Secrétaire Administrative et Ressources Humaines H/F

Job summary

Maintain employee records and prepare employment contract documentation, coordinate onboarding, declarations, absences, occupational health appointments, and staff schedules. Help find replacement staff, collect payroll inputs, update HR tracking reports, and assist with reception duties.

Job details

La résidence La Martégale est un Établissement d’Hébergement pour Personnes âgées Dépendantes (EHPAD) situé à Pérols à proximité de la mer. La résidence dispose d’une Unité de Vie Protégée (UVP) dédiée à l’accueil de personnes atteintes de la maladie d’Alzheimer ou maladies apparentées. La Résidence En Chiffres 60 places en hébergement permanent 2 places en hébergement temporaire 10 places en unité de vie protégée EHPAD de 62 résidents localisé au centre-ville de Pérols. Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative, notre EHPAD recherche une secrétaire administrative et ressources humaines. Sous la responsabilité de la Directrice et de l’IDEC, vous aurez pour missions: – Constituer, actualiser et suivre les dossiers administratifs des salariés Préparer les éléments nécessaires à l’établissement des contrats de travail (CDD et avenants) et suivre leur signature Organiser l’accueil administratif des nouveaux salariés et réaliser les DUE Enregistrer et suivre les absences : arrêts maladie, accidents du travail, congés et autres évènements Organiser les visites auprès du service de prévention et de santé au travail et suivre les échéances Suivre les plannings du personnel en collaboration avec l’IDEC et la direction Participer à la recherche des remplaçants Recueillir les éléments variables de paie dans les délais Actualiser les tableaux de suivi RH (remplacement, formations, etc) participer à l’accueil physique et téléphonique selon l’organisation de l’établissement – Travail en journée – Disponibilité un samedi sur deux Expérience en ressources humaines et en gestion administrative Une expérience en EHPAD serait appréciée. – Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) – Autonomie et capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique – Sens de l’organisation et du détail – Sens du relationnel : aisance à l’oral comme à l’écrit, discrétion et empathie – Collaboration avec les différentes équipes (direction, équipes soignantes) – Restauration sur place – Doublon sur plusieurs jours – Carte CE – Journée bien-être toutes les trois semaines, avec présence d’une esthéticienne sur la structure offrant 30 minutes de soins par membre du personnel inscrit reprise d’ancienneté

What you’ll do

Maintain employee records and prepare employment contract documentation, coordinate onboarding, declarations, absences, occupational health appointments, and staff schedules. Help find replacement staff, collect payroll inputs, update HR tracking reports, and assist with reception duties.

Requirements

Experience in human resources and administrative management is required; experience in a nursing home or residential care facility is preferred. Candidates should be proficient in Word, Excel, and PowerPoint and demonstrate autonomy, strong organization, prioritization, communication, discretion, empathy, and teamwork.

Benefits

• Meals On Site
• Employee Benefits Card
• Wellness Day Every Three Weeks
• On-Site Beauty Treatments
• Seniority-Based Service Credit

Listed skills

• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Prioritization · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Human Resources Administration
• Employee Records Management
• Employment Contract Preparation
• New Employee Onboarding
• Absence Tracking
• Occupational Health Coordination
• Staff Scheduling
• Recruitment Coordination
• Payroll Data Collection
• HR Reporting
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Prioritization
• Organization and Attention to Detail
• Communication and Discretion

Job areas

• Human Resources
• Administrative
• Healthcare

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