Commis à la documentation

Job summary

Inventory documents and track them in a database, validate file status in document management systems, and retrieve, classify, and locate files. Follow document management and confidentiality procedures while collaborating with the team to meet deadlines and maintain an orderly, safe work environment.

Job details

Description de l'entreprise Gestion documentaire Description de l’offre d’emploi Description Du Poste Le commis au classement joue un rôle essentiel dans la bonne gestion documentaire des organisations. Il est responsable d’assurer l’organisation, la validation et la mise à jour des documents selon les procédures établies. Il participe activement au suivi, au repérage et au classement des dossiers dans les systèmes et voûtes prévues à cet effet. Sous la supervision d’un chargé de projet, il veille à la conformité, à la qualité et à la sécurité de l’information, tout en appliquant les règles de gestion documentaire et les normes de confidentialité en vigueur. Responsabilités principales Effectuer la prise d’inventaire des documents et en assurer le suivi dans une base de données (principalement Excel). Valider l’état des dossiers (ouverts, fermés ou à transférer) dans les portails ou systèmes de gestion documentaire. Sortir, classer et localiser les dossiers selon des listes préétablies. Appliquer rigoureusement les règles et procédures de gestion documentaire. Collaborer avec l’équipe de travail pour assurer la fluidité des opérations et le respect des échéanciers. Maintenir un environnement de travail ordonné et sécuritaire. Respecter la confidentialité des documents manipulés. Compétences et qualités recherchées Bon sens de l’organisation et souci du détail. Capacité à travailler de façon autonome, rigoureuse et méthodique. Connaissance de base des outils informatiques, particulièrement Excel. Rigueur, discrétion et respect des procédures. Esprit d’équipe et fiabilité dans l’exécution du travail. Conditions de travail Formation complète offerte à l’interne. Possibilités d’avancement vers des postes de technicien en documentation ou chargé de projet. Environnement de travail humain et stimulant. Mandats variés dans plusieurs régions du Québec. Un véhicule pour les déplacements est nécessaire ou la/le candidat demeure à Lévis Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues Français parlé et écrit - Élevé Expérience7 à 11 moisCompétences Assiduité et ponctualité Capacité à travailler en équipe Respect des normes et règlements

What you’ll do

Inventory documents and track them in a database, validate file status in document management systems, and retrieve, classify, and locate files. Follow document management and confidentiality procedures while collaborating with the team to meet deadlines and maintain an orderly, safe work environment.

Requirements

The role calls for strong organization, attention to detail, and the ability to work independently in a rigorous, methodical manner. Basic computer skills, particularly Excel, reliability, teamwork, discretion, and respect for procedures are expected; 7 to 11 months of experience is listed.

Listed skills

• Microsoft Excel · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Organization · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Reliability · Preferred
• punctuality · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Document Management
• Document Inventory
• Database Tracking
• Microsoft Excel
• File Validation
• File Classification
• File Retrieval
• Attention to Detail
• Organization
• Confidentiality
• Following Procedures
• Teamwork
• Reliability
• Punctuality

Job areas

• Administrative
• Technology

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