Adjoint.e à la direction

Job summary

Provide administrative support to the leadership team, including drafting and revising documents, coordinating board and committee meetings, preparing minutes and follow-ups, and managing schedules and deadlines. Maintain records and contract updates, prepare reports and tracking tools, collaborate with accounting, and assist with customer service follow-up as needed.

Job details

Vous êtes passionné(e) par le travail de bureau? Vous avez envie d’un poste stimulant où chaque journée est différente et où votre travail a un impact réel sur la communauté? Nous avons LE défi pour vous ! Récolo est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) à la direction organisée, proactive et méticuleuse pour soutenir les membres de la direction via différents mandats. Principales responsabilités : Rédiger et réviser la correspondance, les rapports, les présentations et divers documents administratifs; Organiser et participer à des réunions du conseil d'administration et des comités; Préparer au besoin, les comptes rendus, les procès-verbaux, les convocations et assurer la prise en charge des suivis de communication; Aider la direction dans la gestion et la planification de son horaire, ses rencontres et des échéanciers; Assurer un support administratif dans les dossiers effectuer le classement des dossiers; Collaborer à la mise à jour des contrats dur la plateforme Système électronique d’appels d’offres (SÉAO); Compléter divers rapports, analyses sur demande et maintenir à jour les tableaux de suivi; Participer et collaborer avec le département de la comptabilité; Soutenir l’agent(e) de support aux usagers au besoin dans le suivi du service à la clientèle; Supporter la direction via diverses tâches connexes. Profil recherché Minimum de 3 à 5 années d’expérience à titre d’adjointe(e) à la direction ou poste similaire DEP en secrétariat ou DEC en techniques de bureau • Excellente maitrise du français parlé et écrit; Polyvalence, capacité d’analyse et synthèse des informations; Très bonnes connaissances de la suite Office (Excel, Words); Rigueur, autonomie et sens de l’initiative; Professionnalisme, courtoisie et excellent service à la clientèle; Bonne gestion des priorités et capacité à travailler sous pression; Détenir un bon sens du jugement et une bonne gestion des priorités. Caractéristiques de l’emploi Statut et horaire du poste : Permanent - Temps plein 35h/semaine, du lundi au vendredi de 8 h à 16 h; Lieu de travail : Complexe de Neuville, 1300 chemin du site; Salaire : à partir de 25,91$/heures Date d’entrée en poste : Le plus tôt possible Nos avantages Vacances, congés mobiles et maladies; Programme d’assurance collective complet après 3 mois; RÉER autogérer avec contribution de l’employeur égal jusqu’à 6% dès l’embauche; Allocation pour cellulaire et vêtements de travail; Flexibilité d’horaire; Formation continue, participation à des congrès/colloques et opportunités de développement; Environnement de travail dynamique et inclusif; Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez relever de nouveaux défis? Alors joignez-vous à notre équipe

What you’ll do

Provide administrative support to the leadership team, including drafting and revising documents, coordinating board and committee meetings, preparing minutes and follow-ups, and managing schedules and deadlines. Maintain records and contract updates, prepare reports and tracking tools, collaborate with accounting, and assist with customer service follow-up as needed.

Requirements

Requires 3 to 5 years of experience as an executive assistant or in a similar role, along with a vocational diploma in secretarial studies or a college diploma in office administration. Candidates should have excellent spoken and written French, strong Microsoft Office and Excel skills, analytical ability, professionalism, initiative, sound judgment, and the ability to prioritize and work under pressure.

Benefits

• Vacation
• Personal Days
• Sick Leave
• Comprehensive Group Insurance
• Employer-Matched Retirement Savings Plan
• Cell Phone Allowance
• Work Clothing Allowance
• Flexible Schedule
• Continuing Education
• Conference and Symposium Participation
• Professional Development Opportunities
• Dynamic and Inclusive Work Environment

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• report preparation · Preferred
• Data analysis · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Customer service · Preferred
• Prioritization · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Executive Assistance
• Correspondence and Report Writing
• Document Editing
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Schedule and Deadline Management
• Records Management
• Contract Tracking
• Report Preparation
• Data Analysis
• Microsoft Office
• Excel
• French Communication
• Customer Service
• Prioritization

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting
• Environmental & Sustainability

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