Coordinator

Job summary

Coordinate and support volunteers, including recruitment, training, scheduling, recognition, and handling issues related to activities. Plan writing activities and retreats, coordinate spaces and supplies, support participants, and help manage the organization’s communications and digital platforms.

Job details

Principales responsabilités Coordination et gestion des bénévoles Recruter et superviser les bénévoles ; Rédiger, mettre à jour et classer les contrats d’animation ; Guider, planifier et coordonner la formation des bénévoles ; Préparer et remplir les horaires d’animation des activités ; Planifier, animer et résumer les rencontres du cercle animation ; En collaboration avec l’équipe, développer et mettre à jour des outils et ressources pour faciliter le travail des bénévoles ; En collaboration avec l’équipe, gérer les urgences et les pépins pouvant survenir avant, pendant ou après l’animation des activités ; Soutenir les bénévoles dans leurs diverses tâches et responsabilités ; Veiller au bien-être et à la motivation des personnes animatrices tout au long de leur parcours à Thèsez-vous ; Répondre et prioriser les demandes concernant la programmation venant de l’équipe d’animation ; Assurer la mise en œuvre du plan de reconnaissance de l’engagement bénévole ; En collaboration avec l’équipe, organiser la soirée de reconnaissance des bénévoles annuelle ; S’assurer que l’animation des activités s’effectue dans le respect des valeurs et de la mission de Thèsez-vous. Coordination des espaces et activités de Thèsez-vous En collaboration avec l’équipe, planifier la programmation trimestrielle des activités de rédaction ; En collaboration avec l’équipe, programmer les activités sur la boutique en ligne et superviser l’ouverture des inscriptions ; Approvisionner les espaces en café/thé/tisane, ainsi qu’en matériel et équipement divers (ex. faire l’inventaire, passer les commandes, recevoir les livraisons, etc.) ; Veiller à ce que l’ambiance régnant dans tous nos espaces, en ligne et en présentiel, soit sécuritaire, accueillante et bienveillante ; Planifier et coordonner l’entretien des espaces à intervalles réguliers ; Entretenir des relations cordiales avec divers intervenant·e·s et collaborateur·rice·s (ex. propriétaire, gestionnaire d’immeuble, concierge, voisin·e·s, etc.) ; En collaboration avec l’équipe, gérer la Place Parlez-vous. Coordination des retraites de rédaction En collaboration avec l’équipe, planifier le calendrier des retraites de rédaction ; Coordonner la réservation et la planification des retraites avec les sites d’hébergement (ex. réservation des séjours, signature des contrats, envoi de la liste des participant·e·s et de leurs restrictions alimentaires, etc.) ; Faire le suivi avec les participant·e·s relativement à leurs besoins particuliers ; Organiser la formation trimestrielle sur l’animation des retraites ; Préparer la valise d’animation pour les retraites ; Récolter les commentaires des animateur·rice·s après les retraites. Autres tâches de la coordination Répondre aux questions des membres sur les activités et les espaces ; En collaboration avec l’équipe, gérer la boîte courriel info@thesez-vous.com ; En collaboration avec l’équipe, résoudre les problèmes techniques de nos plateformes numériques ; Participer aux rencontres bimensuelles du cercle opérations ; Toutes autres tâches connexes. Profil recherché Expérience significative en gestion de projet, coordination ou événementiel ; Leadership, dynamisme, sens de l’organisation, sens de l’initiative et autonomie ; Excellentes aptitudes communicationnelles et interpersonnelles (compétences en communication non violente un atout) ; Heureux mélange de flexibilité et de fermeté/autorité ; Créativité et débrouillardise ; Patience, empathie et bienveillance ; Capacité à travailler en équipe ; Capacité à donner et à recevoir de la rétroaction de manière professionnelle et bienveillante ; Bonne maîtrise de la langue française, orale et écrite ; Bonne maîtrise de la langue anglaise, orale et écrite (un atout) ; Grand intérêt pour la mission de Thèsez-vous et intérêt à se familiariser avec les enjeux entourant le milieu académique ; Bonne littératie numérique (Excel, Word, PowerPoint, etc.). Conditions de travail et avantages : Entrée en fonction à la fin novembre 2026 ; Contrat de 28h par semaine ; Salaire de 31,65 $/heure ; Horaire flexible et possibilité de télétravail occasionnel ; 3 semaines de congé par année + 8-10 jours de congé lors des fêtes de fin d’année ; 6 jours de congé maladie et/ou menstruations par année ; Remboursement de 100$/mois pour la carte OPUS et/ou le cellulaire ; Montant bien-être de 200$/année ; Care package de 100$/année ; Accès gratuit à l’Espace Thèsez-vous et à plusieurs autres activités de l’organisme ; Intégration d’une équipe de travail bienveillante, dynamique (et vraiment le fun!) qui a à cœur d’appliquer les principes de la gestion horizontale et sociocratique. Pour soumettre votre candidature Faites-nous parvenir votre CV et une lettre de motivation par courriel à l’adresse info@thesez-vous.com, avant le dimanche 18 octobre 2026, 17h00. Pour toute question concernant le poste, nous vous invitons à nous contacter par courriel à la même adresse, il nous fera plaisir de répondre. Thèsez-vous adhère à l’équité en matière d’emplois, c’est-à-dire qu’à compétences égales, nous privilégierons des candidatures de personnes marginalisées ou sous-représentées aux cycles supérieurs. Ces groupes incluent, mais sans s’y limiter, les communautés suivantes : les personnes s’identifiant comme BIPOC (Black, Indigenous and People of color) ; les personnes issues de l’immigration ; les personnes vivant avec une limitation fonctionnelle ; les personnes issues des communautés LGBTQIA+ et autres.

What you’ll do

Coordinate and support volunteers, including recruitment, training, scheduling, recognition, and handling issues related to activities. Plan writing activities and retreats, coordinate spaces and supplies, support participants, and help manage the organization’s communications and digital platforms.

Requirements

Significant experience in project management, coordination, or events is required, along with strong organizational, communication, interpersonal, and teamwork abilities. Candidates should be resourceful, empathetic, flexible, digitally literate, proficient in spoken and written French, and interested in the organization’s mission; English proficiency is an asset.

Benefits

• Flexible Schedule
• Occasional Remote Work
• Three Weeks of Annual Leave
• Year-End Holiday Leave
• Six Annual Sick and/or Menstrual Leave Days
• Monthly Public Transit and/or Mobile Phone Reimbursement
• Annual Wellness Allowance
• Annual Care Package
• Free Access to the Organization's Workspace and Activities

Listed skills

• Project Coordination · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Organization · Preferred
• interpersonal skills · Preferred
• Leadership · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Word · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Project Coordination
• Volunteer Management
• Event Planning
• Leadership
• Organization
• Initiative
• Communication
• Interpersonal Skills
• Teamwork
• Empathy
• Flexibility
• Problem-Solving
• Feedback
• Digital Literacy
• Microsoft Excel
• Microsoft Word

Job areas

• Management & Leadership
• Administrative
• Education
• Customer Service & Support
• Hospitality