Directrice adjointe – Administration

Job summary

The Assistant Director of Administration manages the financial and administrative operations of the organization, including budget oversight and compliance. They also supervise human resources tasks, IT systems, and maintain relationships with funders and external partners.

Job details

QUI NOUS SOMMES? Le Conseil d’intervention pour l’accès des femmes au travail (CIAFT) est une organisation féministe à but non lucratif, réunissant des partenaires syndicaux, communautaires et institutionnels, engagés dans l’accès et le maintien des femmes sur le marché du travail. Depuis sa création en 1982, le CIAFT agit comme acteur incontournable de défense collective des droits des femmes en matière d'emploi et d'autonomie économique. Nous croyons que l'autonomie économique est essentielle à l'égalité et qu'elle passe notamment par l'accès à un emploi de qualité. SOMMAIRE DU POSTE Relevant de la directrice générale, la directrice adjointe – administration assure la gestion administrative et financière du CIAFT. Elle veille à la conformité des ententes financières et de la reddition de comptes, à la bonne gestion des contrats et des systèmes internes, et assure la supervision de l'adjointe à la comptabilité en collaboration avec la directrice générale. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Comptabilité et finances * Coordonner les travaux de vérification comptable avec les auditeurs externes et soutenir la préparation du budget annuel et son suivi; * Maintenir des contrôles financiers internes rigoureux; * Participer à une rencontre budgétaire mensuelle avec la directrice générale et l'adjointe à la comptabilité. Ententes financières et relations avec les bailleurs de fonds et les gouvernements (en collaboration avec la directrice générale) * Gérer l'ensemble des ententes financières de l'organisme, le respect des obligations associées et en assurer le suivi (échéances, versements, obligations contractuelles); * Assurer les communications administratives et financières avec les bailleurs de fonds; * Superviser la reddition de comptes des responsables de projet sur le plan de la conformité administrative et financière; * Soutenir les membres de l'équipe dans la préparation des demandes de financement, notamment sur les aspects budgétaires et administratifs. * Assurer la conformité de l'organisme aux exigences légales et réglementaires applicables. Ressources humaines * Assurer la supervision et la gestion du personnel sous sa responsabilité; * Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel (contrats, avantages sociaux, absences, dossiers d'employées); * Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques administratives et opérationnelles de l'organisme; * Soutenir la direction générale dans l'application des politiques et pratiques en ressources humaines; * Superviser le processus de paie et assurer la gestion du dossier d'assurance collective; * Participer à la préparation des dossiers de relations de travail et à la gestion des relations avec l'association accréditée. Gestion administrative générale * Superviser la gestion administrative courante de l'organisme (fournisseurs, assurances, contrats de services); * Négocier, rédiger et suivre les contrats avec les fournisseurs et les personnes-ressources; * Maintenir un registre des contrats en vigueur et assurer le suivi des échéances et des renouvellements; * Assumer toute autre responsabilité connexe requise par la direction générale. Technologies de l'information et les outils numériques * Superviser la sécurité et l'inventaire des systèmes informatiques, évaluer le fonctionnement actuel et recommander un plan d'action, et assurer la liaison avec les fournisseurs externes. * Assurer la liaison avec la ressource externe responsable du site web, et assumer la responsabilité de la plateforme CRM (Zeffy). PROFIL RECHERCHÉ Vous aimez autant travailler avec les gens qu'avec les chiffres? Vous êtes reconnue pour votre rigueur, votre jugement et votre esprit de collaboration? Vous souhaitez mettre cette expertise au service d'une organisation féministe engagée dans l'autonomie économique des femmes? Nous aimerions vous rencontrer. QUALIFICATIONS * Baccalauréat en administration, en comptabilité, en gestion d’organisme à but non lucratif ou dans un domaine pertinent; toute combinaison de formation et d'expérience jugée équivalente sera considérée; * Minimum de 4 ans d'expérience en gestion administrative et financière, idéalement dans le milieu communautaire ou associatif québécois, incluant la gestion d'ententes de financement et de relations avec des bailleurs de fonds; * Connaissance des obligations gouvernementales applicables aux OBNL au Québec; * Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365, Excel), aisance avec le logiciel comptable Simple Comptable et connaissance de base des enjeux de sécurité informatique; * Excellentes capacités organisationnelles, rigueur et souci du détail; bonne maîtrise du français à l'oral et à l'écrit; * Adhésion aux valeurs féministes et à la mission du CIAFT, et aptitude marquée pour le travail d'équipe et la contribution à un climat de travail sain. CONDITIONS * Montréal; * 28 heures par semaine; poste non syndiqué dans un organisme syndiqué; * Télétravail un jour par semaine (lundi); * Salaire entre 34,94 $ à 43,27 $ de l'heure, selon l'expérience; * Assurances collectives; Régime de retraite RRFS-GCF; Trois semaines de vacances après un an. Quatre semaines après 2 ans. Si certains aspects du poste suscitent des questions quant à votre situation ou à votre parcours, nous vous invitons tout de même à postuler. Nous évaluerons chaque candidature dans sa globalité. Le CIAFT encourage particulièrement les candidatures de femmes issues de la diversité des expériences et des parcours, notamment les femmes racisées, autochtones, immigrantes, en situation de handicap, de la diversité sexuelle ou de genre, ainsi que toute personne partageant la mission féministe de l'organisme.

What you’ll do

The Assistant Director of Administration manages the financial and administrative operations of the organization, including budget oversight and compliance. They also supervise human resources tasks, IT systems, and maintain relationships with funders and external partners.

Requirements

Candidates must hold a bachelor's degree in administration, accounting, or a related field with at least 4 years of relevant experience. Proficiency in French, strong organizational skills, and familiarity with non-profit financial regulations are required.

Benefits

• Collective insurance • Retirement plan • Vacation

Listed skills

• Teamwork · Preferred
• Budgeting · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Compliance · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Reporting · Preferred
• Accounting · Preferred
• CRM · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Financial management
• Accounting
• Budgeting
• Human resources management
• Compliance
• Contract management
• Microsoft 365
• Excel
• Simple Comptable
• IT security
• CRM
• Zeffy
• Reporting
• Administrative management
• Teamwork
• Communication
• IT Security
• Organizational Skills
• Financial Auditing
• Customer Relationship Management
• Management
• Contract Management
• Finance
• Financial Management
• Financial Regulations
• French Language
• Human Resource Management
• Operations
• Stakeholder Management

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Management & Leadership
• Human Resources
• Social Services
• Unclassified
• Administrative Manager
• Office Supervisors
• Administrative Services Managers