Associé administratif/Réceptionniste - Clinique

Job summary

The administrative associate will welcome clients, manage appointments, and handle billing and cash reconciliation for the clinic. They will also provide administrative support, manage incoming patient emails, and ensure the reception area remains clean and organized.

Job details

Description Lieu : 600 boulevard de Maisonneuve Ouest, Montréal H3A 3J2 (100% en présentiel) Statut : Permanent, temps plein (37.5 heures/semaine) Horaire : Lundi au vendredi (doit être disponible pour un horaire qui peut varier entre 6h30 et 19h00, selon les besoins opérationnels). *À noter qu’il y aura environ deux quarts de soir par mois; l’horaire sera donc principalement de jour. Joignez-vous à notre équipe Notre clinique réunit une équipe dynamique et passionnée, engagée à offrir une expérience client exceptionnelle et à assurer des interactions humaines de qualité avec les patients. En tant qu’associé(e) administratif(ve), vous effectuerez diverses tâches administratives, offrirez un service à la clientèle de haut niveau auprès de patients exécutifs et collaborez avec l’équipe pour atteindre les objectifs du service. Pourquoi rejoindre TELUS Santé? Régime de retraite avec cotisations de l’employeur accessible dès le premier jour Plan d’assurances collectives accessible dès le premier jour 3 semaines de vacances et 3 journées bien-être par année (jours de congé payés) Plan d’achat d’actions TELUS Compte bien-être d’un minimum de 500 $ (pouvant aller jusqu’à 700 $), pouvant être utilisé pour des dépenses telles que les abonnements au gym, Vêtements de sport, journée au spa et plus encore Jusqu’à 5 000 $ par année pour le soutien en santé mentale 40 % de rabais sur les forfaits mobiles TELUS et Koodo Et plus encore Voici comment Accueillir les clients de façon professionnelle et courtoise Répondre aux appels internes Effectuer la facturation des clients Balancer et fermer la caisse en fin de journée Gérer les rendez-vous (confirmations, modifications, annulations) Collaborer avec la coordonnatrice pour assurer le bon déroulement des opérations Répondre aux questions des clients et minimiser les temps d’attente Ouvrir et/ou fermer la réception de la clinique Gérer les courriels entrants des patients Participer à la réconciliation de fin de mois Maintenir l’esthétique, l’approvisionnement et la propreté de l’aire de service Offrir un soutien administratif et effectuer des remplacements au besoin Toutes autres tâches connexes Qualifications Vous possédez Diplôme d’études secondaires complété Minimum 1 an d’expérience en service à la clientèle Bilinguisme (français et anglais), oral et écrit Connaissances de base de MS Office (Outlook, Excel, Word) Excellente attention aux détails et rigueur Connaissance de la terminologie médicale (atout) Professionnalisme, courtoisie et discrétion Rapidité d’exécution et respect de la confidentialité Ponctualité et assiduité Bonne gestion du stress et des priorités Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément Présentation professionnelle et soignée Une connaissance avancée de l'anglais est requise, car vous serez appelé(e) sur une base régulière à interagir en anglais avec des parties externes (par ex. clients, fournisseurs ou partenaires externes); à interagir en anglais avec des parties internes (par ex. collègues ou parties prenantes); à travailler dans un environnement informatique anglais dans le cadre des tâches liées à ce poste dont la portée est nationale.

What you’ll do

The administrative associate will welcome clients, manage appointments, and handle billing and cash reconciliation for the clinic. They will also provide administrative support, manage incoming patient emails, and ensure the reception area remains clean and organized.

Requirements

Candidates must have a high school diploma and at least one year of customer service experience. Proficiency in both English and French, along with basic MS Office skills, is required for this role.

Benefits

• Retirement plan with employer contributions
• Group insurance plan
• 3 weeks of vacation
• 3 wellness days
• TELUS stock purchase plan
• Wellness account ($500-$700)
• Mental health support (up to $5,000 per year)
• 40% discount on TELUS and Koodo mobile plans

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• MS-Office · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Billing · Preferred
• Appointment Scheduling · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Time management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer service
• Administrative support
• Bilingualism
• MS Office
• Outlook
• Excel
• Word
• Billing
• Cash management
• Appointment scheduling
• Medical terminology
• Attention to detail
• Confidentiality
• Stress management
• Time management
• Professionalism
• Microsoft Excel
• Detail Oriented
• Microsoft Outlook
• Customer Service
• Time Management
• Administrative Support
• Multilingualism
• Bilingual (French/English)
• Cash Management
• Stress Management
• Setting Appointments
• Cash Reconciliation
• Medical Terminology

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Healthcare
• Administrative Receptionist
• Receptionist
• Receptionists (general)
• Receptionists and Information Clerks

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