Agent·e de soutien opérationnel

Job summary

The operational support agent manages patient documentation, including sorting and archiving files, while ensuring strict confidentiality. They also provide customer support via various channels and assist with general administrative tasks to ensure clinic efficiency.

Job details

Description de l'entreprise Prelib est une plateforme de santé numérique spécialisée dans le dépistage des ITSS (infections transmissibles sexuellement et par le sang), avec des cliniques à Montréal, sur la Rive-Sud et la Rive-Nord de Montréal, ainsi qu’à Québec et à Sherbrooke. Nous facilitons l’accès aux services de santé sexuelle : prise de rendez-vous en ligne, prescriptions, dépistage autonome discret en clinique, et livraison de traitements (comme la PrEP). Tout est pensé pour être confidentiel, pratique et moderne—sans appels gênants ni rendez-vous inutiles. Nous utilisons la technologie pour simplifier les soins de santé. Notre plateforme est conçue pour être fluide et efficace, afin de favoriser de meilleurs résultats de santé pour nos utilisateurs. Nous adoptons une approche centrée sur le produit, avec l’obsession de créer des expériences que les gens ont réellement envie d’utiliser. Qu’est-ce qui rend l’entreprise spéciale ? Nous sommes une startup autofinancée et rentable, en pleine croissance, portée par de vraies personnes. Plus de 60 % de nos patients nous découvrent par référence ou bouche-à-oreille. Pas de raccourcis. Juste un excellent service, et ça se voit. Nous évoluons rapidement—et de façon responsable. Description du poste En tant qu’agent·e de soutien opérationnel, tu es au cœur du bon fonctionnement de nos opérations quotidiennes. Tu assures le traitement rigoureux des documents et des dossiers de nos patient·e·s, tu prêtes main-forte à l’équipe de support client, et tu prends en charge une variété de tâches administratives qui permettent à nos cliniques de rouler sans accroc. C’est un rôle polyvalent et concret, où ton souci du détail a un impact direct sur la qualité, la fluidité et la sécurité de l’expérience patient. Qualifications Rôle et responsabilités Gestion documentaire et traitement des fichiers Trier, classer, renommer et téléverser les fichiers PDF (résultats de laboratoire, requêtes, formulaires, correspondance) dans les bons dossiers et systèmes, selon les conventions établies. Vérifier l’exactitude et la lisibilité des documents reçus, repérer les pièces manquantes, incomplètes ou mal acheminées, et effectuer les suivis nécessaires auprès des bonnes personnes. Fusionner, séparer, numériser et archiver des documents, en maintenant l’intégrité et la traçabilité des dossiers. Respecter en tout temps les règles de confidentialité et de protection des renseignements personnels de santé. Soutien au service à la clientèle Gérer les demandes des patient·e·s par courriel, clavardage, téléphone et réseaux sociaux, en garantissant des réponses rapides, précises et bienveillantes. Rediriger efficacement les cas plus complexes vers les bonnes personnes ou départements, et suivre les dossiers jusqu’à leur clôture. Identifier et documenter clairement les problèmes techniques rencontrés par les utilisateurs (bugs, dysfonctionnements, etc.) pour les équipes concernées. Contribuer à maintenir à jour la base de connaissances (FAQ, macros Zendesk), avec un souci du détail et de la cohérence. Offrir une expérience chaleureuse, rassurante, rapide et efficace, fidèle aux valeurs de Prelib. Soutien administratif et tâches connexes Effectuer la saisie et la validation de données, la préparation de documents et la tenue de registres. Repérer les irritants et les tâches répétitives, et proposer des améliorations aux processus et aux outils. Accomplir toute autre tâche connexe raisonnablement déterminée par Prelib, selon les besoins opérationnels. Éducation et expérience Aucun diplôme précis n’est exigé : c’est ton expérience, ta rigueur et ta fiabilité qui comptent. Expérience en soutien administratif, en gestion documentaire ou en service à la clientèle. Compétences Exigences Excellent français à l’oral et à l’écrit, avec un ton humain, clair et professionnel. Anglais fonctionnel à l’écrit (voir la note ci-dessous). Rigueur et minutie : tu remarques le détail qui cloche dans un dossier. Sens de l’organisation et de la méthode : tu gères un volume élevé