Adjoint(e) à la direction

Original job posting

The executive assistant provides central administrative coordination and operational support to the DREPA director. Responsibilities include managing the director's agenda, coordinating meetings, handling documentation, and acting as a liaison with internal and external partners.

Job details

Offre d'emploi à l'Union des producteurs agricole L’Union des producteurs agricoles (UPA) c’est une grande famille qui place l’humain au cœur de ses valeurs et de ses actions. L’UPA regroupe 25 secteurs de productions spécifiques et 12 fédérations régionales, formant nos groupes affiliés. Par le biais des groupes affiliés, l’UPA est présente aux quatre coins du Québec. Apprenez-en plus Depuis près d’un siècle, l’Union des producteurs agricoles porte la voix des productrices et producteurs agricoles et forestiers du Québec. Au cœur de cette mission, la Direction recherches et politiques agricoles (DREPA) analyse les enjeux qui façonnent l’avenir de l’agriculture et alimente les prises de position de l’organisation auprès des gouvernements et des partenaires. Vous êtes la personne de confiance qui aime avoir une longueur d’avance, qui sait jongler avec les priorités et qui trouve sa satisfaction à faire en sorte que tout soit prêt, au bon moment? Joignez-vous à une équipe engagée et contribuez, par votre rigueur et votre sens de l’organisation, à des dossiers qui ont un impact réel sur le monde agricole. Votre rôle: Relevant de la directrice de la DREPA, vous jouez un rôle central dans la coordination administrative et l’efficacité opérationnelle de la direction. Grâce à votre vision globale des dossiers et des priorités, vous anticipez les besoins de la directrice, gérez son emploi du temps et facilitez le cheminement des dossiers. Vous agissez comme point de liaison auprès des partenaires internes et externes, notamment les organismes et ministères, et soutenez l’équipe des coordonnateurs et les employés de la direction. Plus précisément, vous serez appelé(e) à : Coordonner les activités administratives et la gestion documentaire de la direction : préparation des rencontres, traitement et circulation de la correspondance et des documents; Gérer de façon autonome et proactive l’agenda de la directrice, en l’ajustant selon les priorités, les échéances et les besoins de préparation; Anticiper les besoins liés aux rencontres et aux dossiers, rassembler l’information pertinente, repérer les éléments manquants et assurer les suivis pour que les dossiers soient complets au moment opportun; Organiser la logistique des réunions et des activités de la direction, ainsi que des voyages (hébergement, transport, rencontres, restaurants), incluant les vérifications et demandes d’autorisation; Entretenir des relations courtoises avec les partenaires internes et externes (adjoints d’organismes, de ministères, etc.) et donner suite à leurs demandes de rencontres, de rendez-vous ou de représentation; Coordonner les demandes de révision linguistique : évaluer les besoins, établir les priorités et les échéanciers, et assurer le suivi des travaux; Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance et les documents administratifs, en veillant à la qualité du français et au respect des standards de présentation; Assurer le suivi administratif de la facturation de la direction, en lien avec le service des finances; Veiller au classement ordonné et sécuritaire des dossiers ainsi qu’à l’exactitude des listes de contacts internes et externes; Élaborer et faire évoluer les procédures administratives de la direction, en proposant des outils et des façons de faire qui optimisent les processus; Soutenir, au besoin, les équipes des autres directions de l’UPA dans la production de documents. Votre profil: Vous êtes une personne autonome, organisée et dotée d’un excellent jugement, qui cumule une solide expérience en soutien direct à la direction. Vous savez gérer plusieurs dossiers à la fois tout en gardant une vue d’ensemble. Diplôme d’études collégiales (DEC) technique complété par un certificat universitaire en secrétariat, bureautique, administration ou dans toute autre discipline appropriée; Au moins cinq (5) années d’expérience dans un rôle de soutien direct auprès d’un membre de la direction, impliquant un niveau élevé d’autonomie, de jugement et de coordination; Maîtrise complète du français à l’oral et à l’écrit, permettant d’en saisir toutes les subtilités; Connaissance fonctionnelle de l’anglais pour la lecture de documents, la rédaction de courts textes et la communication de base; Sens aigu de l’organisation et de la planification, capacité à établir les priorités et à mener plusieurs dossiers simultanément; Discernement, vision globale et capacité à saisir rapidement des enjeux complexes et à bien cerner les besoins; Excellentes habiletés de communication, d’écoute et d’orientation client, ainsi qu’une aptitude à désamorcer les différends; Flexibilité, curiosité intellectuelle et intérêt pour l’amélioration continue des façons de faire; Disponibilité pour des déplacements occasionnels avec coucher à l’extérieur (ex. Congrès général de l’UPA). Conditions de travail: Vacances et congés fériés; Avantages sociaux incluant un régime de retraite hybride, des assurances collectives Plateforme de santé intégrée (Dialogue) : télémédecine, programme d’aide aux employés et aux familles; Congés pour absence maladie et pour obligations familiales; Stationnement gratuit; Centre de la petite enfance Les Amiculteurs (au bureau de Longueuil uniquement). Poste permanent à temps plein (35 h/semaine). Classe salariale : 5 Syndiqué Comment postuler: Candidature externe : Déposez votre candidature en sélectionnant le bouton Postuler au haut de la page. Candidature interne : Utilisez votre compte Workday-Employé afin de transmettre votre curriculum vitae et votre lettre de présentation. Veuillez noter que le processus de sélection pourrait comprendre un (ou des) test(s) en complément de l’entrevue. Les personnes intéressées ont jusqu'au 12 octobre 2026 pour déposer leur candidature.

What you’ll do

The executive assistant provides central administrative coordination and operational support to the DREPA director. Responsibilities include managing the director's agenda, coordinating meetings, handling documentation, and acting as a liaison with internal and external partners.

Requirements

Candidates must hold a college diploma (DEC) supplemented by a university certificate in secretarial, office, or administrative studies. A minimum of five years of experience in a direct executive support role is required, along with excellent French proficiency and functional English skills.

Benefits

• Retirement plan
• Group insurance
• Telemedicine
• Employee and family assistance program
• Paid sick leave
• Family leave
• Free parking
• On-site daycare

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Communication · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Process Improvement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative coordination
• Agenda management
• Document management
• Logistics planning
• Communication
• Writing
• Proofreading
• Time management
• Prioritization
• Problem solving
• Customer service
• Process improvement
• Bilingualism
• Judgment
• Autonomy
• Document Management
• Administrative Support
• Operational Efficiency
• Office Administration
• Stakeholder Communications
• Agricultural Policy
• Professional Writing
• Planning
• Multilingualism
• Management
• Customer Service
• English Language
• Executive Information Systems
• French Language
• Problem Solving
• Process Optimization
• Time Management
• Process Improvement
• Coordinating

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Agriculture
• Government & Public Sector
• Assistant Director
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive