Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Job summary

Compagnons Éternels est une entreprise en pleine croissance, spécialisée dans l’accompagnement funéraire des familles ayant perdu leur animal de compagnie. Présente au Québec et en Ontario, notre mission est d’offrir des services empreints d’empathie, de respect et de dignité, en soutenant à la fois les familles et les équipes vétérinaires avec lesquelles nous collaborons étroitement. Nous croyons que chaque membre de notre équipe contribue à notre mission. RAISON D'ÊTRE ET SOMMAIRE DU POSTE Nous cherchons la personne qui sera au cœur de nos opérations, autant derrière les chiffres que derriè…

Job details

Compagnons Éternels est une entreprise en pleine croissance, spécialisée dans l’accompagnement funéraire des familles ayant perdu leur animal de compagnie. Présente au Québec et en Ontario, notre mission est d’offrir des services empreints d’empathie, de respect et de dignité, en soutenant à la fois les familles et les équipes vétérinaires avec lesquelles nous collaborons étroitement. Nous croyons que chaque membre de notre équipe contribue à notre mission. RAISON D'ÊTRE ET SOMMAIRE DU POSTE Nous cherchons la personne qui sera au cœur de nos opérations, autant derrière les chiffres que derrière tout ce qui fait tourner le bureau au quotidien. Vous travaillerez main dans la main avec la comptable et la directrice générale. Ça veut dire que certains jours, vous traitez des remises de taxes et conciliez des comptes fournisseurs. D'autres jours, vous organisez un événement, répondez aux questions des employés, gérez un fournisseur ou réglez ce qui se présente. Ce rôle n'est pas pour quelqu'un qui cherche une routine bien définie, mais pour quelqu’un si souhaite contribuer au succès de l’entreprise et travailler de près avec l’équipe stratégique. La personne choisie sera celle qui sait retrousser ses manches, proposer des solutions, participer aux décisions, et qui trouve sa satisfaction dans la polyvalence, l’impact direct, et l’avancement d’un domaine méconnu. RESPONSABILITÉS Comptabilité Participer aux opérations comptables courantes, incluant la facturation, les paiements clients, les comptes fournisseurs, les conciliations bancaires et les suivis de fin de mois ; Assurer le traitement et le suivi des factures, paiements, cartes de crédit, comptes de dépenses et documents financiers ; Collaborer à la gestion des comptes clients, des fournisseurs, des bons de commande et des remises de taxes ; Contribuer au classement, à l’archivage et à la mise à jour des informations financières. Paie & dossiers employés Collaborer au processus de paie, incluant la validation des heures, les suivis administratifs et les informations à transmettre dans Employeur D ; Assurer la mise à jour des dossiers employés et soutenir certains suivis liés aux vacances, avantages sociaux et conditions de travail ; Gérer le dossier du régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) ; Répondre aux questions administratives des employés et effectuer les relances nécessaires avec tact et rigueur ; Contribuer à l’amélioration des outils, processus et suivis internes liés aux employés. Opérations administratives Assurer la gestion administrative interne, incluant le courrier, les commandes, les inscriptions, le classement, les dépôts à préparer et la documentation interne ; Coordonner les achats corporatifs et les besoins administratifs des différents secteurs, notamment les fournitures, les produits destinés à la clientèle et le matériel de bureau ; Assurer le suivi des fournisseurs et des services, notamment l’entretien ménager, le déneigement, l’entretien paysager, les extincteurs et autres services récurrents ; Soutenir la mise à jour des outils administratifs, des méthodes de suivi et des façons de faire afin de favoriser une meilleure efficacité au quotidien. EXIGENCES BAC en administration ou formation pertinente dans un domaine connexe ; Minimum 5 ans d’expérience dans un rôle de coordination similaire, comptable ou administratif ; Bilinguisme requis (français et anglais, parlé et écrit) ; Aisance avec les outils informatiques (suite Microsoft Office 365, CRM, Teams) ; Aisance avec le système de paie d'Employeur D et Quickbooks. PROFIL Notre équipe recherche une personne qui : A un excellent sens de l’organisation et une forte capacité à structurer ses dossiers ; Sait faire des suivis serrés, avec diplomatie et persévérance ; Travaille avec rigueur, souci du détail et constance dans l’exécution ; Fait preuve de jugement, d’analyse et de réflexion avant d’agir ; Pose les bonnes questions et sait prendre des décisions dans son champ d’action ; Est à l’aise de naviguer dans l’ambiguïté et dans un contexte où tout n’est pas encore défini ; Aime bâtir, améliorer et proposer des processus simples, utiles et efficaces ; Démontre une grande discrétion et une posture professionnelle. CE QUE NOUS OFFRONS Poste permanent, temps plein (40 heures) ; Horaire de jour flexible ; Salaire annuel entre 65 000 $ et 75 000 $, selon l’expérience ; Trois (3) semaines de vacances ; Lieu de travail à Chambly, en présentiel, avec possibilité occasionnelle de travail à distance ; Accès à Telus Santé pour les soins de santé à distance ; Contribution de l’employeur à un régime d’épargne-retraite collectif ; Un rôle central avec de la latitude, de la variété et un impact direct sur les opérations. POURQUOI VOUS JOINDRE À NOUS? Pour joindre une équipe passionnée et fière de participer à notre mission. Travailler chez Compagnons Éternels, c’est évoluer dans un environnement chaleureux et collaboratif, tout en contribuant directement à la croissance d’une entreprise en développement. Vous y trouverez des responsabilités variées et évolutives qui vous permettront d’avoir un réel impact, tant auprès des équipes vétérinaires que des familles que nous soutenons.

What you’ll do

The role manages daily office operations, including accounting tasks such as invoicing, bank reconciliations, and tax filings. Additionally, it handles payroll, employee administrative files, and the coordination of corporate purchases and facility services.

Requirements

Requires a bachelor's degree in administration or a related field and at least 5 years of experience in a similar coordination or accounting role. Proficiency in French and English, as well as experience with Quickbooks and Employeur D, is essential.

Benefits

• Three weeks of vacation • Telus Health for remote healthcare • Employer contribution to a collective retirement savings plan

Listed skills

• French · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Execution · Preferred
• Empathie · Preferred
• Documentation · Preferred
• Payroll · Preferred
• Administrative · Preferred
• Accounting · Preferred
• Flexible · Preferred
• coordination · Preferred
• English · Preferred
• CRM · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Accounting
• Payroll Processing
• Administrative Coordination
• Bilingualism
• Office Management
• Financial Reconciliation
• Employee File Management
• Vendor Management
• Microsoft Office 365
• Quickbooks
• CRM
• Organization
• Attention to Detail
• Problem Solving
• Diplomacy
• Analytical Thinking