitement de la paie et aux paiements des consultants Effectuer les démarches administratives liées à l’intégration et au départ des employés et des consultants Assurer la gestion, l’attribution et le suivi du matériel informatique et de bureau Mettre à jour, classer et gérer les documents administratifs, financiers et liés aux ressources humaines Effectuer les suivis nécessaires auprès des parties prenantes internes et externes Soutenir l’équipe dans diverses tâches administratives selon les besoins Profil recherché Minimum de 2 années d’expérience dans un poste administratif similaire. Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit. Bonne aisance avec les outils technologiques, incluant les outils d’intelligence artificielle, et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et plateformes. Excellente capacité d’organisation et aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément. Autonomie, rigueur et souci du détail. Capacité à respecter les échéanciers et à assurer des suivis efficaces. Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles. Excellentes aptitudes en communication et en collaboration. Avantages Congés payés Stationnement sur place Tenue décontractée Environnement de travail professionnel et collaboratif Lieu du poste : En présentiel Intéressée par l’opportunité ? Nous aimerions faire votre connaissance ! Faites-nous parvenir votre candidature afin de discuter de cette opportunité au sein de Leloir.

What you’ll do

Manage communications, prepare monthly client invoices and follow up using QuickBooks, and prepare information for payroll and consultant payments. Coordinate employee and consultant onboarding and departures, manage equipment and administrative records, and provide general administrative support.

Requirements

At least two years of experience in a similar administrative role and excellent spoken and written French are required. The candidate should be comfortable with technology and AI tools, organized, detail-oriented, autonomous, discreet, and able to manage multiple files, deadlines, and follow-ups while collaborating effectively.

Benefits

• Paid Leave
• On-Site Parking
• Casual Dress
• Professional and Collaborative Work Environment

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Organization · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• Collaboration · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Telephone and Email Communication
• Client Billing
• QuickBooks
• Payroll Preparation
• Consultant Payments
• Employee Onboarding and Offboarding
• Document Management
• Office and IT Equipment Management
• Organization
• Multitasking
• Attention to Detail
• Deadline Management
• Confidentiality
• Communication
• Collaboration

Job areas

• Administrative
• Human Resources
• Finance & Accounting

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