Adjointe administrative

Job summary

The role provides essential administrative and coordination support for major projects, acting as a link between project teams and partners. Key duties include document production, agenda management, budget tracking, and payroll data entry.

Job details

Direction exécutive des projets majeurs Lieu de travail : 5600, boul. des Galeries Poste régulier - 35 heures semaine - Possibilité de télétravail Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ selon l'expérience (échelle salariale 2024) Ce Que Nous Vous Offrons Projets passionnants; Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride; Conciliation travail / vie personnelle; Programme d’assurance collective complet; Régime de retraite à prestations déterminées; Accès à un gym 7 jours sur 7; Carte OPUS. SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous la supervision du Chef - soutien aux projets, la personne titulaire du poste jouera un rôle essentiel dans la coordination et le soutien administratif de projets d’envergure. Elle agira comme point de convergence entre les équipes de projets, les partenaires internes et les intervenants externes. Elle contribuera également à assurer la fluidité des communications, la qualité de la documentation et le bon déroulement des activités administratives. Au quotidien, elle accompagnera les équipes projets dans la planification, le suivi et la coordination de leurs activités, leur permettant ainsi de se concentrer pleinement sur la réalisation des projets. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Produit à l’aide d’outils bureautiques divers documents ou correspondance, incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle. Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentation et de rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles. Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents. Tient à jour l’agenda du ou de la chef : organise des réunions, fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, fait les arrangements relatifs à des réunions, conférences, voyages, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents. Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes-rendus. Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du Service en utilisant les outils requis. Répond à diverses demandes d’information internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires. Recueille de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie. Procède au classement, à l’archivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire. Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Service dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites. Prépare les réquisitions et demandes de biens et services pour l’achat de fournitures et autre matériel requis. Est responsable de l'approvisionnement et du suivi de l'entretien des équipements de bureau et porte-assistance aux divers utilisateurs. PROFIL RECHERCHÉ D.E.P. en secrétariat 2 ans d’expérience pertinente Connaissance approfondie du français écrit Connaissance approfondie d’outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) Connaissance de base de l’anglais écrit POUR POSTULER 1- Cliquez sur l’option « postuler maintenant » qui suit la description de l’emploi; 2- Créez votre profil et joindre votre curriculum vitae (obligatoire); 3- Pour tout problème technique, cliquez sur l'option « aide » ci-haut. Le Réseau de transport de la Capitale encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à postuler pour ce poste.

What you’ll do

The role provides essential administrative and coordination support for major projects, acting as a link between project teams and partners. Key duties include document production, agenda management, budget tracking, and payroll data entry.

Requirements

Candidates must have a DEP in secretarial studies and 2 years of relevant experience. Proficiency in written French and office tools (Word, Excel, PowerPoint) is required, with basic written English.

Benefits

• Flexible teleworking policy • Work-life balance • Comprehensive group insurance program • Defined benefit pension plan • Gym access 7 days a week • OPUS card

Listed skills

• Project Coordination · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Procurement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Project Coordination
• Office Suite
• French Writing
• English Writing
• Calendar Management
• Meeting Minutes
• Budget Tracking
• Payroll Data Entry
• Document Management
• Procurement
• Office Equipment Maintenance

Job areas

• Administrative
• Transportation
• Government & Public Sector
• Logistics