Technicien(ne) en gestion documentaire - Saguenay

Job summary

Manage, verify, distribute, and classify project documents in the electronic document management system, while tracking document status and updating project records. Support internal and external users, train them on document management systems and procedures, and raise technical issues or recommend improvements.

Job details

Pour Tetra Tech, c’est l’humain d’abord et avant tout. Nous sommes conscients que nos gens sont notre force, et c’est pourquoi nous en faisons notre priorité. Tetra Tech c’est 25 000 employés aux quatre coins du monde, c’est 5.5 milliards $ de chiffre d’affaires, et plus de 125 000 projets dans 125 pays annuellement. C ’ est é galement 3 500 employ é s au Canada dont 1 300 au Qu é bec , qui travaillent avec les plus grands clients d ’ ici et d ’ ailleurs. Le développement durable fait partie de nos valeurs et nous l’intégrons au quotidien afin d’améliorer la situation de nos clients et celle de la planète. Nos projets et défis multidisciplinaires sont de portée locale, nationale et internationale. Ton Rôle Relevant du Chef d’équipe Gestion documentaire, le(la) technicien(ne) travaille en étroite collaboration avec les coordonnateurs du département dans le but d’accompagner les équipes de projet dans leurs mandats. Tes Responsabilités Au Quotidien Prendre en charge les tâches qui lui sont attribuées par le coordonnateur via le système de gestion des demandes centralisées dans les délais convenus; Rendre accessibles les documents dans le système de gestion documentaire électronique; Recevoir, vérifier et transmettre les documents de projet aux bons intervenants, selon les exigences documentaires entendus; Classer les documents, incluant les documents de fournisseurs, documents clients et les documents produits à l'interne; Faire le suivi et la relance des documents à l’aide des différents logiciels (internes/externes); Mettre à jour les différents outils de suivi documentaire de projet; Répondre aux demandes et questionnements de nature courante des usagers internes et externes; Former des usagers internes, des fournisseurs et/ou des clients à l’utilisation des système et procédures de gestion documentaire; Participer aux rencontres d’équipe du département de gestion documentaire; Soulever toute problématique technique aux coordonnateurs. Émettre ses recommandations d’amélioration lorsqu’applicable, au chef d’équipe. Formation et expérience Technique (DEC) en documentation, en administration, ou expérience jugée équivalente; 2 à 5 années d’expérience pertinente; Expérience en génie conseil ou connexe; Maîtrise de Microsoft Outlook; Maîtrise de la suite Microsoft Office; Maîtrise d’Excel Connaissance d’Aconex (Atout); Connaissance accrue de Sharepoint; Aptitudes et habiletés Bonne communication; Bonne gestion des priorités; Capacité d’adaptation aux changements; Minutie, souci du détail et rigueur; Habiletés relationnelles axées sur le service, l’accompagnement des collègues et le travail d’équipe; Sens développé d’organisation, d’autonomie et de flexibilité; Aisance avec les outils informatiques; Analyse et résolution de problèmes. Additional Information Organization: 711 TQE

What you’ll do

Manage, verify, distribute, and classify project documents in the electronic document management system, while tracking document status and updating project records. Support internal and external users, train them on document management systems and procedures, and raise technical issues or recommend improvements.

Requirements

Requires a college diploma in documentation or administration, or equivalent experience, and 2–5 years of relevant experience; experience in consulting engineering or a related field is also sought. Candidates should be proficient with Microsoft Outlook, Office, Excel, and SharePoint, with Aconex knowledge considered an asset, and demonstrate strong organization, communication, adaptability, and attention to detail.

Listed skills

• Microsoft Outlook · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Communication · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Organization · Preferred
• adaptability · Preferred
• Customer service · Preferred
• Problem solving · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Document Management
• Electronic Document Management Systems
• Document Classification
• Document Tracking
• Microsoft Outlook
• Microsoft Office
• Microsoft Excel
• SharePoint
• Aconex
• Communication
• Prioritization
• Attention to Detail
• Organization
• Adaptability
• Customer Service
• Problem-Solving

Job areas

• Administrative
• Engineering
• Consulting

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