Agent(e) administratif(ve) (HRR Volet clinique)

Job summary

The Administrative Agent serves as the first point of contact for patients and families, providing professional reception and guidance. They support the clinical team by managing appointments, updating user files, and producing administrative reports.

Job details

Notre organisation Santé Québec Montérégie-Centre a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités. Santé Québec Montérégie-Centre, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 13 200 employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille, plusieurs CHSLD, CLSC et deux maisons des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc. Santé Québec Montérégie-Centre chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés. Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous. Description Santé Québec Montérégie-Centre est à la recherche de candidat(e)s pour combler plusieurs remplacements pour le titre d'emploi agent(e) administratif(ve). Port d'attache: CLSC, CHSLD, Hôpital du Haut-Richelieu Description du poste L’agent(e) administratif(ve) participe à l’accueil des patients et de leurs proches qui se présentent à l’unité. À titre de premier point de contact, elle assure un service courtois, professionnel et bienveillant auprès de la clientèle. Elle collabore étroitement avec le chef d’unité, les infirmières et les autres professionnels dans la réalisation de diverses tâches administratives, notamment la gestion des rendez-vous, des examens, des dossiers des usagers, des statistiques et des communications administratives. Elle exerce également des responsabilités liées à l’utilisation d’outils bureautiques, au traitement des données et à l’organisation administrative nécessaire au bon fonctionnement de l’unité. Principales responsabilitésAccueil et service à la clientèle Accueillir les patients, les familles et les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme; Répondre aux demandes d’information et orienter la clientèle vers les services appropriés; Assurer la gestion des appels téléphoniques et le suivi des communications. Soutien administratif à l’équipe clinique Collaborer avec le chef d’unité et le personnel infirmier dans la réalisation des activités administratives; Effectuer la prise et la confirmation des rendez-vous; Assurer la gestion administrative des examens internes et externes; Procéder à l’ouverture, à la mise à jour et au suivi des dossiers des usagers; Compiler et produire différentes statistiques et rapports administratifs; Assurer la disponibilité et la mise à jour des formulaires requis par l’équipe de soins. Gestion documentaire et traitement de données Effectuer la recherche, la réception et le classement des résultats d’examens au dossier des usagers; Saisir, mettre à jour et vérifier les données dans les différents systèmes informatiques; Assurer la confidentialité et l’intégrité des renseignements contenus aux dossiers; Maintenir un système de classement efficace et conforme aux procédures établies. Soutien à l’équipe et amélioration continue Participer à l’accueil et à l’orientation des nouvelles agentes administratives; Collaborer au processus d’appréciation de la contribution lorsque requis; Participer à l’amélioration des processus administratifs du secteur; Accomplir toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’unité. Exigences Dans le cadre de l'emploi, des disponibilités de jour, de soir, d'une fin de semaine sur deux et de 35 heures/ semaine sont exigées, et ce, durant les 270 premiers jours d'ancienneté. Réussir les tests (word, excel, français et rapidité de clavier) Formation Diplôme d’études secondaires (DES) ou équivalent; Formation en secrétariat, bureautique ou administration (atout). Expérience Expérience pertinente en soutien administratif ou en service à la clientèle; Expérience dans le réseau de la santé (atout). Connaissances Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams); Excellente maîtrise du français parlé et écrit; Connaissance des systèmes informatiques du réseau de la santé (atout). Profil recherché Excellentes habiletés en service à la clientèle; Sens de l’organisation et gestion des priorités; Capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique; Rigueur et souci du détail; Initiative et autonomie; Discrétion et respect de la confidentialité; Bon jugement et professionnalisme; Esprit d’équipe et collaboration. Les Avantages Offerts 4 semaines de vacances après 1 année de service; Régime d’assurance collective; Régime de retraite; Primes de soir, de nuit, de fin de semaine; Programme d’aide aux employés.

What you’ll do

The Administrative Agent serves as the first point of contact for patients and families, providing professional reception and guidance. They support the clinical team by managing appointments, updating user files, and producing administrative reports.

Requirements

Candidates must have a high school diploma and pass tests in Word, Excel, French, and typing speed. Relevant experience in administrative support or customer service is required, with healthcare network experience being an asset.

Benefits

• 4 weeks of vacation after 1 year of service • Group insurance plan • Retirement plan • Evening, night, and weekend premiums • Employee assistance program

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer Service
• Administrative Support
• Appointment Scheduling
• Data Entry
• Medical Records Management
• Microsoft Office
• French Proficiency
• Organization
• Priority Management
• Confidentiality
• Professionalism
• Team Collaboration

Job areas

• Administrative
• Healthcare
• Customer Service & Support