Adjoint(e) exécutif(ve)

Job summary

Act as the right hand to the Senior VP of IT, managing agendas, executive documentation, and internal communications. Coordinate IT performance indicators, financial tracking of supplier invoices, and the implementation of the IT strategic plan.

Job details

Lieu de travail : 9001, boul. de l'Acadie, bureau 200, Montréal (Québec) H4N 3H7 Mode de travail hybride : 4 jours en présentiel au bureau, 1 jour en télétravail Statut : Permanent, Temps plein VOTRE RÔLE Vous agirez comme bras droit au vice-président principal TI et à son comité de gestion pour l’accompagnement de la planification et de la gestion et production documentaire. Vous collaborerez également à la gestion administrative, à l’organisation d’événements et à l’élaboration de communications destinées à l’équipe. Vous développerez des outils de communication pertinents et veillerez à maintenir des relations positives et efficaces avec les parties prenantes internes et externes, afin de soutenir la crédibilité et assurer une intégration harmonieuse de la fonction. Votre mandat consistera à: Soutien administratif, gouvernance et communications * Gérer de manière proactive l’agenda du vice-président principal TI (CIO) et coordonner les priorités; * Coordonner la préparation et la logistique des rencontres et comités (exemples: comités TI du CA, comités de gestion, communautés de pratique, différentes rencontres et évènements avec nos partenaires); * Assurer la qualité, la cohérence et la mise en forme des documents exécutifs et des présentations; * Préparer les communications internes et les présentations stratégiques; * Assurer le suivi rigoureux des décisions et des actions issues des comités; * Maintenir à jour la documentation (SharePoint, Teams et autres outils collaboratifs); * Assurer un haut niveau de confidentialité dans la gestion de l’information; * Assister les membres de l’équipe de gestion dans leurs besoins administratifs. Coordination et performance TI * Coordonner les livrables clés de l’équipe TI et en assurer le suivi; * Suivre les indicateurs de performance TI et produire les rapports associés; * Participer à la mise en œuvre et au suivi du plan stratégique TI; * Suivre et analyser les consommations technologiques (cloud, téléphonie, licences, Copilot, etc.); * Assurer le suivi de l’inventaire TI et collaborer aux mécanismes de gestion des actifs; * Contribuer au développement et à la structure des outils de gestion documentaire; * Agir à titre de facilitateur dans la coordination des initiatives et projets de l’équipe. Gestion financière et support organisationnel * Assurer le suivi des factures fournisseurs TI et des comptes de dépenses; * Participer au suivi budgétaire et à la production de tableaux de bord financiers; * Maintenir à jour l’organigramme, les contrats et l’ensemble de la documentation administrative du secteur; * Supporter les activités administratives courantes et contribuer à l’organisation des réunions et événements; * Veiller au respect des processus administratifs et financiers en place. VOUS POSSÉDEZ LE PROFIL SUIVANT * Diplôme d’études collégiales ou universitaire dans un domaine pertinent, avec un minimum de cinq années d’expérience pertinente; * Excellente maîtrise de la Suite MS Office 365 et d’outils informatiques; * Capacité à fournir un travail impeccable avec parfois de courts échéanciers et même sous pression; * Sens de l’organisation aiguisé avec une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément; * On vous reconnaît pour votre sens de l’initiative et votre curiosité intellectuelle; * Capacité à mener des dossiers de façon autonome avec une approche proactive; * Sensibilité aux notions entourant la confidentialité, la discrétion, ainsi que de bonnes qualités de jugement; * En raison de la nature du poste qui nécessite des interactions avec des fournisseurs et clients internes hors Québec, le bilinguisme en français et en anglais est exigé pour ce poste. VOS AVANTAGES Développer ses talents, ça veut dire prendre soin de soi, apprendre de nouvelles choses et partager ses expériences. On propose donc différentes initiatives pour que vous puissiez vous accomplir pleinement au travail, dont : * Faire partie d’une équipe dont le développement professionnel est au cœur de ses valeurs ; * Programme flexible d’aménagement du travail ; * Régime flexible d’assurances collectives et régime de retraite à cotisations déterminées dès l’entrée en fonction ; * Bonification annuelle ; * Rabais corporatifs auprès de nos partenaires (Olymel et BMR) ; * Formations adaptées à vos besoins ; * Programme d’aide aux employés et à la famille et télémédecine ; * Plateformes virtuelles de mieux-être et de mise en forme.

What you’ll do

Act as the right hand to the Senior VP of IT, managing agendas, executive documentation, and internal communications. Coordinate IT performance indicators, financial tracking of supplier invoices, and the implementation of the IT strategic plan.

Requirements

Requires a college or university degree with at least five years of relevant experience and fluency in both French and English. Must be proficient in MS Office 365 and possess strong organizational skills and discretion.

Benefits

• Professional development • Flexible work arrangement program • Flexible group insurance plan • Defined contribution pension plan • Annual bonus • Corporate discounts • Tailored training • Employee and family assistance program • Telemedicine • Virtual wellness and fitness platforms

Listed skills

• Project management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive Support
• Calendar Management
• Event Planning
• Internal Communications
• Document Production
• Performance Tracking
• Budget Monitoring
• Bilingualism (French/English)
• MS Office 365
• SharePoint
• Microsoft Teams
• Administrative Management
• Confidentiality
• Project Coordination
• Financial Tracking
• Stakeholder Relations

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Technology
• Finance & Accounting