Adjoint administratif et soutien aux opérations

Job summary

Provides administrative and project support, including vendor and customer account maintenance, invoicing, payables and receivables follow-up, payroll assistance, and corporate purchasing-card tracking. Coordinates company logistics and international shipments, prepares customs compliance documents, communicates with clients and suppliers, and supports project implementation and administrative closeout.

Job details

SOMMAIRE L'adjoint administratif et soutien aux opérations assure un rôle de soutien (administratif et projet) et coordonne les activités de l’administration. Dans son rôle, il planifie et exécute la logistique de l'entreprise ainsi que la gestion des comptes fournisseurs. Il est aussi un des contacts administratifs de nos clients. RÔLES ET RESPONSABILITÉS Assister le département d’administration dans leurs tâches quotidiennes : Assister dans la création des factures fournisseur; Créer les comptes fournisseurs / clients; Faire le suivi en ce qui concerne les assurances corporatives; Mettre à jour les comptes clients et fournisseurs sur les différentes plateformes; Répondre aux demandes de renseignements par courriel, téléphone ou en personne; Assister lors de la facturation et du suivi des payables (états de compte); Assister lors du suivi des recevables (avis de paiement); Assister lors des périodes de paie; Faire le suivi des achats de la carte de crédit corporative; Prendre en charge certains aspects de la logistique de la compagnie; Coordonner la livraison et la réception des colis (hors Canada); Vérifier les déclarations et le contenu des envois; Préparer les documents de conformité douanière (facture commerciale, certificat d’origine, etc.) Faciliter la communication entre les différents acteurs de l’entreprise (fournisseurs, clients, chargés de projet, etc.) ; Répondre aux questions et fournir un support pour les parties prenantes en ce qui concerne la logistique; Maintenir à jour ses connaissances sur les nouvelles lois, normes et méthodes associées à la logistique; Assister dans la mise en œuvre des projets; Faire les achats et créations de bons de commande; Prendre contact et assurer le suivi avec les fournisseurs; Faire la fermeture administrative des projets; Faire les changements de taux des projets; Accomplir toutes autres tâches connexes relatives à cette description selon les besoins opérationnels. Qualifications Le poste requiert les qualifications suivantes : Formation spécialisée en administration (DEP, DEC, certificat) ou formation équivalente avec une expérience pertinente ; Au moins 2 années d’expérience dans un rôle similaire ; Connaissance de la suite Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) ; Connaissance du logiciel Odoo - un atout Connaissance de plateforme pour la gestion des sous-traitants (ISN, Cognibox, etc.) - un atout Maîtrise avancée du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit. Requis particuliers Le poste exige les requis suivants : Excellentes habiletés de communication interpersonnelle ; Grande éthique professionnelle ; Excellente gestion du temps et capacité de prioriser le travail ; Fortes compétences organisationnelles et capacité de multitâche ; Présente une attitude proactive ; Attention tournée vers les détails ; Orienté vers les résultats et un service à la clientèle exceptionnel ; Habileté à travailler en équipe. Note : L’usage du masculin dans le texte a pour seul but d’alléger le contenu.

What you’ll do

Provides administrative and project support, including vendor and customer account maintenance, invoicing, payables and receivables follow-up, payroll assistance, and corporate purchasing-card tracking. Coordinates company logistics and international shipments, prepares customs compliance documents, communicates with clients and suppliers, and supports project implementation and administrative closeout.

Requirements

Requires specialized education in administration or equivalent training with relevant experience, plus at least two years in a similar role. Candidates need Microsoft Office knowledge, advanced spoken and written French and English, and strong communication, organization, prioritization, multitasking, attention to detail, initiative, teamwork, and customer-service skills; Odoo and subcontractor-management platforms are assets.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Accounts receivable · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• invoicing · Preferred
• Bilingual communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Accounts Payable
• Accounts Receivable
• Invoicing
• Payroll Support
• Vendor Management
• Customer Service
• Logistics Coordination
• Customs Documentation
• Purchase Orders
• Project Administration
• Microsoft Office
• Odoo
• Time Management
• Organization
• Bilingual Communication

Job areas

• Administrative
• Logistics
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support

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