Assistant.e Exécutif

Job summary

The executive assistant will provide comprehensive administrative support to the management team, including managing complex agendas and coordinating meetings. They will also oversee office operations, handle travel arrangements, and act as a primary point of contact for internal and external stakeholders.

Job details

DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE : Notre client est une entreprise québécoise en pleine croissance spécialisée dans la conception et la fabrication de solutions sur mesure. Reconnue pour la qualité de ses réalisations et son approche créative, elle offre un environnement dynamique où la collaboration, l’innovation et le dépassement de soi sont valorisés. DESCRIPTION DU POSTE : Vous êtes une personne proactive, organisée et reconnue pour votre capacité à anticiper les besoins? Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) exécutif(ve) qui agira comme véritable bras droit auprès de la direction. Dans un environnement dynamique et en pleine croissance, vous jouerez un rôle clé dans l’organisation des priorités, la coordination des activités de la direction et le bon fonctionnement quotidien du bureau. Plus qu’un rôle de soutien administratif, cette position s’adresse à une personne confiante, débrouillarde et orientée vers l’action, capable de prendre des initiatives, de gérer plusieurs priorités simultanément et d’évoluer efficacement auprès de membres de la haute direction. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS : Assurer un soutien administratif et organisationnel quotidien auprès des membres de la direction; Gérer des agendas complexes, coordonner les rendez-vous, les réunions et organiser les priorités quotidiennes; Effectuer les suivis nécessaires auprès des différents intervenants et veiller au respect des échéanciers et des actions à réaliser; Préparer les présentations, documents, communications et autres outils nécessaires aux réunions de direction; Coordonner les réunions de direction ainsi que les rencontres et visites de clients importants; Organiser les déplacements professionnels au Canada et à l’international, incluant les vols, hôtels, transports et itinéraires; Préparer, vérifier et assurer le suivi des comptes de dépenses de la direction; Agir comme personne-ressource et assurer une communication efficace avec les différents bureaux, partenaires, clients et intervenants internes et externes; Accueillir les clients, fournisseurs, partenaires et visiteurs et veiller à leur offrir une expérience professionnelle de grande qualité; Participer à la coordination des activités du bureau, des événements internes, des repas et des rencontres de direction; Gérer et coordonner différents documents administratifs, signatures, dossiers confidentiels et systèmes de classement; Participer à des projets spéciaux et contribuer à l’amélioration des processus administratifs et de l’efficacité organisationnelle. Profil COMPÉTENCES RECHERCHÉES : Minimum de 3 à 5 ans d’expérience à titre d’assistant(e) exécutif(ve), assistant(e) de direction ou dans un rôle similaire auprès de gestionnaires ou de membres de la haute direction; Expérience dans une organisation dynamique et au rythme rapide; une expérience au sein d’une entreprise manufacturière d’envergure constitue un atout important; Excellent bilinguisme français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, afin d’interagir régulièrement avec des collaborateurs et partenaires anglophones; Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint, ainsi que de Microsoft Teams; Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités; Capacité à anticiper les besoins, à prendre des initiatives et à travailler avec un haut niveau d’autonomie; Grande aisance à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement; Professionnalisme, assurance et excellentes habiletés relationnelles auprès de différents niveaux d’interlocuteurs; Jugement, débrouillardise et excellentes aptitudes en résolution de problèmes; Rigueur, souci du détail et capacité à assurer des suivis efficacement; Très haut niveau de discrétion, d’intégrité et de confidentialité dans le traitement d’informations sensibles. Informations contractuelles CONDITIONS DE TRAVAIL : Poste permanent à temps plein; Assurances collectives dès le premier jour; Programme de REER avec une contribution de l’employeur de 3 %; Environnement de travail dynamique au sein d’une entreprise en forte croissance; Occasion de travailler directement auprès de la direction et d’occuper un rôle ayant une réelle influence sur l’organisation et l’efficacité des activités; Entreprise reconnue pour son savoir-faire, la qualité de ses réalisations et son approche créative. Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine. DES QUESTIONS SUR CE POSTE ? Contactez le recruteur associé (voir en haut à droite de la page). 514.842.7846 Consultez les informations de contact de l'équipe ici.

What you’ll do

The executive assistant will provide comprehensive administrative support to the management team, including managing complex agendas and coordinating meetings. They will also oversee office operations, handle travel arrangements, and act as a primary point of contact for internal and external stakeholders.

Requirements

Candidates must have 3 to 5 years of experience in an executive assistant role, ideally within a large manufacturing company. Proficiency in Microsoft Office and bilingualism in French and English are essential for this position.

Benefits

• Group insurance • RRSP program with 3% employer contribution

Listed skills

• Microsoft Teams · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Organization · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive support
• Calendar management
• Meeting coordination
• Travel planning
• Expense reporting
• Communication
• Microsoft Office
• Outlook
• Word
• Excel
• PowerPoint
• Microsoft Teams
• Organization
• Prioritization
• Problem solving
• Confidentiality
• Calendar Management
• Administrative Support
• Professionalism
• Expense Reports
• Bilingual (French/English)
• Microsoft Excel
• Multilingualism
• Management
• Communication Planning
• Executive Information Systems
• Expense Management
• Problem Solving
• Microsoft Outlook
• Office Management
• Operations
• Microsoft PowerPoint
• Project Coordination
• Travel Arrangements
• Travel Planning
• Coordinating

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Manufacturing
• Executive Assistant
• Administrative and Executive Secretaries
• Executive Secretaries and Executive Administrative Assistants