Adjoint administratif ou adjointe administrative

Job summary

The role involves managing the full lifecycle of client files and providing high-quality administrative support to professionals in the certification team. Key tasks include handling client communications, assisting with billing, and preparing professional documents.

Job details

Bienvenue chez Mallette, le cabinet qui déconstruit les stéréotypes comptables par son approche innovante et collaborative. Notre équipe, vaste en expertises, améliorera ton quotidien. Envie de relever un défi palpitant ? Nous sommes à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative qui joindra notre équipe de certification au bureau de Québec. Ton rôle sera essentiel pour assurer le bon fonctionnement des opérations administratives, soutenir les professionnels et professionnelles de l’équipe et offrir une expérience client de qualité. Ton employeur de choix Mallette est le quatrième plus grand bureau comptable au Québec. Ce sont plus de 1 600 esprits aiguisés répartis dans plus de 40 bureaux et qui excellent dans une multitude de domaines : actuariat, certification, fiscalité, services-conseils, services juridiques et immigration. C’est notre polyvalence qui fait toute la différence. Pourquoi te joindre à notre équipe ? Le Bien-être De Nos Équipes Est Notre Priorité Absolue, C’est Pourquoi Nous T’offrons Tous Ces Avantages Distinctifs Une semaine de 37,5 heures flexible et le vendredi après-midi libre Une politique de télétravail hybride Un cumulatif de 8 % de vacances annuelles (équivalant à quatre [4] semaines annuellement) + des congés payés entre Noël et le jour de l’An Une assurance collective complète incluant l’assurance dentaire Un régime de retraite avec participation de Mallette Un crédit annuel de 500 $ pour des services de planification financière ou juridique Une allocation annuelle de 500 $ pour ton confort ergonomique, ta santé physique ou tes activités culturelles Un accès privilégié à une plateforme de soins de santé virtuels (Dialogue) Du café à volonté et une allocation de repas de 400 $ avec un service de traiteur La possibilité de réaliser un projet qui te tient à cœur grâce à notre programme Objectif Rêve Ce que tu accompliras Assurer la gestion complète des dossiers clients, de leur ouverture jusqu’à leur archivage, en veillant à l’exactitude des données et au respect des processus administratifs Maintenir des communications efficaces avec la clientèle en répondant aux demandes, en effectuant les suivis requis et en coordonnant les envois et réceptions de documents Contribuer au bon déroulement des activités administratives et comptables, dont l’aide à la facturation, la gestion des licences clients et les différents mandats liés aux périodes de pointe Appuyer les professionnels et professionnelles dans leur quotidien en offrant un soutien administratif de qualité et en assurant l’utilisation efficace des outils technologiques et logiciels Préparer, mettre en forme et corriger divers documents professionnels, lettres et correspondances destinés à la clientèle et aux équipes internes As-tu le profil recherché ? Ce qui compte vraiment Minimum un an d’expérience en soutien administratif Une formation en bureautique, ou toute autre combinaison de formation et d’expérience pertinente Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office Ce qu’on recherche chez toi Ton organisation et ta rigueur te permettent d’exceller dans la gestion de plusieurs dossiers simultanés et tu fais preuve d’un souci du détail remarquable. Grâce à ton autonomie et ta débrouillardise, tu prends les devants, fais preuve de jugement et établis efficacement les priorités. La collaboration et communication font partie de tes forces et tu entretiens d’excellentes relations professionnelles avec tes collègues et avec la clientèle. Tu t’adaptes et t’épanouis dans un environnement dynamique, et assures les suivis nécessaires afin de respecter les échéanciers avec un grand sens des responsabilités. Envoie-nous ta candidature, on a hâte de te rencontrer ! Retrouve-nous sur Instagram, Facebook et LinkedIn afin de découvrir davantage la culture Mallette ! Certains avantages peuvent varier selon la région. Les dossiers seront traités avec confidentialité. Seules les personnes retenues pour entrevues seront contactées. Notre organisation valorise la diversité et s’engage à offrir un environnement inclusif où chacun peut s’épanouir. #MALINT

What you’ll do

The role involves managing the full lifecycle of client files and providing high-quality administrative support to professionals in the certification team. Key tasks include handling client communications, assisting with billing, and preparing professional documents.

Requirements

Candidates need at least one year of administrative support experience and training in office automation or a relevant combination of education and experience. Proficiency in Microsoft Office and strong organizational and communication skills are essential.

Benefits

• Flexible 37.5-hour work week • Friday afternoons off • Hybrid telecommuting policy • 8% annual vacation (4 weeks) • Paid leave between Christmas and New Year • Comprehensive group insurance including dental • Retirement plan with employer contribution • Annual $500 credit for financial or legal planning services • Annual $500 allowance for ergonomic comfort, physical health, or cultural activities • Access to virtual healthcare platform (Dialogue) • Unlimited coffee • Meal allowance of $400 with catering service • Dream Objective project program

Listed skills

• Time management · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Office Suite · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Client File Management
• Microsoft Office Suite
• Billing Assistance
• Document Formatting
• Customer Communication
• Organization
• Attention to Detail
• Time Management
• Professional Correspondence

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Consulting
• Customer Service & Support