Assistant.e Administratif.ve

Job summary

The role focuses on optimizing the daily operations of two partners by managing complex calendars, filtering emails, and implementing rigorous organizational structures. It also involves designing internal procedures using Lean principles and AI, as well as preparing visual materials and synthesis documents.

Job details

À propos de l’entreprise Notre client est une entreprise en pleine croissance spécialisée dans la découpe numérique et la fabrication sur mesure. Reconnue pour la qualité de ses produits et son approche axée sur l'amélioration continue, l'entreprise offre un environnement de travail dynamique où la collaboration, l'innovation et le souci du détail sont au cœur des opérations. Description Du Poste Relevant directement de la direction, l'Assistant(e) Administratif(ve) joue un rôle clé dans l'optimisation des opérations quotidiennes des deux associés. L'objectif principal de ce poste est de décharger la direction de la gestion administrative, de faciliter le suivi des dossiers et de mettre en place une structure organisationnelle rigoureuse. La personne choisie sera responsable de bâtir, d'améliorer et de standardiser les processus internes (notamment via les principes LEAN et l'intégration de l'intelligence artificielle), tout en projetant une image professionnelle et impeccable de l'entreprise. Principales responsabilités : Prendre en charge, optimiser et coordonner les calendriers complexes et les agendas des deux patrons ; planifier et organiser les réunions. Filtrer, prioriser et assurer le suivi global et rigoureux des boîtes de courriels de la direction afin de garantir des réponses précises dans les délais requis. Collaborer à l'effort d'amélioration continue (philosophie LEAN) ; concevoir, documenter et mettre en place des procédures de travail claires, des standards et des outils visuels pour l'équipe. Effectuer des recherches thématiques approfondies, analyser des situations complexes (ex. : scénarios de gestion de projets d'envergure ou personnels/commerciaux à l'international) et préparer des documents de synthèse. Prendre en charge l'édition de vidéos de base, concevoir des présentations PowerPoint percutantes et préparer le matériel visuel pour les réunions d'équipe. Travailler en étroite collaboration avec le département de la comptabilité et les différents membres de l'équipe pour assurer une fluidité de l'information. Assurer un suivi serré des dossiers en cours, anticiper les besoins matériels ou d'information, et faire preuve de débrouillardise pour surmonter les obstacles. Compétences et Qualifications : Capacité démontrée à gérer simultanément plusieurs calendriers et boîtes de courriels de manière compartimentée et structurée. Être proactif(ve), observateur(trice), à l'écoute et capable de bien lire les gens et les situations. Compréhension approfondie de la sensibilité des informations professionnelles et personnelles gérées. (Zéro tolérance pour les bris de confidentialité.) Maîtrise de la suite Office (PowerPoint, etc.), aisance avec les outils d'édition vidéo et forte habileté/ouverture à optimiser ses méthodes de travail grâce à l'Intelligence Artificielle (IA). Excellente communication, diplomatie, tact, humilité et un sens profond du respect. Une attitude positive et une bonne humeur contagieuse sont recherchées. Parfaite maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Exigences du poste : Formation pertinente en administration, secrétariat de direction, gestion de bureau ou discipline connexe. Expérience solide et vérifiable dans un rôle d’adjoint(e) de direction ou d'assistant(e) administratif(ve) de haut niveau (les antécédents professionnels et la stabilité dans les emplois précédents seront rigoureusement évalués). Conditions offertes : Emplacement : Montréal Type de mandat : Permanent Horaire : Lundi au jeudi 8h à 17h et vendredi 8h à 14h30 Salaire : Selon expérience Avantages offerts : Opportunités réelles d'évolution de carrière et de croissance professionnelle vers d'autres postes clés au sein de l'entreprise. Environnement de travail collaboratif axé sur l'esprit d'équipe (« tous pour un, un pour tous »). Culture d'entreprise moderne valorisant l'autonomie et l'innovation (LEAN, IA). Stationnement gratuit Accessible en voiture, en transport en commun et à vélo Entrée en poste dès que possible No. de référence : P_774 () Métier Plus, avec plus de 30 ans d'expertise, est le partenaire de confiance dans le recrutement permanent & temporaire de nombreuses entreprises dans le domaine manufacturier, de la construction & du bâtiment. Notre réputation repose sur l'excellence de notre service, la connaissance approfondie des métiers techniques, d'ingénierie & de cadres, ainsi que de notre engagement indéfectible envers nos clients. Joignez-vous à nous pour libérer tout votre potentiel! Prêt à relever le défi? Ensemble, réunissons les talents pour performer! Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. Nous nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.

What you’ll do

The role focuses on optimizing the daily operations of two partners by managing complex calendars, filtering emails, and implementing rigorous organizational structures. It also involves designing internal procedures using Lean principles and AI, as well as preparing visual materials and synthesis documents.

Requirements

Candidates must have a relevant background in administration or executive secretarial work with solid, verifiable experience in high-level assistant roles. Perfect bilingualism in French and English, along with proficiency in Office tools and an openness to AI optimization, is required.

Benefits

• Career evolution opportunities • Professional growth • Collaborative work environment • Modern company culture • Free parking

Listed skills

• Project Coordination · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Calendar Management
• Email Management
• Lean Methodology
• Artificial Intelligence
• Video Editing
• PowerPoint
• Bilingual French and English
• Administrative Support
• Process Standardization
• Project Coordination
• Confidentiality
• Diplomacy
• Research and Analysis
• Office Suite
• Organization
• Communication

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Manufacturing