Coordonnateur(trice) de projets et administration

Ayant à cœur la qualité de vie de l'équipe MedPlan, Isabelle Hallé s'est donné comme mission de développer une entreprise innovatrice en ce qui a trait au bien-être des employés. Bien que le télétravail soit permis, nos magnifiques bureaux de style loft montréalais à aire ouverte sont situés sur les berges du canal Lachine et sont accessibles à tous. En bref, travailler chez MedPlan c'est avant tout se sentir considéré en tant qu'employé et en tant qu'humain. Es-tu notre prochain(ne) joueur(euse) étoile ? Le/la Coordonnateur(trice) Projets et Administration joue un rôle polyvalent et évolutif au sein de MedPlan. Les 6 premiers mois, le poste consiste en un remplacement de congé de maternité axé sur les finances et les comptes payables. Par la suite, tu seras graduellement intégré(e) à l'équipe service client pour prendre en charge un volet gestion de projets. Un poste parfait pour une personne qui aime autant les chiffres, l'administration que la coordination de projets ! Ce que tu auras à accomplir dans ton quotidien : Les 6 premiers mois — Volet Finances Réception, validation et entrée des factures fournisseurs dans le système comptable Préparation des paiements (chèques, transferts électroniques) et suivi des termes de paiement Réconciliation des cartes de crédit corporatives Suivi des budgets de projets et gestion des heures budgétées dans Harvest Production de rapports financiers (dépenses, paiements fournisseurs, rapport client trimestriel) Réponses aux demandes internes et clients concernant les paiements et dépenses Dès le 6e mois — Volet Gestion de projets et service client Volet opérationnel Gestion et mise à jour des listes de présences évènements (participants, représentants, etc.) Préparation et traitement des honoraires Gestion des dépenses et documentation associée Préparation et suivi des contrats Coordination des paiements et chèques Saisie et gestion des données dans les plateformes Veeva et FactoryConnect S’assurer que toute la documentation contractuelle et financière est complète et conforme Vérifier l’exactitude des informations avant transmission au client Maintenir une organisation rigoureuse des dossiers Volet implémentation Coordination des communications et besoins liés aux représentants Suivi des informations nécessaires à leur participation Coordination des besoins logistiques pour les webinaires et évènements présentiels (Assurer le soutien à la mise en place technique, effectuer la recherche et la sélection de lieux et fournisseurs, et soutenir la préparation opérationnelle afin de garantir le bon déroulement des événements.) Création et adaptation de gabarits en fonction du projet et des demandes clients Coordonner la création, la diffusion et le suivi des questionnaires d’évaluation Assurer la compilation et l’organisation des résultats des évaluations et autres données recueillies après l’événement pour produire des rapports pour le client Soutien administratif aux livrables du projet Exécute les tâches assignées dans le respect du scope et des échéanciers Toutes autres tâches connexes Dis-moi, es-tu une personne... Qui a un souci du détail et de la précision Rigoureuse, fiable et autonome dans l'exécution de ses tâches Qui aime autant les chiffres que la coordination de projets Polyvalente et capable de s'adapter à différents outils et priorités Qui communique clairement avec les équipes internes et les clients Discrète et professionnelle dans la gestion d'informations sensibles Est-ce que tu as... Un DEC/BAC en administration, comptabilité, communications ou autres secteurs connexes Un bilinguisme à l'écrit et à l'oral De l'expérience dans un poste similaire en finances ou en administration de projets, idéalement en pharma ou communication médicale Une aise avec le service client Une aise avec les logiciels informatiques (suite Microsoft Office, Harvest, Asana, ou équivalents) Alors dépose ta candidature au plus vite ! Ce qui va te convaincre de choisir MedPlan Dans cet environnement de travail, vous y trouverez des salons de détente si vous avez besoin de relaxer ou travailler, une fabuleuse terrasse avec accès au WIFI pour travailler dehors ou encore y relaxer, une machine à popcorn et à bonbons pour accompagner vos fringales et des collègues qui vous feront rire et sentir comme à la maison. En ayant au cœur l'humain, MedPlan se démarque grâce à la certification Concilivi octroyée par le Réseau Québec Famille ! Peu d'employeurs au Québec détiennent cette certification, ce qui fait de MedPlan un des employeurs les plus avant-gardistes en conciliation travail-famille. En effet, MedPlan met en place les meilleures pratiques telles que : Programme d'aide aux employés Aide juridique et conseils financiers Aide en santé mentale 24/7 Boosted weekends (ajout férié) et horaire flexible, fin de journée à 14h les vendredis Télétravail international et télémédecine Compte de dépense bien-être et boni annuel Congé maladie illimité et congés spéciaux 3 semaines de vacances dès l'embauche + 1 semaine durant le temps des fêtes Assurances collectives (MedPlan assume 50% des frais) et contributions REER (50%, jusqu'à 2%) Politique de retour progressif pour le congé parental/maternité Programme de perfectionnement et politique de droit à la déconnexion Ça te semble incroyable ? Attends, il y a plus… Activités sociales originales et stimulantes (virtuelles et présentielles) Une équipe en or (pour vrai) Programme de référencement interne, récompense pouvant aller jusqu'à 5000$ Une rémunération compétitive La diversité, l'égalité et l'inclusion sont au cœur de qui nous sommes. Ces valeurs influencent notre travail et notre impact dans le secteur de la santé. C'est pourquoi nous nous engageons à constituer une équipe ayant des opinions, compétences et expériences diversifiées.

The role involves managing accounts payable and financial reporting for the first six months, followed by a transition into project management and customer service. Responsibilities include coordinating events, maintaining project documentation, and ensuring financial and contractual compliance.

Candidates must hold a degree in administration, accounting, or communications and possess strong bilingual skills. Experience in finance or project administration, preferably in the pharmaceutical or medical communication sector, is required.

• Employee assistance program • Legal and financial advice • 24/7 mental health support • Flexible schedule • International remote work • Telemedicine • Wellness expense account • Annual bonus • Unlimited sick leave • Special leave • 3 weeks vacation • Group insurance • RRSP contributions • Parental leave return policy • Professional development program

• Customer servicePreferred
• Attention to detailPreferred
• Microsoft OfficePreferred
• Data entryPreferred
• Project managementPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Financial reporting
• Accounts payable
• Project coordination
• Customer service
• Budget management
• Data entry
• Contract management
• Event logistics
• Microsoft Office
• Harvest
• Asana
• Veeva
• FactoryConnect
• Bilingualism
• Attention to detail
• Professionalism
• Budget Management
• Project Documentation
• Project Administration
• Accounts Payable
• Accounting
• Budgeting
• Multilingualism
• Customer Service
• Communication
• Contract Management
• Event Planning
• Data Entry
• Finance
• Financial Statements
• Project Management
• Medical Communications
• Pharmaceuticals
• Project Coordination
• Coordinating
• Detail Oriented

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support
• Management & Leadership
• Project Coordinator Administrator
• Project Coordinator
• Statistical, Mathematical and Related Associate Professionals
• Project Management Specialists

Minimum education

Bachelor’s degree

Minimum experience

0+ years

Posting language

French

Working hours

40 hours per week