Adjoint.e juridique

Job summary

Support the Office of the Syndic through legal and administrative case follow-up, document management, legal research, investigation planning, and preparation of files for hearings and reviews. Draft and send correspondence, coordinate meetings, maintain digital files, and communicate decisions to relevant parties while meeting statutory deadlines.

Job details

Relevant de la cheffe d’équipe du soutien juridique, le ou la titulaire du poste est responsable des activités de secrétariat, des recherches juridiques ainsi que de la préparation, du montage et du suivi des dossiers requis pour le bon fonctionnement du Bureau du syndic. RESPONSABILITÉS Participer, en collaboration avec les autres membres de l’équipe du Bureau du syndic, à l’élaboration des stratégies, à la préparation des plans d’enquête, et aux rencontres post-mortem. Assurer le suivi juridique et administratif des dossiers, la gestion documentaire, le contact avec les parties prenantes et la collecte des informations pertinentes à l’analyse des dossiers. Participer, selon la nature des dossiers qui lui sont confiés, au processus de dépôt des plaintes, à la préparation des dossiers d’enquête pour audience et pour révision, ainsi qu’à la mise à jour des dossiers de plaintes en cours de procès. Rédiger, réviser et transmettre toute correspondance aux parties prenantes, notamment les lettres d’ouverture, de fermeture, demandes de précision ou d’information et de suivi de dossiers et celles contenants les motifs relatifs aux diverses décisions rendues dans le dossier ainsi que les plaintes disciplinaires et verdicts, et ce, dans le respect des délais prescrits par la loi. Organiser et coordonner les différentes rencontres en présentiel et en virtuel. Diffuser, lorsque nécessaire, la décision rendue au demandeur. Assurer l’ouverture, la mise à jour, la fermeture et l’épuration des dossiers numériques. Si vous avez un ASP secrétariat juridique ou toute autre formation pertinente, plus de 3 ans d'expérience professionnelle, et que vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft Office, nous serions ravi·e·s de discuter de votre candidature. L'Ordre des ingénieurs du Québec est convaincu que la diversité constitue un enrichissement collectif et cultive un milieu de travail ouvert, équitable et inclusif. Nos équipes sont le reflet de la diversité de notre société. Nous invitons les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes ayant des limitations, à soumettre leur candidature. Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement, veuillez-nous en informer. Des mesures d’accompagnement seront offertes aux personnes qui en feront la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement.

What you’ll do

Support the Office of the Syndic through legal and administrative case follow-up, document management, legal research, investigation planning, and preparation of files for hearings and reviews. Draft and send correspondence, coordinate meetings, maintain digital files, and communicate decisions to relevant parties while meeting statutory deadlines.

Requirements

Applicants should have a legal secretarial vocational certificate or other relevant training, more than three years of professional experience, and proficiency with Microsoft Office. The posting also emphasizes collaboration, organization, legal file handling, and clear communication with stakeholders.

Listed skills

• case management · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Legal Secretarial Support
• Legal Research
• Case Management
• Document Management
• Investigation Planning
• Complaint Processing
• Legal Correspondence
• File Preparation
• Stakeholder Communication
• Information Gathering
• Meeting Coordination
• Microsoft Office

Job areas

• Legal
• Administrative

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