de documents et de demandes sans perdre le fil. Discrétion et respect rigoureux de la confidentialité des renseignements de santé. Capacité à traiter plusieurs tâches simultanément avec calme, rigueur et efficacité. Aisance avec la technologie (suites bureautiques, outils de gestion de fichiers PDF, plateformes infonuagiques). Grand sens de l’empathie et esprit d’équipe. Autonomie, fiabilité et sens de l’initiative : tu es naturellement porté·e à « faire aboutir les choses » dans un environnement en évolution rapide. Atouts Diplôme d’études secondaires, professionnelles ou collégiales en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe. Expérience dans le domaine de la santé. Connaissance de la suite Zendesk. Note sur l’exigence linguistique La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste puisqu'un nombre important des demandes reçues par courriel, clavardage et réseaux sociaux nous sont adressées en anglais et que la personne titulaire du poste doit y répondre directement, sans intermédiaire. Avant de publier cet affichage, Prelib a évalué les moyens raisonnables d’éviter d’imposer cette exigence, notamment la réorganisation des tâches au sein de l’équipe et le recours aux ressources déjà bilingues, et a conclu qu’aucun de ces moyens ne permettait d’assurer le service à cette clientèle. Informations supplémentaires Lieu de travail et horaire Tu seras basé·e au bureau administratif de Prelib à Montréal, à raison d’un minimum de trois (3) jours par semaine sur place. Les autres quarts peuvent être effectués en télétravail. Il s’agit d’un poste à temps plein de 35 à 40 heures par semaine, incluant des quarts de travail une fin de semaine sur deux. Tes heures de travail hebdomadaires peuvent varier en fonction des besoins opérationnels de Prelib ou à la discrétion de ta ou ton gestionnaire. En raison de la nature de nos opérations et de la fluctuation de nos besoins, des ajustements ponctuels à ton horaire pourraient être requis. Dans la mesure du possible, ces changements seront communiqués avec un préavis raisonnable, et Prelib s’efforcera de tenir compte de tes besoins et contraintes personnelles. Conditions de travail Taux horaire de 19$ à 22$ 3 semaines de vacances pour te reposer 5 journées personnelles payées Milieu de travail collaboratif, humain et inclusif Culture d’entreprise forte, axée sur le respect, l’écoute et la reconnaissance Flexibilité organisationnelle et souci réel du bien-être des employé.e.s. Prelib valorise la diversité et l’inclusion et encourage les personnes issues de groupes sous-représentés à soumettre leur candidature. L’auto-identification est possible, sur une base volontaire, dans la lettre de motivation. Rémunération: CAD 19 - CAD 22 - toutes les heures

What you’ll do

The operational support agent manages patient documentation, including sorting and archiving files, while ensuring strict confidentiality. They also provide customer support via various channels and assist with general administrative tasks to ensure clinic efficiency.

Requirements

The role requires excellent French and functional English skills, along with strong organizational abilities and attention to detail. While no specific degree is mandatory, experience in administrative support or customer service is expected.

Benefits

• 3 weeks of vacation • 5 paid personal days • Collaborative work environment • Inclusive workplace

Listed skills

• Time management · Preferred
• French · Preferred
• Customer support · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• English · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Document management
• Customer support
• Data entry
• Administrative support
• Attention to detail
• Confidentiality
• French
• English
• Zendesk
• Time management
• Communication
• Problem solving
• Organization
• Empathy
• Teamwork
• Management
• English Language
• Problem Solving
• Detail Oriented
• Organizational Skills
• French Language
• Microsoft Office
• Customer Service
• Time Management
• Administrative Support
• Administrative Functions
• Data Entry
• Health Technology
• Multitasking
• Customer Support
• Bilingual (French/English)
• Document Management
• Sorting

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Healthcare
• Operational Support Manager
• Sales Support Assistant
• Shop Sales Assistants
• Sales and Related Workers, All Other