Agent(e) de liaison administratif auxiliaire

Job summary

The incumbent provides administrative support to the residential property management department, including tracking performance metrics and generating vacancy reports. They also coordinate communications with external managers and ensure compliance with organizational policies and management agreements.

Job details

La Société d’habitation et de développement de Montréal est une société paramunicipale à but non lucratif et financièrement autonome. Chef de file en gestion immobilière et en développement immobilier responsable, elle favorise l’amélioration des milieux de vie des Montréalais en contribuant au développement économique et social de la Ville de Montréal par la mise en valeur d’actifs immobiliers de nature résidentielle, institutionnelle, industrielle, commerciale et culturelle sur son territoire. Elle est à la recherche d’un candidat dynamique et motivé afin de pourvoir de façon temporaire le poste syndiqué suivant : Quel serait votre quotidien ? L’objectif principal de la fonction est d’assurer et d’effectuer un soutien administratif à l’ensemble de la direction de la gestion immobilière résidentielle. Dans le cadre de ses activités professionnelles, le titulaire du poste a pour principaux mandats de : Collabore à la mise en place de divers systèmes de suivis et d’outils de mesure relatifs à la performance des gestionnaires externes et internes de la Direction de la gestion immobilière résidentielle; Génère les rapports mensuels du taux de vacances pour les logements et les stationnements du parc résidentiel géré à l’interne et à l’externe; Calcule les honoraires pour les travaux majeurs des gestionnaires externes; S’assure que le tableau prévisionnel des travaux majeurs est acheminé aux gestionnaires externes et internes; S’assure que les actions nécessaires sont prises au moment opportun pour aviser les gestionnaires externes et internes des travaux à venir; Assure les suivis pour la remise de documents auprès des gestionnaires externes et l’application des normes de la SHDM comme prévu à la convention de gérance, soit la remise de la preuve d'assurance et la remise des rapports et des certificats d'inspection d’alarme-incendie annuellement, le rapport trimestriel pour les punaises, le respect des processus d’appel d'offres, la transmission de documents demandés par la SHDM (factures et preuves de paiement) pour le calcul des honoraires pour les travaux majeurs, les remises en état, les travaux et l’entretien des immeubles; Recommande les modifications souhaitables à la convention de gérance à son supérieur immédiat; Assure les suivis nécessaires relatifs aux associations des propriétés Autonomie+; Collecte les données pertinentes pour évaluer la prestation des gestionnaires externes et internes; Organise les visites administratives des projets; Collabore à l’organisation des séances d’information et de formation avec les gestionnaires externes et internes pour assurer l’uniformisation et la standardisation des pratiques; Assure la bonne communication des objectifs de la SHDM aux gestionnaires externes; Voit à l’application et au respect des politiques, des procédures et des règlements de la SHDM; Identifie et acheminer toute problématique à son supérieur; Effectue toute tâche connexe et de même nature à la demande de son supérieur. Correspondez-vous au profil recherché ? Détient un diplôme d’études collégiales en administration ou dans une discipline pertinente; Possède un minimum de deux (2) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire. Toute expérience dans le domaine municipal constitue un atout; Maîtrise les outils de la suite MS Office, particulièrement Excel; Possède une excellente maîtrise du français dans l’expression orale et écrite, possède des connaissances de l’anglais (un atout), a une grande capacité d’adaptation aux différentes clientèles et souci aigu du service auprès de la clientèle, a d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles; fait preuve de discrétion et confidentialité ainsi que de rigueur et d’intégrité, démontre une excellente capacité de synthèse et d’analyse, a une bonne tolérance au stress et un sens de l’organisation ainsi qu’une bonne gestion des priorités. Qu’est-ce que notre collaboration vous apportera? L’échelle salariale pour le poste se situe entre 55 784 $ et 67 597$. Des Conditions D’emploi Des Plus Concurrentielles Sont Offertes, Dans Une Entreprise à Taille Humaine Qui Contribue à Répondre Aux Enjeux De L’immobilier Abordable Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine; Facilement accessible en métro : Station Berri UQAM

What you’ll do

The incumbent provides administrative support to the residential property management department, including tracking performance metrics and generating vacancy reports. They also coordinate communications with external managers and ensure compliance with organizational policies and management agreements.

Requirements

Candidates must hold a college diploma in administration or a related field and possess at least two years of relevant experience. Proficiency in the MS Office suite, particularly Excel, and strong communication skills in French are required.

Benefits

• Hybrid work model • Telework options • Competitive employment conditions

Listed skills

• Time management · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• interpersonal skills · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Data analysis · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• MS-Office · Preferred
• Communication · Preferred
• Reporting · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Data analysis
• Reporting
• MS Office
• Excel
• Communication
• Interpersonal skills
• Organization
• Time management
• Attention to detail
• Integrity
• Confidentiality
• Problem solving
• Property management support

Job areas

• Administrative
• Government & Public Sector
• Management & Leadership