Adjoint administratif/Adjointe administratif

Original job posting

Provide administrative and operational support to management, including payroll processing, billing, and regulatory compliance. Coordinate internal communications, manage employee records, and handle customer service requests for residents and staff.

Job details

Les défis au quotidien vous motivent ? Vous aimez être au cœur de l’action et contribuer concrètement au bon fonctionnement d’une organisation ? Vous êtes reconnue pour votre sens de l’organisation, votre discrétion et votre polyvalence ? Le Château Thetford, un complexe pour aînés est à la recherche d’un.e adjoint.e administratif pour soutenir la direction dans la gestion administrative et opérationnelle. Cette personne jouera un rôle clé dans la coordination de diverses activités et dans le soutien aux équipes, dans un environnement humain et bienveillant, où le bien-être des aînés est au cœur de chaque décision. Principales responsabilités Soutien à la direction Collaborer étroitement avec la direction pour assurer le suivi administratif et organisationnel des dossiers. Appuyer la direction dans la résolution de problèmes liés aux opérations et aux activités quotidiennes. Participer à la coordination de certains projets spéciaux ou à la mise en œuvre d’initiatives organisationnelles. En collaboration avec le directeur, veiller à ce que la résidence respecte les exigences de l’ensemble des réglementations applicables. Soutien administratif et opérationnel Effectuer le suivi des horaires et des présences dans les systèmes internes. Soutenir la direction dans le traitement des informations liées à la paie (validation des heures, absences, etc.). Tenir à jour divers registres et documents administratifs (dossiers d’employés, rapports, formulaires). Participer à la préparation et à la vérification de certains rapports financiers (petite caisse, dépôts, etc.). Effectuer la facturation, gestion des prélistes de facturation et des soldes à recevoir. Assurer le service à la clientèle en répondant aux différentes demandes des résidents et des employés, et assurer le suivi auprès des différents départements jusqu’à la résolution complète de ces demandes. Fournir un soutien ponctuel aux départements selon les besoins. Ressources humaines et communication interne Collaborer aux étapes du processus d’embauche et participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux employés. Apporter un soutien administratif dans le suivi des formations et dossiers du personnel. Profil recherché Diplôme en bureautique, administration ou autre domaine pertinent. Expérience pertinente dans un rôle de soutien à la direction ou en coordination administrative (obligatoire). Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Sens aigu de la confidentialité et du professionnalisme. Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités. Esprit d’équipe, autonomie et grande rigueur. Conditions de travail Poste permanent à temps plein, de jour (semaine). Environnement de travail humain et stimulant. Programme de mieux-être pour les employés Salaire concurrentiel selon l’expérience et les compétences. Joignez-vous à une équipe passionnée et contribuez au rayonnement du Château Thetford ! Une carrière enrichissante vous attend.

What you’ll do

Provide administrative and operational support to management, including payroll processing, billing, and regulatory compliance. Coordinate internal communications, manage employee records, and handle customer service requests for residents and staff.

Requirements

Requires a diploma in office automation, administration, or a related field with mandatory experience in executive support or administrative coordination. Proficiency in Microsoft Office and strong organizational and professional skills are essential.

Benefits

• Employee Wellness Program

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Financial Reporting · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Billing · Preferred
• scheduling · Preferred
• coordination · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Office Management
• Microsoft Office
• Payroll Processing
• Billing
• Customer Service
• Human Resources Support
• Organization
• Confidentiality
• Financial Reporting
• Scheduling
• Coordination

Job areas

• Administrative
• Healthcare
• Human Resources
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting