Adjointe à la gestion

Job summary

The role supports residential and commercial managers by preparing quotes, work orders, and billing for additional services. It also involves managing tenant insurance, coordinating key transfers, and assisting with rent collection and calls for tenders.

Job details

FONCTION Sous la responsabilité des deux gestionnaires – résidentiel et commercial – l’adjointe administrative à la gestion est responsable de supporter les gestionnaires dans leurs activités DESCRIPTION DES TÂCHES Prépare les soumissions et les bons de travail (WO) et en assure le suivi S’assure de tenir à jour les assurances des locataires résidentiels Organise et tient à jour le système de classement et de conservation de données se rapportant aux activités administratives résidentielles et commerciales Prépare et effectue périodiquement, selon les instructions et le système établi, la facturation des services en sus, en assure le suivi, fait rapport et signale toute anomalie Prépare les documents nécessaires à la remise de clés ou au retour de clés, incluant les formulaires d’Hydro Québec et/ou Gaz Métropolitain et assure le transfert par la suite au bureau de Montréal Supporte le gestionnaire immobilier résidentiel dans la perception des loyers Supporte les gestionnaires dans les appels d’offre (ex : déneigement, déchets et recyclage, traitement des pelouses etc) Produit des tableaux Excel et compile des données, à la demande des gestionnaires Produit différentes communications aux locataires Toute autre tâche connexe LES EXIGENCES ET LES COMPÉTENCES Minimum 5 ans d’expérience pertinente DEC en technique de bureau ou détenir une formation en administration Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook) Excellentes habiletés en français, autant à l’oral qu’à l’écrit Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément Souci du détail / esprit d’analyse Bonne gestion du stress Aime travailler en équipe DIVERSITÉ ET INCLUSION Nous valorisons la diversité et sommes un employeur garantissant l’égalité des chances. Toutes les candidatures qualifiées seront considérées sans distinction de race, couleur, âge, sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, origine ethnique ou nationale, handicap, grossesse, religion, statut de vétéran, informations génétiques protégées ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Pour en savoir davantage sur Olymbec appuyez sur « postuler ». *Veuillez noter que certaines offres d'emploi sont conditionnelles à une vérification des antécédents, y compris du casier judiciaire.

What you’ll do

The role supports residential and commercial managers by preparing quotes, work orders, and billing for additional services. It also involves managing tenant insurance, coordinating key transfers, and assisting with rent collection and calls for tenders.

Requirements

Candidates must have at least 5 years of relevant experience and a DEC in office techniques or administrative training. Proficiency in MS Office and excellent written and oral French skills are required.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Organization · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Billing
• Data Entry
• MS Office
• Excel
• Word
• Outlook
• Time Management
• Organization
• French Communication
• Analytical Thinking
• Stress Management
• Teamwork
• Tenant Relations
• Document Management

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Customer Service & Support