Adjoint·e administratif·ve / Administrative Assistant

''This job description is only available in French'' Description du poste L’adjoint·e administratif·ve assure un soutien administratif pour la gestion des immeubles résidentiels et commerciaux. La personne coordonne les activités liées à la location, à la communication avec les locataires, à la gestion documentaire et aux suivis opérationnels. Vos responsabilités Préparer les annonces et mettre à jour les plateformes de location Répondre aux candidats intéressés et préparer les documents pour les enquêtes de crédit Planifier les visites Préparer et classer les baux ainsi que la documentation pour les nouveaux locataires Mettre à jour les tableaux et les bases de données des locataires et des entrepreneurs/sous-traitants Traiter les demandes de cession de bail et assurer les suivis nécessaires Rédiger et envoyer les communications aux locataires Gérer les retards de paiement et appliquer les frais Effectuer la collecte des loyers, les dépôts, les paiements de factures et assurer le suivi avec la comptabilité Préparer et rédiger les documents nécessaires aux dossiers de litige, et envoyer les documents requis Assister à la préparation des dossiers pour le Tribunal administratif du logement (TAL) et suivre l’évolution des dossiers Planifier et coordonner les horaires des gens de service Tenir à jour les listes d’inventaire Effectuer les suivis périodiques liés aux entretiens, inspections, assurances et autres Mettre à jour le tableau de maintenance des immeubles et les rapports d’inspection Profil recherché Expérience pertinente en administration immobilière ou en soutien administratif dans un contexte résidentiel et/ou commercial Très bonne maîtrise des outils numériques et de la suite Microsoft Office Excellentes habiletés en communication écrite et verbale, en français et en anglais Sens de l’organisation, polyvalence, rigueur et autonomie Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à répondre efficacement aux urgences Discrétion, professionnalisme et souci du détail Conditions de travail 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, entre 8 h et 16 h (horaire flexible au besoin) Salaire entre 45 000 $ et 55 000 $ par année Possibilités de développement professionnel Vous souhaitez contribuer activement à la gestion administrative et faire une réelle différence auprès d’une équipe engagée ? Postulez dès maintenant !

The administrative assistant manages daily operations for residential and commercial properties, including tenant communications, lease documentation, and rent collection. They also coordinate maintenance schedules, handle legal documentation for the housing tribunal, and maintain property databases.

Candidates should have relevant experience in property management or administrative support within a residential or commercial context. Proficiency in Microsoft Office and strong bilingual communication skills in English and French are required.

• Professional development opportunities

• OrganizationPreferred
• Administrative SupportPreferred
• Attention to detailPreferred
• Microsoft OfficePreferred
• Data entryPreferred
• schedulingPreferred
• Conflict ResolutionPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Property management
• Administrative support
• Microsoft Office
• Lease management
• Tenant communication
• Rent collection
• Document management
• Conflict resolution
• Scheduling
• Data entry
• Accounting support
• Inspection reporting
• Bilingualism
• Organization
• Attention to detail
• Maintenance Coordination
• Commercial Real Estate
• Document Management
• Administrative Support
• Bilingual (French/English)
• Accounting
• Multilingualism
• Management
• Communication
• Conflict Resolution
• Data Entry
• Data Management
• Property Management
• Inventory Management
• Invoicing
• Operations
• Real Estate
• Rent Collection
• Detail Oriented

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support
• Legal
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

Minimum experience

2+ years

Posting language

French

Working hours

38 hours per week