Adjointe Exécutive (PDG)

Job summary

Provide high-level administrative support to the CEO and leadership team, including calendar management, travel coordination, and document preparation. Assist the Chief of Staff with meeting minutes, strategic event organization, and office facility management.

Job details

MEDFAR Solutions Cliniques a été fondée en 2010 par deux ingénieurs aéronautiques qui ont réalisé que les systèmes de santé n'exploitaient pas le plein potentiel de la technologie. Soutenue par une vaste communauté d'experts médicaux et axée sur le succès des cliniques et la sécurité des patients, MEDFAR a été la première entreprise à certifier un Dossier Médical Électronique infonuagique au Canada, MYLE (Make Your Life Easy). Engagée à promouvoir l'excellence et l'efficacité des soins de santé dans le monde entier, MEDFAR se différencie en offrant une solution de gestion de soins unique pour les cliniques, qui remplace les processus inefficaces par une alternative technologique plus rapide et plus sécuritaire. Description du poste En tant qu'adjointe de direction, vous assisterez le PDG de MEDFAR, Elias Farah, ainsi que l'équipe de direction, afin de faciliter l'organisation de présentations, de réunions du conseil d'administration et d'autres événements, selon les besoins. Sous la responsabilité du PDG, vous participerez à la préparation, à la révision et à la mise en forme de documents et de présentations, dans le respect des délais fixés, dans le cadre d'initiatives stratégiques visant à favoriser la croissance de MEDFAR. L’adjointe de direction se raooirtera au PDG et aura pour mission : Soutenir et assister le PDG Assister le PDG dans toutes ses tâches administratives, notamment la gestion de son agenda, la coordination des réunions, la rédaction d’e-mails et le maintien de la communication avec les parties prenantes internes et externes Coordonner les demandes d’organisation de déplacements du PDG et des autres cadres dirigeants Aider le PDG à gérer efficacement ses priorités, ses échéances et son temps, en veillant à une allocation efficace des ressources Participer au processus de préparation, de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais). Gestion des dépenses : contrôler et gérer les notes de frais du PDG, en veillant au respect des politiques de l’entreprise et en approuvant les notes de frais des cadres supérieurs Organiser des points de contact quotidiens et hebdomadaires avec le PDG Gérer certaines affaires personnelles du PDG. Assistance à la Chief of Staff Organiser des points de contact hebdomadaires avec la Chief of Staff Assister aux réunions hebdomadaires de la direction et/ou de l’équipe de gestion, et fournir les comptes-rendus de réunion et les listes d’actions à mener selon les besoins Participer à la planification et à l’organisation des lunchs d'affaires de l'équipe de direction, des réunions du conseil d’administration et des réunions stratégiques mensuelles et trimestrielles (y compris les repas, ainsi que le montage et le démontage des événements) Assurer le suivi auprès des différents collaborateurs en vue de la préparation des présentations Diriger et coordonner des projets spéciaux (par exemple, les locaux, les événements, les lacs à l'épaule) Organiser et conserver les informations confidentielles de l’entreprise, les dossiers des dirigeants et la documentation, en veillant à ce qu’ils soient facilement accessibles et consultables. Assistance à l'équipe de direction Coordonner les demandes d’organisation de déplacements des membres de l’équipe de direction Participer au processus de préparation, de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais). Autres Collaborer avec les RH ou d’autres cadres sur des projets spécifiques (par exemple, événements d’entreprise, réunions générales) Gestion des locaux : gérer les fournitures de bureau, coordonner les commandes hebdomadaires de café, de lait et de collations pour le bureau, etc. Collaborer avec la direction de l’immeuble et d’autres fournisseurs pour veiller à ce que les locaux soient maintenus conformément aux normes (entretien général, etc.) Lieu de travail et horaires Ce poste exige que l’adjointe de direction soit présent(e) au bureau tous les jours. Disponibilité en dehors des heures de travail normales en cas de besoin. Qualifications Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en administration, en communication ou dans un autre domaine connexe, ou vous justifiez d'une expérience équivalente ; Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire ; Maîtrise des outils Microsoft et Google Suite ; Capacité à gérer des informations hautement confidentielles ; Discrétion, diplomatie, proactivité et rigueur avérées ; Solides compétences relationnelles ; Excellentes compétences en communication orale et écrite (anglais et français). Informations complémentaires Rejoindre les rangs de MEDFAR, c’est travailler dans un environnement dynamique où la confiance, l’innovation, la qualité et le succès client guident nos journées. Chez MEDFAR, nous promouvons l’efficacité et l’excellence en santé en offrant le dossier médical électronique (DMÉ) le plus performant sur le marché. Une couverture d’assurance collective généreuse dès le premier jour d’embauche Vacances rémunérées entre Noël et le Nouvel An Une culture d’entreprise axée sur la transparence, la collaboration et l’innovation Notre processus de recrutement : Entrevue avec un recruteur (30 à 45 minutes) Entrevue avec la Chief of Staff (60 minutes) Test/étude de cas (à réaliser chez soi) Entrevue avec le PDG (90 minutes) Avec nos bureaux situés à travers le monde, la maîtrise du français et l'anglais est nécessaire chez MEDFAR. En raison du besoin de communiquer avec des collègues et/ou des clients d'autres provinces ou pays, le bilinguisme nous permet de communiquer dans les deux langues tout en favorisant l'utilisation du français. Chez MEDFAR, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de notre équipe. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chaque individu se sent respecté et soutenu, quelle que soit son origine, son identité ou ses capacités. Dans le cadre de notre engagement envers un processus de recrutement équitable et inclusif, nous offrons des mesures d’accommodement aux candidats qui en font la demande. En cas de besoin lors de votre entrevue, faites-le-nous savoir afin que nous puissions vous offrir une expérience adaptée. MEDFAR a souscrit volontairement à un programme d'accès à l'égalité en emploi (PAÉE). Les candidatures des femmes, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. En postulant, nous vous invitons à remplir cette section qui nous permet de mettre en oeuvre notre Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉÉ). L’auto-identification n’est pas obligatoire, mais peut vous permettre de bénéficier de mesures dans le cadre d’une embauche ou d’une promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi. Pour mieux comprendre le processus d'auto-identification, vous pouvez consulter ce guide.

What you’ll do

Provide high-level administrative support to the CEO and leadership team, including calendar management, travel coordination, and document preparation. Assist the Chief of Staff with meeting minutes, strategic event organization, and office facility management.

Requirements

Requires a bachelor's degree in administration, communications, or equivalent experience with at least 5 years of experience in a similar role. Must be fluent in both English and French with proficiency in Microsoft and Google suites.

Benefits

• Generous group insurance from day one • Paid vacation between Christmas and New Year • Culture of transparency, collaboration, and innovation

Listed skills

• Google Suite · Preferred
• Project Coordination · Preferred
• document preparation · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Stakeholder Management · Preferred
• Bilingual communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Calendar Management
• Executive Support
• Bilingual Communication
• Meeting Coordination
• Expense Management
• Document Preparation
• Project Coordination
• Microsoft Office
• Google Suite
• Confidentiality
• Diplomacy
• Proactivity
• Organization
• Stakeholder Management
• Event Planning
• Administrative Support

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Healthcare
• Software