Adjoint(e) administratif(ve) – Responsable des inscriptions et de l’accueil

Job summary

The role involves managing real estate listings and ensuring document compliance within the NexOne system. Additionally, the position handles front-desk reception, client welcoming, and general office administrative support.

Job details

À propos du poste Vous souhaitez évoluer au sein d’une équipe dynamique et en pleine croissance? The Agency Montréal, agence immobilière en plein essor, recrute afin de mieux répondre aux besoins de sa clientèle. Nous sommes à la recherche d’une personne rigoureuse, organisée et axée sur le service à la clientèle pour occuper un rôle clé au sein de notre agence. À titre de responsable des inscriptions et de l’accueil, vous serez au cœur des opérations administratives, en assurant la gestion et la conformité des inscriptions immobilières, tout en offrant un accueil professionnel et chaleureux en succursale. Responsabilités principales Gestion des inscriptions et des transactions • Créer et gérer les inscriptions de propriétés dans le système NexOne à partir des documents soumis par les courtiers immobiliers • Vérifier rigoureusement la conformité des documents (contrats, formulaires OACIQ, annexes, etc.) • Effectuer les suivis auprès des courtiers pour les documents manquants • Maintenir les dossiers d’inscription à jour (prix, statuts, modifications, transferts d’agence) • Offrir un soutien aux courtiers dans l’utilisation du système NexOne • Fournir formation et support administratif liés aux inscriptions et transactions • Collaborer avec la direction pour les suivis administratifs Accueil et soutien administratif • Accueillir les courtiers, clients et visiteurs en succursale avec professionnalisme • Répondre aux appels téléphoniques et diriger les demandes vers les bonnes personnes • Assurer la gestion du courrier et des colis • Maintenir un environnement de travail propre et professionnel (espaces communs, cuisine, etc.) • Veiller au bon fonctionnement des équipements (photocopieurs, imprimantes, etc.) • Effectuer toute autre tâche administrative connexe au bon fonctionnement de la succursale Profil recherché • Excellente organisation et souci du détail • Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément • Autonomie, débrouillardise et sens des responsabilités • Excellentes aptitudes en communication et service à la clientèle • Attitude professionnelle, proactive et positive Exigences • DEC, DEP ou expérience équivalente • Expérience en immobilier (fort atout) • Expérience en service à la clientèle • Connaissance de NexOne Office (atout majeur) • Maîtrise de la suite Microsoft Office ou Google Workspace • Bilinguisme (français et anglais) Conditions • Poste à temps plein • Travail en présentiel

What you’ll do

The role involves managing real estate listings and ensuring document compliance within the NexOne system. Additionally, the position handles front-desk reception, client welcoming, and general office administrative support.

Requirements

Candidates should have a DEC, DEP, or equivalent experience, with a strong preference for real estate and customer service experience. Proficiency in NexOne Office and bilingualism in French and English are required or highly valued.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred
• Google Workspace · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Management
• Customer Service
• Real Estate Listing Management
• Document Compliance
• NexOne Office
• Microsoft Office
• Google Workspace
• Bilingualism
• Organization
• Communication
• Attention to Detail
• Multitasking

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Sales