Adjoint(e) administratif(ve) et soutien aux opérations

Job summary

Provide administrative and project support, including assisting with invoicing, vendor and customer accounts, payables and receivables, corporate insurance, and credit card purchase tracking. Coordinate international shipments and customs documentation, support project implementation and purchasing, liaise with stakeholders and suppliers, and complete administrative project closeouts and updates.

Job details

Depuis 2001, PCI Automatisation Industrielle offre des services de consultation spécialisés en intégration de systèmes d’automatisation industrielle. 1. Sommaire Relevant de la Directrice principale, le titulaire du poste assure un rôle soutien (administratif et projet) et coordonne les activités de l’administration. 2. Rôles et responsabilités L'adjoint(e) administratif(ve) et soutien aux opérations a les responsabilités suivantes : Assister le département d’administration dans leurs tâches quotidiennes : Assister dans la création des factures fournisseur; Créer les comptes fournisseur / client; Faire le suivi en ce qui concerne les assurances corporatives; Mettre à jour les comptes clients et fournisseurs sur les différentes plateformes; Répondre aux demandes de renseignements par courriel, téléphone ou en personne; Assister lors de la facturation et du suivi des payables (états de compte); Assister lors du suivi des recevables (avis de paiement); Faire le suivi des achats de la carte de crédit corporative; Prendre en charge certains aspect de la logistique de la compagnie; Coordonner la livraison et la réception des colis (hors Canada); Vérifier les déclarations et le contenu des envois; Préparer les documents de conformité douanière (facture commerciale, certificat d’origine, etc.) Faciliter la communication entre les différents acteurs de l’entreprise (fournisseurs, clients, chargés de projet, etc.) en ce qui concerne la logistique; Répondre aux questions et fournir un support pour les parties prenantes en ce qui concerne la logistique; Maintenir à jour ses connaissances sur les nouvelles lois, normes et méthodes associées à la logistique; Assister dans la mise en œuvre des projets; Faire les achats et création de bons de commande; Prendre contact et assurer le suivi avec les fournisseurs; Faire la fermeture administrative des projets; Faire les changements de taux des projets; Accomplir toutes autres tâches connexes relatives à cette description selon les besoins opérationnels. 3. Qualifications Le poste requiert les qualifications suivantes : Formation spécialisée en administration (DEP, DEC, certificat) ou formation équivalente avec une expérience pertinente ; Au moins 2 années d’expérience dans un rôle similaire ; Connaissance de la suite Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) ; Connaissance du logiciel Odoo (un atout) ; Connaissance de plateforme pour la gestion des sous-traitants (ISN, Cognibox, etc) (un atout) Maîtrise avancée du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit. 4. Requis particulier Le poste exige les requis suivants : Excellentes habiletés de communication interpersonnelle ; Grande éthique professionnelle ; Excellente gestion du temps et capacité de prioriser le travail ; Fortes compétences organisationnelles et capacité de multitâche ; Présente une attitude proactive ; Attention tournée vers les détails ; Orienté vers les résultats et un service à la clientèle exceptionnel ; Habileté à travailler en équipe. Note : L’usage du masculin dans le texte a pour seul but d’alléger le contenu.

What you’ll do

Provide administrative and project support, including assisting with invoicing, vendor and customer accounts, payables and receivables, corporate insurance, and credit card purchase tracking. Coordinate international shipments and customs documentation, support project implementation and purchasing, liaise with stakeholders and suppliers, and complete administrative project closeouts and updates.

Requirements

Requires specialized education in administration or equivalent training and relevant experience, with at least two years in a similar role. Candidates should have Microsoft Office knowledge, advanced spoken and written French and English, and strong communication, organization, prioritization, multitasking, attention to detail, teamwork, and customer service skills; Odoo and subcontractor management platforms are assets.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Accounts receivable · Preferred
• invoicing · Preferred
• supplier relations · Preferred
• Project Closeout · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Time management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Project Administration
• Accounts Payable
• Accounts Receivable
• Invoicing
• Vendor and Customer Account Management
• Corporate Insurance Coordination
• Logistics Coordination
• Customs Documentation
• Purchasing and Purchase Orders
• Supplier Relations
• Project Closeout
• Microsoft Office
• Odoo
• Time Management
• Organization and Multitasking

Job areas

• Administrative
• Logistics
• Finance & Accounting
• Manufacturing

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