Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

The administrative assistant will provide comprehensive support to site operations, including health and safety documentation, financial processing, and procurement tasks. They are responsible for maintaining organized filing systems and coordinating communications across various departments to ensure site efficiency.

Job details

Lieu : Colombier, QC Résumé du poste Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e), proactif(ve) et polyvalent(e) pour soutenir les activités quotidiennes de notre site. Ce poste convient parfaitement à une personne aux compétences variées qui apprécie la diversité dans son travail et qui est fière de contribuer à l’efficacité d’une équipe. La personne retenue fournira un soutien administratif à plusieurs fonctions, notamment les opérations, la santé et sécurité, les finances et la gestion documentaire. Elle jouera un rôle clé dans l’amélioration de l’organisation du site, le maintien d’une documentation précise, la coordination des activités et le bon fonctionnement des opérations. Principales responsabilités Soutien administratif et aux opérations Fournir un soutien administratif général au gestionnaire des opérations et à l’équipe de direction du site. Participer à l’organisation des horaires, des réunions et des activités du site. Assurer la coordination des communications entre les différents départements et soutenir les opérations quotidiennes du site. Contribuer à la mise en place et au maintien de systèmes et de processus administratifs efficaces et structurés. Participer à des projets spéciaux et accomplir toute autre tâche connexe au besoin. Soutien en santé, sécurité et environnement (SSE) Maintenir à jour les dossiers, registres et documents relatifs à la santé, à la sécurité et à l’environnement. Assurer le suivi des dossiers de formation, des inspections et des exigences de conformité. Soutenir la préparation et la distribution de documents liés à la santé et à la sécurité. Veiller à l’exactitude, à la mise à jour et à l’archivage adéquat des dossiers. Soutien aux finances et à l’approvisionnement Créer et traiter les bons de commande. Participer au suivi des factures et à la gestion de la documentation liée à l’approvisionnement. Maintenir les dossiers d’achats et soutenir l’équipe des finances dans diverses tâches administratives. S’assurer que toute la documentation est complète et classée adéquatement. Gestion documentaire et organisation du site Organiser, maintenir et archiver les dossiers physiques et électroniques. Développer et améliorer les systèmes de classement afin de garantir un accès rapide et efficace à la documentation. Participer aux processus de contrôle documentaire et de conservation des documents. Soutenir les initiatives visant à améliorer l’efficacité, l’organisation et la conformité administrative du site. Qualifications Formation postsecondaire en administration des affaires, en bureautique ou dans un domaine connexe (un atout). Expérience préalable dans un rôle de soutien administratif. Expérience de soutien à plusieurs départements ou fonctions (préférable). Expérience avec les bons de commande, la tenue de dossiers ou la documentation liée à la conformité (un atout). Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Teams). Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps. Grand souci du détail et de l’exactitude. Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et en évolution rapide. Autonomie, adaptabilité et esprit d’initiative. Excellentes habiletés interpersonnelles et de communication. Ce que nous recherchons Nous recherchons une personne qui aime porter plusieurs chapeaux et qui est à l’aise de passer d’un mandat administratif à des responsabilités liées aux opérations, à la santé et sécurité ou aux finances. La personne idéale est débrouillarde, organisée et motivée par l’idée d’aider un site à devenir plus efficace, mieux structuré et plus performant. Joignez-vous à notre équipe et contribuez à bâtir les systèmes, l’organisation et les fondations administratives qui permettent à notre site de fonctionner à son plein potentiel.

What you’ll do

The administrative assistant will provide comprehensive support to site operations, including health and safety documentation, financial processing, and procurement tasks. They are responsible for maintaining organized filing systems and coordinating communications across various departments to ensure site efficiency.

Requirements

Candidates should have post-secondary education in business administration or a related field and prior experience in an administrative support role. Proficiency in the Microsoft Office suite and strong organizational skills are essential for managing multiple priorities in a dynamic environment.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Operations support
• Document management
• Health and safety compliance
• Financial support
• Procurement
• Microsoft Office
• Word
• Excel
• Outlook
• Teams
• Time management
• Organizational skills
• Communication
• Attention to detail
• Adaptability
• Document Management
• Administrative Support
• Record Keeping
• Organizational Skills
• Document Control
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Business Administration
• Management
• Data Entry
• Finance
• Inventory Management
• Microsoft Outlook
• Office Management
• Operations
• Safety Standards
• Purchasing
• Time Management
• Coordinating
• Filing
• Detail Oriented

Job areas

• Administrative
• Manufacturing
• Finance & Accounting
• Security & Safety
• Management & Leadership
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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