Adjoint(e), Services linguistiques | Assistant, Linguistic Services

Job summary

The role involves processing, formatting, and quality-checking specialized legal and administrative documents to support translators and revisors. Additional duties include managing translation projects and handling external supplier invoicing.

Job details

Pourquoi choisir Stikeman Elliott : * Reconnu comme l’un des Employeurs de choix au Canada depuis 2009. * Rémunération attrayante et révision salariale annuelle. * Gamme complète d’avantages sociaux pour les employés, comprenant : * des comptes de dépenses - soins de santé et gestion mieux-être; * un programme de cotisations de REER; * l’accès à la télémédecine 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7; et * un programme de formation continue. * Environnement de travail inclusif et encourageant. * Télétravail Raison d’être du poste : Le/la titulaire est une personne polyvalente et à l’affût des dernières nouveautés en matière de logiciel de bureautique afin de réaliser le traitement de divers documents spécialisés dans le domaine juridique et administratif. Supérieur immédiat : Ce poste relève de la Directrice, Services linguistiques. Responsabilités clés : * Créer et modifier des documents par le biais du traitement de texte, de la numérisation ou autres méthodes; * Assurer la pleine satisfaction de la clientèle interne, principalement des traducteurs et des réviseurs; * Modifier les documents : mise en page, conversion de styles, indexation, etc.; * Participer à des projets de traduction en assurant le traitement préalable de certains documents; * Veiller à la vérification de certains documents avant leur livraison aux clients; * Remplacer à l’occasion les autres Adjointes, Services linguistiques avec la gestion des documents à traduire et la facturation des fournisseurs externes. Formation et expérience exigées : * Diplôme d’études en secrétariat ou formation équivalente; * Minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente; * Bonne connaissance du fonctionnement d’un service de traduction au sein d’un cabinet juridique * Certification Microsoft Office, un atout. Qualités requises : * Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit) compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet; * Connaissances avancées des logiciels de bureautique, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook; * Excellent service à la clientèle; * Très bonne organisation du travail; * Souci du détail, autonomie et esprit d’équipe; * Capacité à travailler dans un environnement dynamique. ENG Why choose Stikeman Elliott: * Recognized as one of Canada’s Best Employers since 2009 * Enticing compensation package and annual review * Comprehensive employee benefits and perks including: * Health & Wellness Spending Accounts * Matching RRSP contributions * Access to telemedicine available 24/7 * Continuing education program * Supportive and inclusive work environment * Remote work Job description: The successful candidate is a versatile individual who keeps abreast of the latest office automation software to process various specialized documents in the legal and administrative fields. Immediate supervisor: This position reports to the Director, Linguistic Services Key responsibilities: * Create and modify documents through word processing, scanning and other methods * Ensure the complete satisfaction of the internal clients, mainly translators and revisors * Modify documents: changes to formatting, styles and indexing * Participate in translation projects by pre-processing certain documents * Ensure quality control of documents before delivery to the client * Occasionally replace the other Linguistic Services Assistants with respect to file management and invoicing of external suppliers Education and experience requirements: * Diploma in office automation or equivalent * Minimum 2 years of relevant experience * Good knowledge of the functioning of a translation department within a law firm * Microsoft Office Certification, an asset Qualifications: * Bilingual written and spoken (French and English) given the clientele, mandates, and international scope of the firm * Advanced knowledge of office automation software, in particular Word, Excel, PowerPoint and Outlook * Excellent client service * Organizational and priority management skills * Attention to detail, autonomy and team spirit * Ability to work in a fast-paced environment

What you’ll do

The role involves processing, formatting, and quality-checking specialized legal and administrative documents to support translators and revisors. Additional duties include managing translation projects and handling external supplier invoicing.

Requirements

Candidates need a diploma in office automation or equivalent and at least two years of relevant experience, preferably within a law firm's translation department. Proficiency in Microsoft Office and bilingualism in French and English are required.

Benefits

• Health Spending Account • Wellness Spending Account • Matching RRSP Contributions • Telemedicine Access • Continuing Education Program

Listed skills

• Customer service · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Word Processing
• Document Formatting
• Bilingualism (French/English)
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Outlook
• Client Service
• Organization
• Attention to Detail
• Quality Control
• Invoicing

Job areas

• Administrative
• Legal
• Customer Service & Support