Réceptionniste - Union | Receptionist - Union

Job summary

The receptionist is responsible for greeting families and visitors, managing incoming calls, and providing general administrative support. They also maintain the reception area, handle incoming mail, and assist with basic documentation and record-keeping tasks.

Job details

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates. RÉSUMÉ DU POSTE Recevoir les familles clientes et les visiteurs à la réception : accueillir, souhaiter la bienvenue, diriger et annoncer leur présence de façon courtoise et appropriée. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels, en plus des tâches de soutien administratif générales. RESPONSABILITÉS DU POSTE Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée. Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée. Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc. Aviser immédiatement la direction au sujet d’enjeux de service à la clientèle ou de sécurité Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié. Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café. Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l’ordre général. Recevoir le courrier et les colis. Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies. Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions. Exigences MINIMALES Formation Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent Expérience 6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence. Capable d’utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur. Connaissances, compétences et aptitudes Connaissance de l’informatique et de logiciels tels que la suite MS Office Ton de voix clair et professionnel. Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles. Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps. Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail. Conditions de travail En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer : Environnement de travail Le travail se fait principalement à l'intérieur Tenue de travail standard exigée Postures de travail Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments Exigences physiques Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone Heures de travail Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins Un minimum de voyage requis ----------------------------------- Receives client families and visitors at the front desk by greeting, welcoming, directing and announcing them courteously and appropriately. Answers, screens, and routes incoming phone calls plus other general office support duties JOB RESPONSIBILITIES Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room Answers routine questions associated with services, products, location directions, etc. Immediately notifies and involves management with customer service and security issues Receives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members Maintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee. Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furniture Receives incoming mail and packages Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust files May perform light typing, proofreading, data entry or printing MINIMUM REQUIREMENTS Education High School Diploma or equivalent Experience Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferred Proficient at operating telephones, fax, copier Knowledge, Skills and Abilities Working knowledge of MS Office Suite Clear and professional speaking voice and tone Professional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations Position continually requires demonstrated poise, tact and diplomacy Ability to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hours Postal Code: H3V 1E5 Category (Portal Searching): Operations Job Location: CA-QC - Montreal

What you’ll do

The receptionist is responsible for greeting families and visitors, managing incoming calls, and providing general administrative support. They also maintain the reception area, handle incoming mail, and assist with basic documentation and record-keeping tasks.

Requirements

Candidates must have a high school diploma or equivalent and at least six months of experience in an office or administrative support role. Proficiency in MS Office and the ability to operate standard office equipment are required, along with a professional demeanor.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• interpersonal skills · Preferred
• record keeping · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• scheduling · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Reception
• Customer service
• Administrative support
• Telephone etiquette
• Data entry
• MS Office Suite
• Clerical support
• Interpersonal skills
• Communication
• Record keeping
• Scheduling
• Office equipment operation
• Administrative Support
• Tactfulness
• Furniture Cleaning
• Proofreading
• Diplomacy
• Chain Of Custody
• Management
• Customer Service
• Data Entry
• Interpersonal Communications
• Microsoft Office
• Operations
• Telephone Skills
• Typing
• Professional Speaking
• Greeting Customers

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Union Representative
• Receptionist
• Receptionists (general)
• Receptionists and Information Clerks

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