Assistant de direction

Job summary

Support management with daily administrative and organizational tasks, including calendar management, meeting coordination, document preparation, and follow-up on internal and external files. Coordinate communications with partners, clients, and financial institutions, help improve administrative processes, and contribute to the smooth operation of the office.

Job details

Description du poste Dans le rôle d’assistant·e de direction chez Toum Courtage Inc., correspondant de prêteur agréé de la SCHL, vous soutenez quotidiennement la direction dans la gestion administrative et organisationnelle. Il s’agit d’un poste à temps plein, en mode hybride, basé à Laval, QC, avec possibilité de travail à domicile certains jours. Vous gérez l’agenda, organisez les réunions, préparez les documents (correspondance, rapports, présentations) et assurez le suivi des dossiers internes et externes. Vous coordonnez les communications avec les partenaires, clients et institutions financières, en veillant à la qualité des échanges et au respect des délais. Vous contribuez également à l’amélioration des processus administratifs et au bon fonctionnement du bureau. Qualifications Compétences en assistance administrative et de direction : expérience en Assistance administrative et en Assistance administrative de direction, gestion d’agenda, organisation de réunions et suivi de dossiers. Compétences en communication et relation client : excellente Communication écrite et orale en français, capacité à adapter son discours à différents interlocuteurs, sens du service et discrétion. Compétences téléphoniques : maîtrise des bonnes pratiques de Phone Etiquette, gestion professionnelle des appels entrants et sortants, prise de messages et filtrage efficace. Compétences cléricales : bonnes Clerical Skills incluant classement, mise à jour de bases de données, préparation et vérification de documents administratifs. Autres qualifications appréciées : maîtrise des outils bureautiques (suite Office ou équivalent), sens de l’organisation, rigueur, autonomie, expérience dans le secteur financier ou du courtage un atout.

What you’ll do

Support management with daily administrative and organizational tasks, including calendar management, meeting coordination, document preparation, and follow-up on internal and external files. Coordinate communications with partners, clients, and financial institutions, help improve administrative processes, and contribute to the smooth operation of the office.

Requirements

The role calls for administrative or executive assistance experience, strong organizational skills, and excellent written and spoken French communication. Candidates should be proficient in professional phone handling, clerical tasks, and office software; experience in finance or brokerage is an asset.

Listed skills

• written communication · Preferred
• Filing · Preferred
• document preparation · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Assistance
• Executive Assistance
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• File Follow-Up
• Written Communication
• Verbal Communication
• Customer Relations
• Telephone Etiquette
• Call Handling
• Message Taking
• Call Screening
• Filing
• Database Management
• Document Preparation
• Microsoft Office

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support
• Management & Leadership