Adjoint(e) administratif(ve) au chargé de projet

Job summary

Support project managers with the administration and tracking of construction projects, including maintaining records, preparing project documents, and monitoring schedules. Follow up on quotations, orders, contracts, invoices, suppliers, and subcontractors, and communicate with project stakeholders as needed.

Job details

À propos du poste Les entreprises Charta Inc, est à la recherche d’une adjoint(e) au chargé de projet afin de soutenir l’équipe de gestion de projets dans la réalisation de différents projets de construction. La personne recherchée est organisée, rigoureuse et possède un bon sens des priorités. Elle sera appelée à travailler en étroite collaboration avec les chargés de projet, les sous-traitants, les fournisseurs et les différents intervenants afin d’assurer un suivi efficace des projets. Responsabilités Assister les chargés de projet dans la gestion et le suivi des projets de construction; Effectuer le suivi administratif des projets et assurer la mise à jour des dossiers; Préparer, transmettre et faire le suivi de différents documents liés aux projets; Effectuer le suivi des soumissions, commandes, contrats et factures; Faire le suivi auprès des fournisseurs et sous-traitants; Effectuer les demandes de prix et assurer le suivi des soumissions; Participer à la préparation des documents pour les réunions de chantier; Effectuer le suivi des échéanciers et des différentes étapes des projets; Assurer la gestion et le classement des documents; Effectuer la saisie et la mise à jour des informations dans les différents systèmes; Communiquer avec les clients, fournisseurs, sous-traitants et autres intervenants au besoin; Effectuer toutes autres tâches administratives liées à la gestion de projets. Profil recherché Diplôme en administration, gestion de projets, construction ou dans un domaine connexe; Expérience dans un rôle administratif, idéalement dans le domaine de la construction; Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office Connaissance de logiciels de gestion de projets ou de construction, un atout; Excellent sens de l’organisation et souci du détail; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers; Autonomie, débrouillardise et esprit d’équipe; Bonnes aptitudes en communication; Ce que nous offrons Poste permanent à temps plein Salaire concurrentiel selon l’expérience 4 semaines de vacances (CCQ) Environnement de travail dynamique et collaboratif Bureaux neufs Poste en présentiel Possibilités d’apprentissage et de développement professionnel Assurances collectives Horaire flexible (40h, 37,5 ou 35h selon votre réalité) Une équipe accessible et une ambiance de travail conviviale. Les candidatures seront traités avec confidentialité. Seules les personnes retenues pour entrevues seront contactées.

What you’ll do

Support project managers with the administration and tracking of construction projects, including maintaining records, preparing project documents, and monitoring schedules. Follow up on quotations, orders, contracts, invoices, suppliers, and subcontractors, and communicate with project stakeholders as needed.

Requirements

A diploma in administration, project management, construction, or a related field is sought, along with administrative experience, ideally in construction. Candidates should be proficient with Microsoft Office and demonstrate strong organization, attention to detail, communication, autonomy, teamwork, and the ability to manage multiple files and deadlines; project or construction management software knowledge is an asset.

Benefits

• Four Weeks of Vacation
• Health Insurance
• Flexible Schedule
• Professional Development Opportunities

Listed skills

• Time management · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Project Administration
• Construction Project Coordination
• Document Management
• Schedule Tracking
• Quotation Follow-Up
• Purchase Order Tracking
• Contract Administration
• Invoice Tracking
• Supplier Coordination
• Subcontractor Coordination
• Microsoft Office
• Project Management Software
• Organization
• Attention to Detail
• Communication
• Time Management

Job areas

• Construction
• Administrative
• Management & Leadership