Représentant(e), Documentation Exportations - Comptoir réception

Job summary

The representative is responsible for the accurate processing, control, and distribution of shipping documentation while serving as the primary contact for front-desk operations. They manage courier interactions, record import Bills of Lading, and ensure compliance with company procedures across export, import, and foreign-to-foreign activities.

Job details

[https://static.workforcenow.adp.com/cccustom/Client/Recruitment/logo_msc_cargo_rgb_bk_6b899e39-0337-41f5-946f-e4128e62ee33.png] Description du service Le service corporatif de la documentation des exportations assure le traitement précis, conforme et rapide des documents d'expédition relatifs aux opérations d'exportation de MSC Canada. Ce service gère les processus documentaires critiques, les exigences de conformité réglementaire, le contrôle des documents et le soutien à la clientèle afin de faciliter l'acheminement efficace des marchandises, tout en garantissant les normes les plus élevées de précision, de sécurité et d'excellence du service. Description du poste Le(La) représentant(e) est responsable d'assurer le traitement, le contrôle et la distribution précis et en temps opportun des documents d'expédition, tout en agissant comme point de contact principal pour les opérations d'accueil. Ce poste soutient les activités d'exportation, d'importation et de transport entre pays tiers (Foreign-to-Foreign) grâce à la gestion documentaire, au service à la clientèle, au traitement des formalités douanières, à la coordination des services de messagerie et au respect des procédures de l'entreprise, contribuant ainsi à une circulation efficace et sécurisée des documents au sein de l'organisation. Niveau de Responsabilité Travaille de manière indépendante sur des tâches individuelles, sous supervision rapprochée. Acunue responsabilité liés à l'encadrement/la gestion d’une équipe. Principales responsabilités Les principales responsabilités sont déterminées par domaine d’intervention et seront adaptées à mesure que les membres de l’équipe acquerront l’expertise technique requise. * Assurer la permanence au comptoir d'accueil et aider les coursiers lors de la remise ou de la récupération de documents. * Veiller à ce que tous les connaissements d'importation originaux reçus soient entrés avec exactitude et dans les meilleurs délais dans le système, afin de faciliter les procédures de mainlevée. * Numériser les connaissements d'exportation pour en assurer le suivi dans le système (entrée et sortie). * Répondre aux diverses demandes des clients par courriel et par téléphone. * Gérer les déclarations aux douanes canadiennes. * Veiller à ce que tous les documents reçus au comptoir (exportation, importation et opérations « étranger à étranger ») soient saisis dans les systèmes appropriés conformément aux procédures, et s'assurer que les services ou les personnes concernées en soient informés immédiatement, compte tenu du caractère urgent de ces documents. * Faire preuve de rigueur et de précision lors du classement et de la remise des connaissements originaux. * Orienter les clients qui se présentent au comptoir vers les services de soutien appropriés. * Collaborer avec les différents services pour s'assurer que les plis destinés à MSC soient acheminés vers les bureaux MSC appropriés au Canada, par courrier ou selon les directives de l'administration. * Gérer les stocks de fournitures d'expédition (pour coursiers) afin de s'assurer que les équipes de l'accueil et de l'impression disposent du matériel nécessaire à l'envoi des connaissements originaux et d'éviter toute rupture de stock. Compétences / Expériences Tout le personnel de MSC Canada doit adhérer aux valeurs de MSC et chercher à produire des résultats au service de la clientèle, et ce, dans toutes ses interactions avec les collègues et la clientèle. * 2 ans d’expérience dans un environnement de service à la clientèle. * Connaissances en matière de documentation, un atout. * Maîtrise des applications Microsoft. * Disponible pour assurer la gestion structurée des horaires au comptoir de réception, de 8 h 30 à 17 h 00. * Maîtrise de langues supplémentaires, un atout. * Bilingue à l’écrit et à l’oral (anglais/français) afin de gérer le comptoir d’accueil de façon indépendante. * Additional languages an asset. Pourquoi vous joindre à MSC Canada? MSC est un chef de file mondial dans le domaine de l'expédition de conteneurs. MSC Canada dessert le marché canadien depuis plus de vingt ans et a rapidement étendu sa présence au niveau national pour devenir le premier transporteur. Nos valeurs sont le cœur battant de notre entreprise elles soutiennent notre vision, façonnent notre culture et définissent notre orientation future. Une équipe formidable, composée de gens qui travaillent dur et qui veillent les uns sur les autres, tout simplement. Voici quelques-uns des avantages que nous offrons : * Couverture flexible des soins de santé et des soins dentaires (pour tous les postes permanents à temps plein). * Cotisations REER de contrepartie versées par l’entreprise, qui correspondent à une partie des cotisations de l’employé (pour tous les postes permanents à temps plein). * Programmes de formation sur mesure pour le perfectionnement des employés. * Possibilités en matière de mentorat, de leadership et de soutien. * Programme de recommandation d’employés. * Engagement au sein de la communauté. * Salle d’entraînement. * Programme de santé et de mieux-être. L’Engagement de MSC Canada à promouvoir un processus d'acquisition de talents équitable : Divulgation des pratiques liées à l'IA Chez MSC Canada, nous nous engageons à faire preuve de transparence et d'équité dans notre processus de recrutement. Nous n'utilisons pas d'intelligence artificielle dans nos efforts d'acquisition de talents. Clarté concernant le processus de comblement du poste vacant * Poste vacant existant : Ce poste correspond à une fonction préexistante qui est actuellement à pourvoir. Communication en temps opportune MSC Canada veille à ce que les candidats soient informés en temps opportun. Toutes les personnes sélectionnées pour une entrevue en personne seront avisées dans les 45 jours suivant leur première discussion avec nous.

What you’ll do

The representative is responsible for the accurate processing, control, and distribution of shipping documentation while serving as the primary contact for front-desk operations. They manage courier interactions, record import Bills of Lading, and ensure compliance with company procedures across export, import, and foreign-to-foreign activities.

Requirements

Candidates should have at least two years of experience in a customer service environment and proficiency in Microsoft applications. Experience with ERP or transportation management systems and a background in supply chain or operations management are considered assets.

Benefits

• Flexible health and dental benefits coverage
• RRSP coverage with company matching
• Tailored training program opportunities
• Employee mentorship
• Leadership and assistance opportunities
• Employee referral incentive program
• Community involvement
• Gym facility

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• ERP systems · Preferred
• Supply chain management · Preferred
• Operations Management · Preferred
• Regulatory Compliance · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Data entry · Preferred
• Bilingual communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer service
• Documentation management
• Microsoft applications
• ERP systems
• Transportation management systems
• Supply chain management
• Operations management
• Bilingual communication
• Customs processing
• Courier coordination
• Data entry
• Time management
• Attention to detail
• Regulatory compliance
• Bill Of Lading
• Supply Inventory
• Document Management
• Document Control
• Bilingual (French/English)
• Artificial Intelligence
• Customer Support
• Multilingualism
• Customer Service
• Communication
• Regulatory Compliance
• Container Shipping
• Training And Development
• Leadership
• Mentorship
• Operations Management
• Operations
• Supply Chain Management
• Transportation Management Systems
• Scheduling
• Coordinating
• Filing
• Customer Inquiries

Job areas

• Logistics
• Customer Service & Support
• Administrative
• Transportation
• Export Documentation Specialist
• Logistics / Supply Chain Account Representative
• Retail and Wholesale Trade Managers
• Sales Representatives, Wholesale and Manufacturing, Except Technical and Scientific Products

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