Spécialiste approvisionnement & facturation - projet ALTO / Cadence

Job summary

The specialist will manage the administrative and financial aspects of field investigation invoices, ensuring accuracy, compliance, and traceability. They will also track project budgets, prepare financial reports, and coordinate with subcontractors and technical teams to validate services rendered.

Job details

SYSTRA Canada fait partie du groupe SYSTRA, un groupe international de conseil et d'ingénierie, leader mondial dans la conception d'infrastructures de transport. SYSTRA Canada est une société d'ingénierie et de conseil dont la vocation première est d'offrir des solutions de transport, qu'il s'agisse de passagers ou de marchandises : études de faisabilité pour la construction d'une nouvelle ligne ferroviaire, augmentation de la capacité de l'infrastructure existante, privatisation d'un chemin de fer. Contexte Dans le cadre des campagnes d’investigation terrain (milieu physique, géophysique, arpentage, géomorphologie, etc.), le candidat sera appelé à assurer la gestion administrative et financière des factures liées aux activités d’investigation terrain, en garantissant leur exactitude, conformité et traçabilité, tout en respectant les délais contractuels et les procédures internes du projet. Missions/Responsabilités Gestion des factures Réception et vérification des factures émises par les sous-traitants, prestataires et fournisseurs (laboratoires, bureaux d’études, experts terrain, etc.). Contrôle de la conformité des factures avec les bon de commande, contrats et rapports d’avancement des campagnes terrain. Validation technique et financière en collaboration avec les équipes techniques (géophysique, topographie, etc.) et la comptabilité. Archivage et traçabilité des documents dans le système de gestion du projet (logiciel dédié, base de données, etc.). Suivi financier et reporting Suivi des budgets alloués aux investigations terrain et alerte en cas de dépassement ou d’anomalies. Élaboration de tableaux de bord pour le suivi des coûts par type de prestation (géophysique, arpentage, etc.). Reporting régulier à la direction du projet sur l’état des factures, les retards éventuels et les risques financiers. Relation avec les parties prenantes Liaison avec les sous-traitants pour clarifier les éléments facturés (méthodologies, volumes, tarifs). Coordination avec les équipes techniques (géologues, topographes, etc.) pour valider l’adéquation entre les prestations réalisées et les factures. Collaboration avec la comptabilité et les achats pour assurer le paiement dans les délais impartis. Conformité et audit Respect des procédures internes et des règlementations en vigueur (normes comptables, fiscales, etc.). Préparation des dossiers pour les audits internes ou externes. Mise à jour des processus de facturation en fonction des évolutions du projet. Profil/Compétences Formation : Diplôme d’études collégiales ou universitaires en comptabilité, administration, finance, gestion ou dans un domaine connexe. Nombre d’année d’expérience : De 5 à 7 ans d’expérience pertinente en facturation, administration contractuelle, approvisionnement, comptabilité de projet ou coordination administrative. Compétences techniques : Expérience en soutien à des équipes de projet multidisciplinaires. Maîtrise de la facturation et du rapprochement documentaire Bonne connaissance des bons de commande, contrats et sous-contrats Maîtrise d’Excel et des systèmes ERP ou logiciels comptables Capacité à analyser les écarts de facturation et à en assurer le suivi Habilités à communiquer clairement à l’oral comme à l’écrit, en français comme en anglais* * Raisons de l'exigence du bilinguisme : Vous aurez l'occasion de collaborer avec une clientèle variée, incluant des entreprises francophones et anglophones. Le bilinguisme est donc fondamental pour bâtir des relations solides avec nos clients, saisir leurs besoins particuliers et communiquer efficacement dans leur langue de prédilection. Compétences interpersonnelles : Sens de l’organisation Rigueur et souci du détail Capacité à gérer plusieurs priorités Excellentes habiletés de communication et de collaboration SYSTRA Canada s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. SYSTRA Canada applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et les personnes handicapées à soumettre leur candidatures. Nous utilisons des outils dotés d'intelligence artificielle sur notre plateforme de recrutement (iCIMS) pour les tâches telles que l'analyse de CV et l'appariement de candidats. Ces outils ne prennent pas de décisions d'embauche: toutes les candidatures sont examinées par un spécialiste en acquisition de talents, et les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. Pour toute question sur notre processus de recrutement ou nos outils d'IA, veuillez contacter infocanada@systra.com. Note: Dans cette description, l'usage du genre masculin a pour seul but d'alléger le texte et inclut le genre féminin. Workplace Type Hybrid

What you’ll do

The specialist will manage the administrative and financial aspects of field investigation invoices, ensuring accuracy, compliance, and traceability. They will also track project budgets, prepare financial reports, and coordinate with subcontractors and technical teams to validate services rendered.

Requirements

Candidates must hold a college or university degree in accounting, administration, finance, or a related field. A minimum of 5 to 7 years of relevant experience in invoicing, contract administration, or project accounting is required, along with proficiency in Excel and ERP systems.

Listed skills

• invoicing · Preferred
• Procurement · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• ERP systems · Preferred
• Financial Reporting · Preferred
• Compliance · Preferred
• Stakeholder Management · Preferred
• Data analysis · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Invoicing
• Contract administration
• Procurement
• Project accounting
• Administrative coordination
• Excel
• ERP systems
• Financial reporting
• Budget tracking
• Compliance
• Document reconciliation
• Stakeholder management
• Bilingualism
• Data analysis
• Audit preparation
• Budget Management
• Compliance Auditing
• Administrative Support
• Microsoft Excel
• Accounting
• Data Analysis
• Budgeting
• Auditing
• Reconciliation
• Multilingualism
• Management
• Quality Auditing
• Consulting
• Contract Management
• Enterprise Resource Planning
• Finance
• Financial Statements
• Project Management
• Project Accounting
• Stakeholder Management
• Subcontracting
• Coordinating

Job areas

• Finance & Accounting
• Administrative
• Consulting
• Transportation
• Engineering
• Lead Billing Specialist
• Inventory / Supply Specialist
• Stock Clerks
• Shipping, Receiving, and Inventory Clerks

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