Adjoint de direction

Pulsar est à la recherche d’un ou une Adjoint de direction. Nous façonnons la mobilité de demain. Nous évoluons dans un milieu de travail collaboratif, sécuritaire, agile et passionnant. Nous souhaitons que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif. Si vous aimez les défis et évoluer dans un contexte quelquefois imprécis, où les attentes sont grandes et le travail ne manque pas, lisez ce qui suit! Tâches et responsabilités Agir comme support administratif pour l’équipe; Participer à la gestion documentaire; Soutenir et organiser la logistique pour la préparation d'événements (rencontres trimestrielles et annuelles); Mettre à jour les répertoires de l’organisation et organigrammes; Préparer les demandes d’achat de fournitures de bureau et en gérer l’inventaire; Supporter les gestionnaires dans la création de demandes d’achats; Soutenir les gestionnaires dans la préparation de demande d'achats et dans la vérification de certaines factures; Supporter les membres de l’équipe dans la préparation des notes de frais; Coordonner et examiner les communications entrantes et sortantes en provenance/à destination du client; Rédiger et / ou préparer différents documents tels que les courriers électroniques, mémorandums, rapports, présentations, correspondance et supports de réunion; Créer / distribuer / traduire les ordres du jour, enregistrer, transcrire et distribuer les procès-verbaux de réunions; Préparer, mettre en page ou améliorer les documents, tableaux, présentations et rapports; Tenir à jour les tableaux de bord, la plateforme numérique et les documents afférents; Diriger les demandes entrantes vers les bonnes ressources internes et externes; Participer à l’amélioration continue des processus et à leur raffinement. Profil DEP en secrétariat, DEC en administration ou bureautique, baccalauréat en administration des affaires ou toute formation pertinente; 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjointe de direction, d’adjointe à la haute direction ou auprès d’une vice-présidence; Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément; Grande rigueur et souci du détail dans la gestion documentaire et la préparation de documents; Excellentes aptitudes en communication orale et écrite; Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec différentes équipes; Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles; Bon sens des priorités et capacité à gérer des échéanciers multiples; Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Esprit d’initiative et intérêt pour l’amélioration continue des processus. Informations contractuelles Avantages Assurance maladie; Assurance dentaire; Assurance invalidité; Assurance vie; Régime de retraite avec contribution de l’employeur; Jours de congé personnels et jours de vacances disponibles dès l’embauche; Accès au REM gratuitement; Possibilité de travail en mode hybride (selon les postes); Programme d’aide aux employés; Télémédecine; Stationnement sur place.

The administrative assistant will provide comprehensive support to the team, including document management, event logistics, and the preparation of reports and presentations. They will also coordinate internal and external communications and contribute to the continuous improvement of administrative processes.

Candidates should have a diploma in administration or a related field and relevant experience in administrative coordination. Strong organizational skills, proficiency in Microsoft Office, and the ability to manage multiple priorities with discretion are essential.

• Health insurance • Dental insurance • Disability insurance • Life insurance • Retirement plan with employer contribution • Personal leave days • Vacation days • Free access to REM • Hybrid work option • Employee assistance program • Telemedicine • On-site parking

• Time managementPreferred
• Attention to detailPreferred
• Microsoft OfficePreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Document management
• Event logistics
• Office supply management
• Expense report preparation
• Client communication
• Meeting minutes
• Process improvement
• Microsoft Office
• Organizational skills
• Attention to detail
• Written communication
• Oral communication
• Time management
• Confidentiality
• Report Writing
• Office Supply Management
• Document Management
• Administrative Support
• Organizational Skills
• Expense Reports
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Management
• Communication
• Procurement
• Continuous Improvement Process
• Event Planning
• Taking Meeting Minutes
• Microsoft Outlook
• Office Management
• Microsoft PowerPoint
• Presentations
• Time Management
• Verbal Communication Skills
• Writing
• Process Improvement
• Coordinating
• Detail Oriented

• Administrative
• Logistics
• Management & Leadership
• Assistant Director
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

Minimum education

College diploma

Minimum experience

2+ years

Posting language

French

Working hours

40 hours per week