Adjoint(e) au bureau médical

Job summary

The medical office assistant will manage patient files, handle reception duties, and ensure efficient communication between patients, medical staff, and external providers. They are responsible for data entry, billing, and maintaining the confidentiality and accuracy of medical records.

Job details

DESCRIPTION Lieu : 600 boulevard de Maisonneuve Ouest, Montréal H3A 3J2 (100% en présentiel) Statut : Permanent, temps plein (37.5 heures/semaine) Horaire : Lundi au vendredi 7h00-17h00 (variable selon les opérations) Créez des expériences exceptionnelles pour les clients. Joignez-vous à notre équipe Notre équipe est composée de professionnels dynamiques, orientés vers une livraison de service efficace en toute confidentialité et sans faille. Vous savez naviguer dans un environnement en constante évolution? Vous êtes organisé, méthodique et le multi-tâches est votre allié? Lisez ce qui suit! Voici l’influence que vous aurez et ce que nous accomplirons ensemble Notre bureau médical est au cœur de nos transactions et de nos relations patients/clients. Vous aurez à interagir de façon régulière avec notre clientèle en utilisant diverses approches et outils à votre disposition. Vous renseignerez notre clientèle sur l'état de leur visite, de documents ou informations à fournir, sur nos processus d'affaires, etc. Vous serez en relation avec nos fournisseurs de service afin d'assurer l'obtention de nos résultats médicaux dans le but de finaliser les dossiers dans les délais prescrits. Vous aurez également à travailler étroitement en collaboration et de communiquer avec vos collègues internes, externes et médecins concernant la finalisation de nos dossiers médicaux. Voici comment * Accueillir les clients de façon professionnelle et agréable à la réception * Répondre aux appels provenant de l’interne * Remettre aux candidats divers formulaires à remplir avant de rencontrer les professionnels de la santé et s'assurer que tout est complété en bonne et due forme avant d'autoriser leur départ * Faire payer les clients, fermer et balancer la caisse en fin de journée * Travailler en étroite collaboration avec la coordonnatrice afin de s'assurer du bon roulement des opérations et respecter les heures de rendez-vous * Répondre aux diverses demandes de nos clients avec courtoisie, confidentialité et professionnalisme * Assurer une gestion complète des dossiers, des retours d’appels, des demandes de médecin sur place, etc. * Effectuer l’entrée de données avec précision dans nos systèmes informatiques et s’assurer de maintenir les dossiers à jour * Gérer le classement des résultats reçus aux dossiers médicaux * Assurer le suivi des résultats manquants * Finaliser les dossiers à l’intérieur des délais prescrits * Remettre tous les dossiers au personnel médical pour révision et évaluation complète de la condition médicale * Transmettre les résultats aux clients corporatifs et parfois aux candidats * Procéder à la facturation des dossiers * Assurer un suivi régulier et rigoureux des dossiers en suspens * Communiquer et collaborer avec différents départements à l’interne à des fins de maximisation des processus et de livraison de service * Monter les dossiers patients selon les protocoles établis selon les rendez-vous pris dans l’horaire du médecin et infirmières * Répondre aux demandes des patients et clients concernant les copies de dossiers QUALIFICATIONS Vous possèdez * Diplôme d’études secondaires * 1 à 2 années d’expérience dans un poste similaire ou en travail de bureau * Bilinguisme (parlé et écrit) * Bonne connaissance de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word), habilitées informatiques * Personne minutieuse, méthodique et attentionnée aux détails * Autonomie et sens de l’organisation développés * Orienté vers l’excellence au service à la clientèle * Esprit d’équipe démontré Atouts * Formation en secrétariat/secrétariat médical * Expérience en milieu médical Une connaissance intermédiaire de l'anglais est requise, car vous serez appelé(e) sur une base régulière à interagir en anglais avec des parties externes (par ex. clients, fournisseurs ou partenaires externes); à interagir en anglais avec des parties internes (par ex. collègues ou parties prenantes); à travailler dans un environnement informatique anglais dans le cadre des tâches liées à ce poste dont la portée est nationale.

What you’ll do

The medical office assistant will manage patient files, handle reception duties, and ensure efficient communication between patients, medical staff, and external providers. They are responsible for data entry, billing, and maintaining the confidentiality and accuracy of medical records.

Requirements

Candidates must have a high school diploma and 1 to 2 years of experience in a similar office or medical role. Proficiency in Microsoft Office and bilingualism in English and French are required.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Billing · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Medical office administration
• Customer service
• Data entry
• Bilingualism
• Microsoft Office
• Outlook
• Excel
• Word
• Confidentiality
• Multitasking
• Billing
• Record management
• Professional communication
• Organization
• Attention to detail
• Administrative Support
• Office Administration
• Bilingual (French/English)
• Multilingualism
• Management
• Medical Records
• Customer Service
• Communication
• Data Entry
• Medical Office Procedures
• Microsoft Outlook
• Scheduling
• Detail Oriented

Job areas

• Administrative
• Healthcare
• Customer Service & Support
• Medical Office Assistant
• Registrar / Patient Service Representative
• Health Care Assistants
• Patient Representatives
• Health Technologists and Technicians, All Other